Переход с таблиц на TMS: руководство для небольшого перевозчика

Начните переход с электронных таблиц на TMS с четко определенной части текущей работы, например с заказов для одного клиента. Подготовьте нужные для этих рейсов данные, договоритесь, где команда будет вести актуальную информацию, и протестируйте весь цикл вплоть до перевозочных документов. Масштабируйте процесс только после того, как проверите результаты вместе с сотрудниками, выполняющими эту работу.

Определите, в чем таблица перестает справляться

Электронную таблицу легко адаптировать. Можно добавить столбец, изменить названия и расположить заказы так, как удобно команде. Если информация остается актуальной и каждый может ее найти, сам по себе размер автопарка не повод отказываться от таблиц.

Обратите внимание на то, какой объем работы выполняется за пределами файла. Диспетчеру может потребоваться звонить, чтобы узнать статус доставки, пока документы поступают в разные места. А сотруднику, подменяющему коллегу, бывает трудно завершить рейс, не уточняя прошлые договоренности.

Запишите несколько подобных ситуаций из вашей повседневной работы. Они станут конкретными контрольными точками при тестировании TMS. Полезной целью может стать возможность для сменного диспетчера найти статус заказа и документы без звонков сотруднику, который вел этот рейс ранее.

Подготовьте данные для первых рейсов

Выберите знакомого заказчика или привычное направление. Подготовьте записи о контрагентах, транспортных средствах и сотрудниках, необходимые для этих перевозок. Проверьте дубликаты, регистрационные номера машин и контактные данные перед загрузкой в новую систему.

Не обязательно переносить всю историю компании сразу. Выделите старые записи, которые еще нужны для неоплаченных счетов, открытых вопросов или отчетности, и включите их в план миграции.

Остальные файлы можно оставить в упорядоченном архиве. Сделайте резервную копию перед внесением изменений и убедитесь, что можете легко найти выбранный заказ и прикрепленные к нему файлы. Одной лишь сохраненной таблицы недостаточно, если подтверждающие документы окажутся недоступны для команды.

Договоритесь, где хранится актуальная версия заказа

Во время тестирования остальная часть компании может продолжать работать в привычных инструментах. Для выбранных же заказов согласуйте одно место, где будут фиксироваться текущий статус и изменения в инструкциях. Иначе таблица и TMS быстро начнут показывать разные данные.

Если на первых порах вы ведете двойной учет, назначьте ответственного за сверку и четко определите срок окончания параллельного ввода. Убедитесь, что водители и клиенты не получают противоречивые указания из двух разных систем.

Протестируйте выполнение заказа вместе с офисом и водителем

Выберите перевозку, включающую все типовые этапы работы вашей команды. Проверьте назначение водителя, отправку данных по маршруту и обновление статусов заказа. После доставки найдите документы и убедитесь, что у сотрудника, выставляющего счета, есть вся необходимая информация.

Попросите водителя выполнить свою часть задач на том телефоне, которым он пользуется в рейсах. Обратите внимание на процесс входа в систему, удобство чтения деталей рейса и отправку фотографий. При слабом интернет-соединении проверьте, какая информация остается доступной, какие обновления ожидают отправки и как офис узнает о поступлении новых данных.

Фиксируйте моменты, когда кому-то потребовалась помощь или была допущена ошибка. Для решения одних проблем достаточно изменить настройки, другие потребуют короткой инструкции или корректировки рабочих процессов. Пусть сотрудники, столкнувшиеся со сложностями, сами проверят внесенные изменения.

Проверьте расходы и доступ к данным до принятия решения

Условия тестового периода зависят от провайдера. Уточните его длительность, ограничения по объемам и то, что происходит по окончании пробного доступа. Чтобы оценить итоговую стоимость, исходите из планируемого количества пользователей, машин в автопарке и необходимых вам функций.

Узнайте о возможностях выгрузки данных и доступе к документам в случае отказа от подписки. По возможности выполните тестовый экспорт и проверьте его содержимое. Ваша команда должна четко понимать, как получить информацию, необходимую для дальнейшей работы.

Масштабируйте систему после анализа результатов

Вернитесь к списку проблем, зафиксированных до начала тестирования. Стала ли проще передача смены? Находится ли нужный документ сразу по номеру заказа? Что по-прежнему приходится копировать вручную?

Если тестирование прошло успешно, выберите следующий участок работы для переноса. Назначьте дату, с которой эти операции будут вестись только в TMS, оставив старые файлы лишь в качестве справочника. График перехода зависит от качества исходных данных, объема изменений и загруженности сотрудников. Единого срока, подходящего всем компаниям, не существует.

Тестирование с помощью LiteTMS

LiteTMS позволяет добавлять неограниченное число заказов и контрагентов без доплаты за каждую запись. Приложение LiteTMS Mobile отвечает за назначенные заказы, обновление статусов и документы. Для получения актуальной информации и передачи изменений в офис ему требуется подключение к интернету.

Вы можете создавать собственные формы и реестры с помощью AI Builder. Проверьте, удастся ли перенести в них те сведения, которые вы сейчас ведете в дополнительных столбцах таблиц.

В LiteTMS нет платы за подключение и минимального срока договора. Тем не менее в ходе тестирования могут использоваться платные ресурсы, услуги или модули, поэтому перед их подключением ознакомьтесь с условиями в панели управления. В нашей статье о тарифах подробно описаны все составляющие счета.