Преминаване от електронни таблици към TMS: ръководство за малки превозвачи

Започнете прехода от електронни таблици към TMS с ясно обособена част от текущата си дейност, например поръчките за един клиент. Подгответе данните, необходими за тези превози, договорете къде екипът ще поддържа актуалната информация и тествайте целия курс чак до документите за доставка. Разширете обхвата, след като проверите резултатите заедно с хората, които реално вършат работата.

Преценете кога таблицата започва да създава трудности

Електронната таблица се адаптира лесно. Можете да добавите колона, да смените наименованията и да подредите поръчките според нуждите на екипа. Ако информацията остава актуална и всеки я намира лесно, размерът на автопарка сам по себе си не е причина да я сменяте.

Обърнете внимание колко работа се извършва извън файла. На диспечера може да се налага да звъни по телефона за статус на доставката, докато документите пристигат на няколко различни места. Човек, който замества колега, може да се затрудни да приключи курс, без да разпитва за предварителните уговорки.

Опишете няколко подобни ситуации от собствената си практика. Те ще послужат като конкретни точки за проверка по време на тестовия период на TMS. Една полезна цел може да бъде следващият диспечер да намери статуса и документите по дадена поръчка, без да звъни на колегата, който я е поел първоначално.

Подгответе необходимото за първите курсове

Изберете познат клиент или релация. Подгответе записите за контрагенти, превозни средства и служители, нужни за тези курсове. Проверете за дублирани записи, регистрационни номера и данни за контакт, преди да ги прехвърлите в новата система.

Не е необходимо да пренасяте цялата история на фирмата наведнъж. Определете кои по-стари записи все още са ви нужни за неизплатени фактури, висящи казуси или отчети, и ги включете в плана за миграция.

Останалите файлове могат да останат в организиран архив. Направете резервно копие, преди да правите промени по тях, и проверете дали можете да намерите произволно избрана поръчка заедно с прикачените към нея файлове. Самото запазване на таблицата не е достатъчно, ако съпътстващите документи станат недостъпни за екипа.

Договорете къде се съхранява актуалната версия на поръчката

По време на пробния период останалата част от компанията може да продължи работа с досегашните инструменти. За избраните курсове обаче определете едно-единствено място, където ще се отразяват текущият статус и промените в инструкциите. В противен случай таблицата и TMS системата могат да започнат да показват различна информация.

Ако за известно време поддържате дублирани записи, определете отговорник, който да ги сверява, и задайте краен срок за паралелното въвеждане. Уверете се, че шофьорите и клиентите няма да получават противоречиви съобщения от двете системи.

Тествайте цялостен курс с офиса и шофьора

Използвайте заявка, която включва стъпките, изпълнявани редовно от вашия екип. Проверете разпределянето на шофьор, изпращането на детайлите за маршрута и обновяването на статуса на поръчката. След доставката намерете документите и се уверете, че отговорникът за фактурирането разполага с цялата необходима информация.

Помолете шофьора да изпълни своята част от телефона, който реално използва. Обърнете внимание на влизането в профила, колко лесно се четат данните за курса и как се прикачват снимки. При слаба връзка проверете коя информация остава достъпна, кои актуализации чакат за изпращане и как офисът разбира, че е постъпило обновяване.

Записвайте местата, където някой се е затруднил или е допуснал грешка. Някои проблеми ще изискват промяна в настройките, докато други могат да наложат кратък инструктаж или различен начин на работа. Нека хората, които са срещнали проблема, проверят дали решението работи.

Проверете разходите и достъпа до данни, преди да вземете решение

Разходите за пробния период зависят от условията на доставчика. Проверете продължителността, включените обеми и какво се случва след края на теста. Използвайте очаквания брой потребители и превозни средства, заедно с необходимите ви функции, за да оцените крайната цена.

Попитайте за експортирането на данни и достъпа до документи при евентуално прекратяване. При възможност направете пробен експорт и прегледайте съдържанието му. Екипът ви трябва да знае как да изтегли информацията, необходима за продължаване на работата.

Разширете обхвата след анализ на резултатите

Върнете се към проблемите, които отбелязахте преди пробния период. По-лесно ли е предаването на смяната? Може ли лесно да се открие документът към съответната заявка? Какво все още изисква ръчно преписване?

Ако тестовият период е успешен, изберете следващата част от оперативната дейност за прехвърляне. Определете дата, от която тези процеси ще се обновяват единствено в TMS системата, като старите файлове се запазят само за справка. Графикът зависи от качеството на данните, мащаба на промяната и наличността на екипа ви. Няма универсален срок, валиден за всяка компания.

Използване на LiteTMS за подобен тестов период

LiteTMS позволява въвеждане на неограничен брой поръчки и контрагенти без таксуване за отделен запис. Мобилното приложение LiteTMS Mobile управлява възложените заявки, промените в статуса и документите. То изисква интернет връзка за зареждане на актуална информация и изпращане на промени към офиса.

Можете да създавате персонализирани форми и регистри чрез AI Builder. Проверете дали те могат да поемат данните, които в момента поддържате в допълнителни колони на електронните таблици.

LiteTMS няма такса за първоначално внедряване или минимален срок на договор. Тестовият период все пак може да включва платени ресурси, услуги или модули, затова прегледайте условията в панела, преди да ги активирате. В нашата статия за ценообразуването са обяснени отделните компоненти на фактурата.

ЧЗВ

Кога малкият превозвач трябва да премине от таблици към TMS?

Помислете за тестов период, когато поддържането на актуална информация или предаването на задачите между служителите стане трудно. Изберете конкретни проблеми, като например намирането на документи, и проверете дали TMS системата помага на екипа ви да ги реши.

Трябва ли да прехвърля всяка минала поръчка?

Това зависи от записите, които все още са ви необходими за текущата работа и засичанията. Можете да започнете с текущите заявки и да поддържате подреден архив, като добавите само по-стари курсове, по които все още има нерешени въпроси.

Колко време отнема преминаването към TMS?

Срокът зависи от подготовката на данните, ангажираните хора и мащаба на промяната. Решете кога да разширите обхвата, след като офисът и шофьорите тестват цялостното обработване на избрани курсове.

Мога ли да тествам TMS успоредно с таблиците?

Да. Определете обхвата на теста и се съгласувайте къде ще се въвежда актуалната информация за тези курсове. Ако водите и двата записа, определете човек, който да ги засича, и задайте крайна дата за спиране на двойното въвеждане.