ცხრილებიდან TMS-ზე გადასვლა: გზამკვლევი მცირე გადამზიდველებისთვის

ცხრილებიდან TMS სისტემაზე გადასვლა დაიწყეთ თქვენი მიმდინარე სამუშაოს კონკრეტული ნაწილით, მაგალითად, ერთი კლიენტის შეკვეთებით. მოამზადეთ ამ შეკვეთებისთვის საჭირო მონაცემები, შეათანხმეთ, სად შეინახავს გუნდი აქტუალურ ინფორმაციას და გამოსცადეთ შეკვეთის სრული ციკლი მიწოდების დამადასტურებელ საბუთებამდე. გააფართოვეთ გამოყენება მას შემდეგ, რაც შედეგებს იმ ადამიანებთან ერთად გადაამოწმებთ, ვინც ამ სამუშაოს ასრულებს.

გააცნობიერეთ, სად იქმნება სირთულეები ცხრილებში

ცხრილის მორგება მარტივია. შეგიძლიათ დაამატოთ სვეტი, შეცვალოთ სახელწოდებები და დაალაგოთ შეკვეთები თქვენი გუნდის საჭიროებების მიხედვით. თუ ინფორმაცია განახლებული რჩება და ყველას შეუძლია მისი პოვნა, მხოლოდ ავტოპარკის ზომა არ არის მისი შეცვლის მიზეზი.

დააკვირდით, რამდენი სამუშაო სრულდება ფაილის მიღმა. შესაძლოა დისპეტჩერს დასჭირდეს დარეკვა მიწოდების სტატუსის გასაგებად, მაშინ როცა დოკუმენტები რამდენიმე სხვადასხვა ადგილას იყრის თავს. კოლეგის შემცვლელ თანამშრომელს შეიძლება გაუჭირდეს საქმის დასრულება ადრინდელი შეთანხმებების შესახებ დამატებითი კითხვების გარეშე.

ჩამოწერეთ რამდენიმე ასეთი სიტუაცია თქვენი ყოველდღიური საქმიანობიდან. ეს იქნება კონკრეტული პუნქტები, რომლებიც TMS-ის სატესტო რეჟიმში უნდა შეამოწმოთ. ერთ-ერთი სასარგებლო მიზანი შეიძლება იყოს ის, რომ შემცვლელმა დისპეტჩერმა შეძლოს შეკვეთის სტატუსისა და დოკუმენტაციის პოვნა იმ პირთან დარეკვის გარეშე, ვინც მანამდე მართავდა ამ რეისს.

მოამზადეთ ის, რაც პირველ შეკვეთებს სჭირდება

აირჩიეთ ნაცნობი კლიენტი ან მარშრუტი. მოამზადეთ ამ სამუშაოებისთვის საჭირო კონტრაგენტების, სატრანსპორტო საშუალებებისა და თანამშრომლების ჩანაწერები. ახალ სისტემაში გადატანამდე გადაამოწმეთ დუბლირებული ჩანაწერები, მანქანის სახელმწიფო ნომრები და საკონტაქტო მონაცემები.

არ არის აუცილებელი კომპანიის მთელი ისტორიის ერთდროულად გადატანა. გამოყავით ძველი ჩანაწერები, რომლებიც ჯერ კიდევ გჭირდებათ გადაუხდელი ინვოისებისთვის, ღია საკითხებისთვის ან რეპორტინგისთვის, და შეიტანეთ ისინი მიგრაციის გეგმაში.

სხვა ფაილები შეგიძლიათ დატოვოთ მოწესრიგებულ არქივში. მათ შეცვლამდე გააკეთეთ სარეზერვო ასლი და დარწმუნდით, რომ შეგიძლიათ სასურველი შეკვეთისა და მისი თანდართული ფაილების ამოღება. მხოლოდ ცხრილის შენახვა საკმარისი არ არის, თუ თანდართული დოკუმენტები გუნდისთვის მიუწვდომელი გახდება.

შეათანხმეთ, სად ინახება შეკვეთის აქტუალური ვერსია

ტესტირების პერიოდში კომპანიის დანარჩენ ნაწილს შეუძლია გააგრძელოს მუშაობა არსებული ხელსაწყოებით. შერჩეული შეკვეთებისთვის შეათანხმეთ ერთი ადგილი, სადაც დაფიქსირდება მიმდინარე სტატუსი და ინსტრუქციების ცვლილებები. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ცხრილმა და TMS-მა შესაძლოა განსხვავებული მონაცემები აჩვენოს.

თუ გარკვეული დროით პარალელურ ჩანაწერებს აწარმოებთ, დანიშნეთ პასუხისმგებელი პირი მათ შესადარებლად და განსაზღვრეთ ორმაგი აღრიცხვის დასრულების ვადა. დარწმუნდით, რომ მძღოლები და კლიენტები ამ ორი ხელსაწყოდან ურთიერთგამომრიცხავ შეტყობინებებს არ მიიღებენ.

