ცხრილებიდან TMS-ზე გადასვლა: გზამკვლევი მცირე გადამზიდველებისთვის

ცხრილებიდან TMS სისტემაზე გადასვლა დაიწყეთ თქვენი მიმდინარე სამუშაოს კონკრეტული ნაწილით, მაგალითად, ერთი კლიენტის შეკვეთებით. მოამზადეთ ამ შეკვეთებისთვის საჭირო მონაცემები, შეათანხმეთ, სად შეინახავს გუნდი აქტუალურ ინფორმაციას და გამოსცადეთ შეკვეთის სრული ციკლი მიწოდების დამადასტურებელ საბუთებამდე. გააფართოვეთ გამოყენება მას შემდეგ, რაც შედეგებს იმ ადამიანებთან ერთად გადაამოწმებთ, ვინც ამ სამუშაოს ასრულებს.

გააცნობიერეთ, სად იქმნება სირთულეები ცხრილებში

ცხრილის მორგება მარტივია. შეგიძლიათ დაამატოთ სვეტი, შეცვალოთ სახელწოდებები და დაალაგოთ შეკვეთები თქვენი გუნდის საჭიროებების მიხედვით. თუ ინფორმაცია განახლებული რჩება და ყველას შეუძლია მისი პოვნა, მხოლოდ ავტოპარკის ზომა არ არის მისი შეცვლის მიზეზი.

დააკვირდით, რამდენი სამუშაო სრულდება ფაილის მიღმა. შესაძლოა დისპეტჩერს დასჭირდეს დარეკვა მიწოდების სტატუსის გასაგებად, მაშინ როცა დოკუმენტები რამდენიმე სხვადასხვა ადგილას იყრის თავს. კოლეგის შემცვლელ თანამშრომელს შეიძლება გაუჭირდეს საქმის დასრულება ადრინდელი შეთანხმებების შესახებ დამატებითი კითხვების გარეშე.

ჩამოწერეთ რამდენიმე ასეთი სიტუაცია თქვენი ყოველდღიური საქმიანობიდან. ეს იქნება კონკრეტული პუნქტები, რომლებიც TMS-ის სატესტო რეჟიმში უნდა შეამოწმოთ. ერთ-ერთი სასარგებლო მიზანი შეიძლება იყოს ის, რომ შემცვლელმა დისპეტჩერმა შეძლოს შეკვეთის სტატუსისა და დოკუმენტაციის პოვნა იმ პირთან დარეკვის გარეშე, ვინც მანამდე მართავდა ამ რეისს.

მოამზადეთ ის, რაც პირველ შეკვეთებს სჭირდება

აირჩიეთ ნაცნობი კლიენტი ან მარშრუტი. მოამზადეთ ამ სამუშაოებისთვის საჭირო კონტრაგენტების, სატრანსპორტო საშუალებებისა და თანამშრომლების ჩანაწერები. ახალ სისტემაში გადატანამდე გადაამოწმეთ დუბლირებული ჩანაწერები, მანქანის სახელმწიფო ნომრები და საკონტაქტო მონაცემები.

არ არის აუცილებელი კომპანიის მთელი ისტორიის ერთდროულად გადატანა. გამოყავით ძველი ჩანაწერები, რომლებიც ჯერ კიდევ გჭირდებათ გადაუხდელი ინვოისებისთვის, ღია საკითხებისთვის ან რეპორტინგისთვის, და შეიტანეთ ისინი მიგრაციის გეგმაში.

სხვა ფაილები შეგიძლიათ დატოვოთ მოწესრიგებულ არქივში. მათ შეცვლამდე გააკეთეთ სარეზერვო ასლი და დარწმუნდით, რომ შეგიძლიათ სასურველი შეკვეთისა და მისი თანდართული ფაილების ამოღება. მხოლოდ ცხრილის შენახვა საკმარისი არ არის, თუ თანდართული დოკუმენტები გუნდისთვის მიუწვდომელი გახდება.

შეათანხმეთ, სად ინახება შეკვეთის აქტუალური ვერსია

ტესტირების პერიოდში კომპანიის დანარჩენ ნაწილს შეუძლია გააგრძელოს მუშაობა არსებული ხელსაწყოებით. შერჩეული შეკვეთებისთვის შეათანხმეთ ერთი ადგილი, სადაც დაფიქსირდება მიმდინარე სტატუსი და ინსტრუქციების ცვლილებები. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ცხრილმა და TMS-მა შესაძლოა განსხვავებული მონაცემები აჩვენოს.

თუ გარკვეული დროით პარალელურ ჩანაწერებს აწარმოებთ, დანიშნეთ პასუხისმგებელი პირი მათ შესადარებლად და განსაზღვრეთ ორმაგი აღრიცხვის დასრულების ვადა. დარწმუნდით, რომ მძღოლები და კლიენტები ამ ორი ხელსაწყოდან ურთიერთგამომრიცხავ შეტყობინებებს არ მიიღებენ.

