Переход с таблиц на TMS: руководство для небольшого перевозчика

Начните переход с электронных таблиц на TMS с четко определенной части текущей работы, например с заказов для одного клиента. Подготовьте нужные для этих рейсов данные, договоритесь, где команда будет вести актуальную информацию, и протестируйте весь цикл вплоть до перевозочных документов. Масштабируйте процесс только после того, как проверите результаты вместе с сотрудниками, выполняющими эту работу.

Определите, в чем таблица перестает справляться

Электронную таблицу легко адаптировать. Можно добавить столбец, изменить названия и расположить заказы так, как удобно команде. Если информация остается актуальной и каждый может ее найти, сам по себе размер автопарка не повод отказываться от таблиц.

Обратите внимание на то, какой объем работы выполняется за пределами файла. Диспетчеру может потребоваться звонить, чтобы узнать статус доставки, пока документы поступают в разные места. А сотруднику, подменяющему коллегу, бывает трудно завершить рейс, не уточняя прошлые договоренности.

Запишите несколько подобных ситуаций из вашей повседневной работы. Они станут конкретными контрольными точками при тестировании TMS. Полезной целью может стать возможность для сменного диспетчера найти статус заказа и документы без звонков сотруднику, который вел этот рейс ранее.

Подготовьте данные для первых рейсов

Выберите знакомого заказчика или привычное направление. Подготовьте записи о контрагентах, транспортных средствах и сотрудниках, необходимые для этих перевозок. Проверьте дубликаты, регистрационные номера машин и контактные данные перед загрузкой в новую систему.

Не обязательно переносить всю историю компании сразу. Выделите старые записи, которые еще нужны для неоплаченных счетов, открытых вопросов или отчетности, и включите их в план миграции.

Остальные файлы можно оставить в упорядоченном архиве. Сделайте резервную копию перед внесением изменений и убедитесь, что можете легко найти выбранный заказ и прикрепленные к нему файлы. Одной лишь сохраненной таблицы недостаточно, если подтверждающие документы окажутся недоступны для команды.

Договоритесь, где хранится актуальная версия заказа

Во время тестирования остальная часть компании может продолжать работать в привычных инструментах. Для выбранных же заказов согласуйте одно место, где будут фиксироваться текущий статус и изменения в инструкциях. Иначе таблица и TMS быстро начнут показывать разные данные.

Если на первых порах вы ведете двойной учет, назначьте ответственного за сверку и четко определите срок окончания параллельного ввода. Убедитесь, что водители и клиенты не получают противоречивые указания из двух разных систем.

Протестируйте полный цикл рейса вместе с офисом и водителем

Выберите перевозку, которая включает все регулярные рабочие шаги вашей команды. Проверьте назначение водителя, отправку данных по маршруту и обновление статуса заказа. После доставки найдите документы и убедитесь, что специалист по выставлению счетов получил всю необходимую информацию.

Попросите водителя выполнить свою часть работы на том телефоне, которым он пользуется постоянно. Обратите внимание на вход в систему, удобство чтения данных о рейсе и прикрепление фотографий. При слабом интернет-соединении проверьте, какая информация остается доступной, какие обновления ждут отправки и как офис узнает о поступивших данных.

Фиксируйте моменты, когда кому-то потребовалась помощь или была допущена ошибка. Для одних проблем достаточно изменить настройку, для других потребуется краткая инструкция или корректировка рабочего процесса. Обязательно дайте проверить решение тем сотрудникам, которые столкнулись со сложностями.

Проверьте расходы и доступ к данным до принятия решения

Стоимость пробного периода зависит от условий поставщика. Уточните его длительность, лимиты и правила перехода на платный тариф. Оцените итоговую цену с учетом предполагаемого количества пользователей, машин и необходимых вам функций.

Узнайте об экспорте данных и доступе к документам в случае отказа от сервиса. По возможности выполните тестовую выгрузку и проверьте ее содержимое. Ваша команда должна четко понимать, как получить информацию, необходимую для непрерывной работы.

Масштабируйте систему после анализа результатов

Вернитесь к списку проблем, зафиксированных до тестирования. Стала ли проще передача смены? Удается ли быстро найти документ к нужному заказу? Что по-прежнему приходится копировать вручную?

Если тестирование прошло успешно, выберите следующий участок работы для переноса. Назначьте дату, начиная с которой эти данные будут обновляться только в TMS, а старые файлы останутся лишь для справки. Сроки зависят от качества исходных данных, масштаба изменений и загрузки команды. Универсального срока в днях здесь не существует.

Тестирование рабочих процессов в LiteTMS

LiteTMS позволяет добавлять неограниченное число заказов и контрагентов без отдельной платы за каждую запись. Приложение LiteTMS Driver отвечает за работу с назначенными заказами, обновление статусов и передачу документов. Для загрузки актуальных данных и отправки изменений в офис ему требуется подключение к интернету.

С помощью AI Builder можно создавать собственные формы и реестры. Проверьте, подходят ли они для фиксации тех сведений, которые вы сейчас ведете в дополнительных столбцах таблиц.

В LiteTMS нет платы за подключение и минимального срока договора. Тем не менее в ходе тестирования могут использоваться платные ресурсы, услуги или модули, поэтому перед их подключением ознакомьтесь с условиями в панели управления. В нашей статье о тарифах подробно описаны все составляющие счета.