Преминаване от електронни таблици към TMS: ръководство за малки превозвачи

Започнете прехода от електронни таблици към TMS с ясно обособена част от текущата си дейност, например поръчките за един клиент. Подгответе данните, необходими за тези превози, договорете къде екипът ще поддържа актуалната информация и тествайте целия курс чак до документите за доставка. Разширете обхвата, след като проверите резултатите заедно с хората, които реално вършат работата.

Преценете кога таблицата започва да създава трудности

Електронната таблица се адаптира лесно. Можете да добавите колона, да смените наименованията и да подредите поръчките според нуждите на екипа. Ако информацията остава актуална и всеки я намира лесно, размерът на автопарка сам по себе си не е причина да я сменяте.

Обърнете внимание колко работа се извършва извън файла. На диспечера може да се налага да звъни по телефона за статус на доставката, докато документите пристигат на няколко различни места. Човек, който замества колега, може да се затрудни да приключи курс, без да разпитва за предварителните уговорки.

Опишете няколко подобни ситуации от собствената си практика. Те ще послужат като конкретни точки за проверка по време на тестовия период на TMS. Една полезна цел може да бъде следващият диспечер да намери статуса и документите по дадена поръчка, без да звъни на колегата, който я е поел първоначално.

Подгответе необходимото за първите курсове

Изберете познат клиент или релация. Подгответе записите за контрагенти, превозни средства и служители, нужни за тези курсове. Проверете за дублирани записи, регистрационни номера и данни за контакт, преди да ги прехвърлите в новата система.

Не е необходимо да пренасяте цялата история на фирмата наведнъж. Определете кои по-стари записи все още са ви нужни за неизплатени фактури, висящи казуси или отчети, и ги включете в плана за миграция.

Останалите файлове могат да останат в организиран архив. Направете резервно копие, преди да правите промени по тях, и проверете дали можете да намерите произволно избрана поръчка заедно с прикачените към нея файлове. Самото запазване на таблицата не е достатъчно, ако съпътстващите документи станат недостъпни за екипа.

Договорете къде се съхранява актуалната версия на поръчката

По време на пробния период останалата част от компанията може да продължи работа с досегашните инструменти. За избраните курсове обаче определете едно-единствено място, където ще се отразяват текущият статус и промените в инструкциите. В противен случай таблицата и TMS системата могат да започнат да показват различна информация.

Ако за известно време поддържате дублирани записи, определете отговорник, който да ги сверява, и задайте краен срок за паралелното въвеждане. Уверете се, че шофьорите и клиентите няма да получават противоречиви съобщения от двете системи.

Тествайте цялостен курс с офиса и шофьора

Използвайте заявка, която включва стъпките, изпълнявани редовно от вашия екип. Проверете разпределянето на шофьор, изпращането на детайлите за маршрута и обновяването на статуса на поръчката. След доставката намерете документите и се уверете, че лицето, отговарящо за фактурирането, разполага с необходимата информация.

Помолете шофьора да изпълни своята част на телефона, който реално използва в ежедневието. Обърнете внимание на влизането в профила, колко лесно се четат детайлите за курса и как се прикачват снимки. При слаба връзка проверете каква информация остава налична, кои актуализации изчакват изпращане и как офисът разбира, че е пристигнало обновяване.

Запишете ситуациите, в които някой е имал нужда от помощ или е допуснал грешка. Някои проблеми изискват промяна в настройките, докато други могат да наложат кратка инструкция или промяна в работния процес. Нека хората, сблъскали се с проблема, проверят въведеното решение.

Проверете разходите и достъпа до данните, преди да поемете ангажимент

Разходите за тестов период зависят от условията на доставчика. Проверете продължителността, включените обеми и какво се случва след изтичане на теста. Използвайте очаквания брой потребители и превозни средства, заедно с нужните функции, за да прецените крайната цена.

Попитайте за експортирането на данни и достъпа до документи след евентуално прекратяване на абонамента. Когато е възможно, направете примерен експорт и прегледайте съдържанието му. Вашият екип трябва да знае как да извлече необходимата информация, за да продължи работа.

Разширете обхвата след преглед на резултатите

Върнете се към проблемите, които отбелязахте преди теста. По-лесно ли се предава смяната? Намира ли се лесно документът към съответната заявка? Какво все още изисква ръчно копиране?

Ако тестът премине успешно, изберете следващата част от дейността, която да прехвърлите. Определете дата, от която тази работа ще се актуализира само в TMS системата, като старите файлове се запазят за справка. Графикът зависи от качеството на данните, мащаба на промяната и наличното време на екипа. Няма универсален брой дни, подходящ за всяка компания.

Използване на LiteTMS за подобен тест

LiteTMS ви позволява да добавяте неограничен брой заявки и контрагенти без такса за отделен запис. LiteTMS Driver управлява възложените курсове, промените в статусите и документите. Приложението изисква интернет връзка, за да изтегля актуална информация и да изпраща промени към офиса.

Можете да създавате персонализирани формуляри и регистри с AI Builder. Проверете дали те могат да събират данните, които в момента записвате в допълнителни колони в таблиците.

LiteTMS няма такса за първоначално внедряване или минимален срок на договор. Тестовият период все пак може да включва платени ресурси, услуги или модули, затова прегледайте условията в панела, преди да ги активирате. В нашата статия за ценообразуването са обяснени отделните компоненти на фактурата.

ЧЗВ

Кога малкият превозвач трябва да премине от таблици към TMS?

Помислете за тестов период, когато поддържането на актуална информация или предаването на задачите между служителите стане трудно. Изберете конкретни проблеми, като например намирането на документи, и проверете дали TMS системата помага на екипа ви да ги реши.

Трябва ли да прехвърля всяка минала поръчка?

Това зависи от записите, които все още са ви необходими за текущата работа и засичанията. Можете да започнете с текущите заявки и да поддържате подреден архив, като добавите само по-стари курсове, по които все още има нерешени въпроси.

Колко време отнема преминаването към TMS?

Срокът зависи от подготовката на данните, ангажираните хора и мащаба на промяната. Решете кога да разширите обхвата, след като офисът и шофьорите тестват цялостното обработване на избрани курсове.

Мога ли да тествам TMS успоредно с таблиците?

Да. Определете обхвата на теста и се съгласувайте къде ще се въвежда актуалната информация за тези курсове. Ако водите и двата записа, определете човек, който да ги засича, и задайте крайна дата за спиране на двойното въвеждане.