Farið úr töflureiknum yfir í TMS: handbók fyrir smærri flutningsaðila

Byrjaðu flutning úr töflureiknum yfir í TMS með afmörkuðum hluta af núverandi starfsemi, svo sem pöntunum fyrir einn viðskiptavin. Undirbúðu gögnin sem þau verkefni krefjast, komið ykkur saman um hvar teymið geymir nýjustu upplýsingar og prófaðu allt ferlið til enda, alveg að afhendingarskjölunum. Víkkaðu notkunina út þegar þú hefur farið yfir niðurstöðurnar með fólkinu sem vinnur verkið.

Áttaðu þig á hvar töflureiknirinn er farinn að valda erfiðleikum

Auðvelt er að aðlaga töflureikni. Þú getur bætt við dálki, breytt heitum og raðað pöntunum eins og hentar teyminu. Ef upplýsingarnar haldast uppfærðar og allir finna það sem þeir leita að er stærð bílaflotans ein og sér ekki ástæða til að skipta honum út.

Athugaðu hversu mikil vinna fer fram utan skjalsins. Akstursstjóri gæti þurft að hringja til að fá upplýsingar um afhendingu á meðan fylgiskjöl berast á marga mismunandi staði. Sá sem leysir af vakt hjá samstarfsmanni gæti átt í erfiðleikum með að ljúka verkefni án þess að spyrjast fyrir um fyrra samkomulag.

Skrifaðu niður nokkrar aðstæður úr eigin rekstri. Þetta verða sérstök atriði til að athuga í prufukeyrslu á TMS. Eitt gott markmið gæti verið að næsti akstursstjóri geti fundið stöðu pöntunar og fylgiskjöl án þess að hringja í þann sem sá um málið áður.

Undirbúðu það sem fyrstu verkefnin þurfa

Veldu kunnuglegan viðskiptavin eða fasta akstursleið. Undirbúðu skráningar á verktökum, ökutækjum og starfsmönnum sem þarf fyrir þessi verkefni. Athugaðu tvíverknað í færslum, skráningarnúmer ökutækja og tengiliðaupplýsingar áður en þær eru fluttar inn í nýja kerfið.

Þú þarft ekki að flytja alla sögu fyrirtækisins í einu. Finndu eldri færslur sem þú þarft enn vegna ógreiddra reikninga, óleystra mála eða skýrslugerðar og taktu þær með í flutningsáætlunina.

Önnur skjöl geta verið áfram í skipulögðu skjalasafni. Taktu öryggisafrit áður en þú breytir þeim og athugaðu hvort þú getir sótt valda pöntun ásamt viðhengjum. Það er ekki nóg að geyma töflureikninn einan ef fylgiskjölin verða óaðgengileg fyrir teymið.

Komið ykkur saman um hvar gildandi útgáfa pöntunar er geymd

Á meðan prufukeyrslan stendur getur restin af fyrirtækinu haldið áfram með sín venjulegu verkfæri. Fyrir valin verkefni skuluð þið koma ykkur saman um einn stað til að skrá gildandi stöðu og breytingar á fyrirmælum. Annars getur farið svo að töflureiknirinn og TMS sýni mismunandi upplýsingar.

Ef þið haldið úti tvíhliða skráningu um tíma skal fela einhverjum að afstemma gögnin og ákveða lokadag fyrir tvíverknaðinn. Gakktu úr skugga um að ökumenn og viðskiptavinir fái ekki misvísandi skilaboð úr kerfunum tveimur.

Prófið heilt verkefni með skrifstofunni og bílstjóranum

Notið verkefni sem inniheldur þau skref sem teymið vinnur reglulega. Athugið úthlutun á bílstjóra, sendingu akstursleiðar og uppfærslur á stöðu pöntunar. Eftir afhendingu skal finna flutningsskjölin og ganga úr skugga um að sá sem sér um reikningagerð hafi allar nauðsynlegar upplýsingar.

Biðjið bílstjórann um að sinna sínum hluta í símanum sem hann notar dags daglega. Fylgist með innskráningarferlinu, hve auðvelt er að lesa upplýsingar um verkefnið og hvernig myndir eru hengdar við. Kannið við veika nettengingu hvaða upplýsingar eru enn aðgengilegar, hvaða uppfærslur bíða sendingar og hvernig skrifstofan fær vitneskju um að uppfærsla hafi borist.