გამოსცადეთ სრული გადაზიდვა ოფისთან და მძღოლთან ერთად

აირჩიეთ შეკვეთა, რომელიც მოიცავს იმ ეტაპებს, რასაც თქვენი გუნდი რეგულარულად ასრულებს. შეამოწმეთ მძღოლის დანიშვნა, მარშრუტის დეტალების გაგზავნა და შეკვეთის სტატუსის განახლება. მიწოდების შემდეგ მოიძიეთ დოკუმენტაცია და დარწმუნდით, რომ ინვოისებზე პასუხისმგებელ პირს აქვს ყველა საჭირო ინფორმაცია.

სთხოვეთ მძღოლს, თავისი ნაწილი შეასრულოს იმ ტელეფონით, რომელსაც რეალურად იყენებს. დააკვირდით სისტემაში შესვლის პროცესს, რამდენად მარტივად კითხულობს ის რეისის დეტალებს და როგორ ამაგრებს ფოტოებს. სუსტი ინტერნეტკავშირის პირობებში შეამოწმეთ, რომელი ინფორმაცია რჩება ხელმისაწვდომი, რომელი განახლებები ელოდება გაგზავნას და როგორ იგებს ოფისი ახალი მონაცემების მიღების შესახებ.

ჩაინიშნეთ, სად დასჭირდა ვინმეს დახმარება ან სად დაუშვა შეცდომა. ზოგიერთი პრობლემის მოსაგვარებლად საკმარისი იქნება პარამეტრის შეცვლა; სხვებისთვის შესაძლოა საჭირო გახდეს მოკლე ინსტრუქტაჟი ან სამუშაო ჩვევების კორექტირება. გადაწყვეტის სისწორე შეამოწმებინეთ იმ თანამშრომლებს, ვისაც ეს პრობლემა შეექმნა.

გადაწყვეტილების მიღებამდე გადაამოწმეთ ხარჯები და მონაცემებზე წვდომა

სატესტო პერიოდის პირობები და ხარჯები პროვაიდერზეა დამოკიდებული. გაარკვიეთ ხანგრძლივობა, ლიმიტები და ის, თუ რა ხდება სატესტო ვადის ამოწურვის შემდეგ. ფასის შესაფასებლად გამოიყენეთ მომხმარებლებისა და სატრანსპორტო საშუალებების მოსალოდნელი რაოდენობა, თქვენთვის საჭირო ფუნქციებთან ერთად.

იკითხეთ მონაცემთა ექსპორტისა და მომსახურების გაუქმების შემდეგ დოკუმენტებზე წვდომის შესახებ. შეძლებისდაგვარად, გააკეთეთ სატესტო ექსპორტი და შეამოწმეთ მისი შინაარსი. თქვენმა გუნდმა ზუსტად უნდა იცოდეს, როგორ ამოიღოს მუშაობის გასაგრძელებლად საჭირო ინფორმაცია.

გააფართოვეთ გამოყენება შედეგების შეფასების შემდეგ

დაუბრუნდით იმ პრობლემებს, რომლებიც ტესტირების დაწყებამდე ჩაინიშნეთ. გამარტივდა ცვლის გადაბარება? შეუძლია თუ არა თანამშრომელს კონკრეტული შეკვეთის დოკუმენტის პოვნა? რა მოითხოვს ჯერ კიდევ მონაცემების ხელით გადატანას?

თუ ტესტირებამ კარგად ჩაიარა, შეარჩიეთ საოპერაციო პროცესის შემდეგი ნაწილი გადასატანად. დანიშნეთ თარიღი, საიდანაც ეს სამუშაო განახლდება მხოლოდ TMS-ში, ხოლო ძველი ფაილები დარჩება მხოლოდ საარქივო ცნობარის სახით. ვადები დამოკიდებულია მონაცემთა ხარისხზე, ცვლილების მასშტაბსა და გუნდის დატვირთულობაზე. არ არსებობს დღეების უნივერსალური რაოდენობა, რომელიც ყველა კომპანიას მოერგება.

LiteTMS-ის გამოყენება მსგავსი ტესტირებისთვის

LiteTMS გაძლევთ საშუალებას, დაამატოთ ულიმიტო შეკვეთები და კონტრაგენტები თითოეულ ჩანაწერზე დამატებითი გადასახადის გარეშე. LiteTMS Mobile უზრუნველყოფს მინიჭებული შეკვეთების, სტატუსების განახლებებისა და დოკუმენტების მართვას. მას სჭირდება ინტერნეტკავშირი აქტუალური ინფორმაციის ჩამოსატვირთად და ოფისში ცვლილებების გასაგზავნად.

შეგიძლიათ შექმნათ მორგებული ფორმები და რეესტრები AI Builder-ის დახმარებით. შეამოწმეთ, შეუძლია თუ არა მათ იმ მონაცემების ასახვა, რომლებსაც ამჟამად ცხრილების დამატებით სვეტებში ინახავთ.

LiteTMS-ს არ აქვს სისტემის გამართვის (setup) საფასური ან მინიმალური სავალდებულო ვადა. საცდელი პერიოდი მაინც შეიძლება მოიცავდეს ფასიან რესურსებს, სერვისებს ან მოდულებს, ამიტომ მათ გააქტიურებამდე გაეცანით პირობებს მართვის პანელში. ჩვენი სტატია ფასების შესახებ დეტალურად ხსნის ანგარიშის შემადგენელ კომპონენტებს.