შეამოწმეთ სრული რეისი ოფისთან და მძღოლთან ერთად

აირჩიეთ შეკვეთა, რომელიც მოიცავს იმ ეტაპებს, რასაც თქვენი გუნდი რეგულარულად ასრულებს. შეამოწმეთ მძღოლის მიბმა, მარშრუტის დეტალების გაგზავნა და შეკვეთის სტატუსის განახლება. ტვირთის ჩაბარების შემდეგ მოძებნეთ დოკუმენტები და დარწმუნდით, რომ ინვოისებზე პასუხისმგებელ პირს აქვს ყველა საჭირო ინფორმაცია.

სთხოვეთ მძღოლს, შეასრულოს თავისი ნაწილი იმავე ტელეფონით, რომელსაც რეალურად იყენებს. დააკვირდით სისტემაში შესვლის პროცესს, რამდენად მარტივად კითხულობს რეისის დეტალებს და როგორ ამაგრებს ფოტოებს. სუსტი ინტერნეტკავშირის დროს შეამოწმეთ, რა ინფორმაცია რჩება ხელმისაწვდომი, რომელი განახლებები ელოდება გაგზავნას და როგორ იგებს ოფისი მონაცემების მიღების შესახებ.

ჩაინიშნეთ, სად დასჭირდა ვინმეს დახმარება ან სად დაუშვა შეცდომა. ზოგიერთი პრობლემის მოსაგვარებლად პარამეტრების შეცვლა იქნება საკმარისი, ზოგს კი შეიძლება მოკლე ინსტრუქცია ან სამუშაო ჩვევის შეცვლა დასჭირდეს. გადაწყვეტის სისწორე შეამოწმებინეთ მათ, ვინც ეს პრობლემა უშუალოდ შეამჩნია.

საბოლოო გადაწყვეტილებამდე შეამოწმეთ ხარჯები და მონაცემებზე წვდომა

საცდელი პერიოდის ღირებულება პროვაიდერის პირობებზეა დამოკიდებული. გაეცანით ხანგრძლივობას, ლიმიტებს და იმას, თუ რა ხდება საცდელი პერიოდის დასრულების შემდეგ. ფასის შესაფასებლად გამოიყენეთ მომხმარებლებისა და მანქანების მოსალოდნელი რაოდენობა, ასევე თქვენთვის საჭირო ფუნქციები.

გაარკვიეთ მონაცემების ექსპორტისა და დოკუმენტებზე წვდომის საკითხი ხელშეკრულების შეწყვეტის შემთხვევაში. თუ შესაძლებელია, გააკეთეთ სატესტო ექსპორტი და შეამოწმეთ მისი შინაარსი. თქვენმა გუნდმა ზუსტად უნდა იცოდეს, როგორ ამოიღოს მუშაობის გასაგრძელებლად საჭირო მონაცემები.

შედეგების გაანალიზების შემდეგ გააფართოვეთ მასშტაბი

დაუბრუნდით იმ პრობლემებს, რომლებიც საცდელ პერიოდამდე ჩაინიშნეთ. გამარტივდა თუ არა ცვლის გადაბარება? შეუძლია თანამშრომელს დოკუმენტის პოვნა კონკრეტული შეკვეთის მიხედვით? რა საჭიროებს ისევ ხელით გადატანას?

თუ საცდელმა პერიოდმა კარგად ჩაიარა, შეარჩიეთ საოპერაციო პროცესის შემდეგი ნაწილი გადასატანად. დანიშნეთ თარიღი, საიდანაც ეს სამუშაო განახლდება მხოლოდ TMS სისტემაში, ძველი ფაილები კი მხოლოდ საინფორმაციოდ შეინახეთ. გრაფიკი დამოკიდებულია მონაცემების ხარისხზე, ცვლილების მასშტაბსა და გუნდის დატვირთულობაზე. არ არსებობს დღეების ერთი უნივერსალური რაოდენობა, რომელიც ყველა კომპანიას მოერგება.

LiteTMS-ის გამოყენება ასეთი ტესტირებისთვის

LiteTMS გაძლევთ საშუალებას დაამატოთ ულიმიტო შეკვეთები და კონტრაგენტები თითოეულ ჩანაწერზე დამატებითი გადასახადის გარეშე. LiteTMS Driver მართავს მიბმულ შეკვეთებს, სტატუსების განახლებასა და დოკუმენტებს. მას სჭირდება ინტერნეტკავშირი განახლებული ინფორმაციის მისაღებად და ოფისში ცვლილებების გასაგზავნად.

თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ მორგებული ფორმები და რეესტრები AI Builder-ის მეშვეობით. შეამოწმეთ, რამდენად ასახავს ისინი იმ დეტალებს, რომლებსაც ამჟამად ცხრილების დამატებით სვეტებში ინახავთ.

LiteTMS-ს არ აქვს სისტემის გამართვის (setup) საფასური ან მინიმალური სავალდებულო ვადა. საცდელი პერიოდი მაინც შეიძლება მოიცავდეს ფასიან რესურსებს, სერვისებს ან მოდულებს, ამიტომ მათ გააქტიურებამდე გაეცანით პირობებს მართვის პანელში. ჩვენი სტატია ფასების შესახებ დეტალურად ხსნის ანგარიშის შემადგენელ კომპონენტებს.