Skráið niður hvar einhver þurfti aðstoð eða gerði mistök. Sum vandamál krefjast þess að stillingum sé breytt; önnur gætu kallað á stuttar leiðbeiningar eða breytt vinnulag. Látið þá sem lentu í vandanum prófa úrlausnina.

Kannið kostnað og aðgang að gögnum fyrir endanlega ákvörðun

Kostnaður við reynslutíma fer eftir skilmálum þjónustuveitandans. Kannið gildistíma, innifalin mörk og hvað gerist þegar reynslutímanum lýkur. Miðið við áætlaðan fjölda notenda og ökutækja, ásamt þeim eiginleikum sem þið þurfið, til að meta verðið.

Spyrjist fyrir um útflutning gagna og aðgang að skjölum eftir uppsögn. Keyrið prufuútflutning ef unnt er og skoðið innihaldið. Teymið ætti að vita hvernig sóttar eru þær upplýsingar sem þarf til að halda áfram starfsemi.

Útvíkkið notkunina eftir að hafa farið yfir niðurstöðurnar

Snúið aftur að vandamálunum sem þið skráðuð fyrir reynslutímann. Eru vaktaskipti auðveldari? Getur fólk fundið fylgiskjalið við viðkomandi pöntun? Hvað krefst þess enn að vera afritað handvirkt?

Ef reynslutíminn gengur vel skal velja næsta hluta starfseminnar til að færa yfir. Ákveðið dagsetningu þaðan í frá sem sú vinna verður eingöngu uppfærð í TMS-kerfinu, en gömlu skrárnar geymdar til hliðsjónar. Tímaramminn ræðst af gæðum gagna, umfangi breytinganna og vinnuframlagi teymisins. Það er enginn einn dagafjöldi sem hentar öllum fyrirtækjum.

Notkun LiteTMS við prófanir af þessu tagi

Í LiteTMS er hægt að bæta við ótakmörkuðum fjölda pantana og samstarfsaðila án gjalds fyrir hverja færslu. LiteTMS Driver sér um úthlutaðar pantanir, stöðuuppfærslur og fylgigögn. Forritið þarf nettengingu til að sækja nýjustu upplýsingar og senda breytingar til skrifstofunnar.

Hægt er að búa til sérsniðin eyðublöð og skrár með AI Builder. Kannið hvort þau geti haldið utan um þær upplýsingar sem þið geymið nú í aukadálkum í töflureikninum.

LiteTMS krefst einskis stofngjalds eða binditíma. Prófun getur samt haft í för með sér gjaldskylda þætti, þjónustu eða einingar, svo kynnið ykkur skilmálana í stjórnborðinu áður en kveikt er á þeim. Í grein okkar um verðskrá er farið yfir mismunandi liði reikningsins.

Algengar spurningar

Hvenær ætti lítill flutningsaðili að skipta úr töflureiknum yfir í TMS?

Íhugið prófun þegar erfitt verður að halda upplýsingum uppfærðum eða afhenda öðrum verkefni. Veljið tiltekin vandamál, svo sem að finna skjöl, og prófið hvort TMS-kerfið hjálpi teyminu að leysa þau.

Þarf ég að flytja yfir allar eldri pantanir?

Það fer eftir því hvaða færslur eru enn nauðsynlegar fyrir daglegan rekstur og afstemmingar. Hægt er að byrja á virkum pöntunum og halda skipulögðu skjalasafni, en taka samt með eldri verkefni sem enn eru ófrágengin.

Hve langan tíma tekur að færa sig yfir í TMS?

Tíminn fer eftir gagnaöflun og undirbúningi, fólkinu sem kemur að málum og umfangi breytingarinnar. Ákveðið hvenær á að stækka umfang eftir að skrifstofan og bílstjórarnir hafa prófað alla vinnsluna á völdum verkefnum.

Má prófa TMS samhliða töflureikni?

Já. Skilgreinið umfang prófunarinnar og ákveðið hvar nýjustu upplýsingarnar um viðkomandi verkefni verða skráðar. Ef báðar skrárnar eru haldnar úti ætti að fela einhverjum að bera þær saman og ákveða dagsetningu þar sem tvískráningu lýkur.