Prelazak s tabela na TMS: vodič za malog prevoznika

Započnite prelazak sa tabela na TMS sa tačno određenim dijelom svog tekućeg posla, na primjer nalozima za jednog klijenta. Pripremite podatke koji su potrebni za te poslove, dogovorite gdje će tim voditi ažurne informacije i testirajte cijeli proces sve do dokumentacije o isporuci. Proširite primjenu tek kada provjerite rezultate s ljudima koji obavljaju posao.

Prepoznajte gdje tabela postaje prepreka

Tabelu je lako prilagoditi. Možete dodati kolonu, promijeniti nazive i rasporediti naloge kako vašem timu odgovara. Ako su podaci ažurni i svako ih može pronaći, sama veličina voznog parka nije razlog za njenu zamjenu.

Pogledajte koliko se posla odvija van same tabele. Dispečer možda mora telefonirati da sazna status isporuke, dok dokumenti stižu na nekoliko različitih mjesta. Neko ko mijenja kolegu u smjeni može imati problema da završi posao bez raspitivanja o ranijim dogovorima.

Zapišite nekoliko situacija iz sopstvenog poslovanja. To postaju konkretne stavke koje treba provjeriti tokom testiranja TMS-a. Jedan koristan cilj može biti da sljedeći dispečer pronađe status naloga i prateću dokumentaciju bez pozivanja osobe koja je nalog prethodno vodila.

Pripremite ono što je potrebno za prve poslove

Odaberite klijenta ili relaciju koju dobro poznajete. Pripremite evidenciju partnera, vozila i zaposlenih potrebnih za te poslove. Provjerite duple unose, registarske oznake vozila i kontakt podatke prije njihovog unosa u novi sistem.

Ne morate odjednom prenositi cjelokupnu istoriju kompanije. Odredite starije zapise koji su vam i dalje potrebni za neplaćene fakture, otvorene predmete ili izvještavanje, i uključite ih u plan migracije.

Ostali fajlovi mogu ostati u urednoj arhivi. Napravite rezervnu kopiju prije bilo kakvih izmjena i provjerite možete li pronaći odabrani nalog i njegove priloge. Čuvanje same tabele nije dovoljno ako prateći dokumenti postanu nedostupni timu.

Dogovorite gdje se nalazi važeća verzija naloga

Tokom probnog perioda, ostatak kompanije može nastaviti raditi sa postojećim alatima. Za odabrane poslove dogovorite jedno mjesto na kojem će se bilježiti trenutni status i promjene uputstava. U suprotnom, tabela i TMS mogu prikazivati različite informacije.

Ako neko vrijeme vodite paralelnu evidenciju, odredite osobu koja će ih usklađivati i postavite tačan datum završetka dvostrukog unosa. Pobrinite se da vozači i klijenti ne primaju oprečne poruke iz ova dva alata.

Testirajte kompletnu turu s uredom i vozačem

Odaberite turu koja uključuje korake koje vaš tim redovno obavlja. Provjerite dodjelu vozača, slanje detalja rute i ažuriranje statusa naloga. Nakon isporuke pronađite dokumentaciju i provjerite ima li osoba zadužena za fakturisanje sve potrebne podatke.

Zatražite od vozača da svoj dio posla odradi na telefonu koji stvarno koristi. Obratite pažnju na postupak prijave, koliko lako može pročitati detalje naloga i kako prilaže fotografije. Uz slabu vezu provjerite koje informacije ostaju dostupne, koja ažuriranja čekaju na slanje i kako ured zna da je ažuriranje stiglo.

Zabilježite gdje je nekome bila potrebna pomoć ili gdje je došlo do greške. Neki problemi će zahtijevati promjenu postavki, dok će drugi možda tražiti kratko uputstvo ili drugačiju radnu praksu. Neka osobe koje su naišle na problem provjere primijenjeno rješenje.

Provjerite troškove i pristup podacima prije donošenja odluke

Troškovi probnog perioda zavise od uslova pružaoca usluge. Provjerite trajanje, uključene stavke i šta se dešava po isteku probnog perioda. Na osnovu očekivanog broja korisnika i vozila, zajedno s funkcijama koje su vam potrebne, procijenite cijenu.

Raspitajte se o izvozu podataka i pristupu dokumentima nakon otkazivanja. Gdje god je moguće, pokrenite probni izvoz i pregledajte njegov sadržaj. Vaš tim treba znati kako preuzeti podatke potrebne za nesmetan nastavak rada.

Proširite primjenu nakon analize rezultata

Vratite se na probleme koje ste zabilježili prije testiranja. Da li je primopredaja smjene jednostavnija? Može li se dokument lako pronaći uz pripadajući nalog? Šta još uvijek zahtijeva ručno prepisivanje?

Ako probni period prođe dobro, odaberite sljedeći segment poslovanja koji ćete prebaciti. Odredite datum od kojeg će se ti podaci ažurirati isključivo u TMS-u, dok se stari fajlovi čuvaju samo kao arhiva. Vremenski okvir zavisi od kvaliteta podataka, obima promjena i raspoloživosti vašeg tima. Ne postoji fiksan broj dana koji odgovara svakoj firmi.

Korištenje LiteTMS-a za ovakvo testiranje

LiteTMS vam omogućava dodavanje neograničenog broja naloga i partnera bez dodatne naplate po pojedinačnom unosu. LiteTMS Mobile upravlja dodijeljenim nalozima, ažuriranjima statusa i dokumentima. Za preuzimanje aktuelnih informacija i slanje izmjena u ured potrebna je internet veza.

Možete kreirati prilagođene obrasce i evidencije pomoću AI Builder. Provjerite mogu li oni obuhvatiti detalje koje trenutno vodite u dodatnim kolonama tabela.

LiteTMS nema naknadu za početno podešavanje niti minimalni ugovorni rok. Probni period ipak može uključivati resurse, usluge ili module koji se naplaćuju, pa pregledajte uslove u panelu prije nego što ih aktivirate. Naš članak o cijenama objašnjava različite stavke na računu.

Česta pitanja

Kada bi mali prevoznik trebao preći s tabela na TMS?

Razmislite o probnom periodu kada ažuriranje informacija ili prenos posla na drugu osobu postane otežan. Odaberite konkretne probleme, poput pronalaženja dokumenata, i testirajte da li TMS pomaže vašem timu da ih riješi.

Moram li prenijeti sve prethodne naloge?

To zavisi od toga koje su vam evidencije i dalje potrebne za tekući rad i usklađivanje. Možete započeti s trenutnim nalozima i zadržati urednu arhivu, uz uključivanje starijih poslova na kojima još ima otvorenih pitanja.

Koliko traje prelazak na TMS?

Potrebno vrijeme zavisi od pripreme podataka, uključenih saradnika i obima promjene. Odluku o proširenju donesite nakon što kancelarija i vozači testiraju kompletnu obradu odabranih naloga.

Mogu li testirati TMS paralelno s tabelama?

Da. Definišite obim testiranja i dogovorite gdje će se bilježiti aktuelne informacije za te poslove. Ako vodite obje evidencije, odredite osobu koja će ih usklađivati i postavite datum za prekid dvostrukog unosa.