Prijelaz s tablica na TMS: vodič za male prijevoznike

Prijelaz s tablica na TMS započnite s točno određenim dijelom svakodnevnog posla, primjerice s nalozima za jednog klijenta. Pripremite podatke potrebne za te poslove, dogovorite gdje će tim voditi ažurne informacije i testirajte cijeli proces sve do dokumentacije o isporuci. Proširite primjenu tek kada provjerite rezultate s ljudima koji obavljaju taj posao.

Prepoznajte kada tablica postaje prepreka

Tablice je lako prilagoditi. Možete dodati stupac, promijeniti nazive i posložiti naloge kako vašem timu odgovara. Ako su podaci uvijek ažurni i svi ih mogu lako pronaći, veličina voznog parka sama po sebi nije razlog za zamjenu.

Pogledajte koliko se posla odvija izvan same datoteke. Dispečer možda mora zvati vozača za status isporuke dok dokumenti stižu na nekoliko različitih mjesta. Netko tko mijenja kolegu u smjeni može imati problema s dovršetkom posla ako ne pita za ranije dogovore.

Zapišite nekoliko takvih situacija iz vlastitog poslovanja. To postaju konkretne točke koje treba provjeriti tijekom testiranja TMS-a. Koristan cilj može biti da sljedeći dispečer pronađe status naloga i prateću dokumentaciju bez pozivanja osobe koja je ranije vodila taj nalog.

Pripremite podatke za prve poslove

Odaberite dobro poznatog naručitelja ili relaciju. Pripremite podatke o poslovnim partnerima, vozilima i zaposlenicima koji su potrebni za te poslove. Provjerite dvostruke unose, registracije vozila i kontaktne podatke prije nego što ih unesete u novi sustav.

Ne morate odjednom prebaciti cjelokupnu povijest poslovanja tvrtke. Izdvojite starije zapise koji su vam i dalje potrebni zbog neplaćenih računa, otvorenih pitanja ili izvještavanja, te njih uključite u plan migracije.

Ostale datoteke mogu ostati u urednoj arhivi. Napravite sigurnosnu kopiju prije bilo kakvih izmjena i provjerite možete li bez problema dohvatiti odabrani nalog i njegove priloge. Čuvanje same tablice nije dovoljno ako prateća dokumentacija postane nedostupna timu.

Dogovorite gdje se nalazi važeća verzija naloga

Tijekom testiranja ostatak tvrtke može nastaviti raditi s postojećim alatima. Za odabrane poslove dogovorite jedno jedino mjesto za bilježenje trenutnog statusa i promjena u uputama. U protivnom tablica i TMS mogu prikazivati različite podatke.

Ako neko vrijeme paralelno vodite evidenciju na oba mjesta, odredite osobu koja će ih usklađivati i postavite jasan rok za prestanak dvostrukog unosa. Pripazite da vozači i klijenti ne primaju proturječne informacije iz dva različita sustava.

Testirajte cijeli prijevoz s uredom i vozačem

Odaberite prijevoz koji uključuje korake koje vaš tim redovito provodi. Provjerite dodjelu vozača, slanje detalja rute i ažuriranje statusa naloga. Nakon isporuke pronađite dokumentaciju i provjerite ima li osoba zadužena za fakturiranje sve potrebne podatke.

Zatražite od vozača da svoj dio odradi na telefonu koji stvarno koristi u radu. Obratite pozornost na prijavu u sustav, jednostavnost čitanja pojedinosti o nalogu i način na koji prilaže fotografije. Pri slaboj internetskoj vezi provjerite koje informacije ostaju dostupne, koja ažuriranja čekaju na slanje i kako ured saznaje da je ažuriranje stiglo.

Zabilježite gdje je nekome trebala pomoć ili gdje je došlo do pogreške. Neki će problemi zahtijevati promjenu postavki, dok će drugi tražiti kratku uputu ili prilagodbu radne prakse. Neka osobe koje su naišle na problem provjere rješenje.

Provjerite troškove i pristup podacima prije donošenja odluke

Troškovi probnog razdoblja ovise o uvjetima pružatelja usluge. Provjerite trajanje, uključene stavke i što se događa nakon završetka probnog razdoblja. Za procjenu cijene uzmite u obzir očekivani broj korisnika i vozila, kao i funkcije koje su vam potrebne.

Raspitajte se o izvozu podataka i pristupu dokumentima nakon otkazivanja. Ako je moguće, pokrenite probni izvoz i pregledajte njegov sadržaj. Vaš tim mora znati kako doći do informacija potrebnih za nesmetan nastavak rada.

Proširite primjenu nakon analize rezultata

Vratite se na probleme koje ste zabilježili prije testiranja. Je li primopredaja smjene jednostavnija? Može li se dokument lako pronaći uz pripadajući nalog? Što još uvijek zahtijeva ručno prepisivanje?

Ako je testiranje uspješno, odaberite sljedeći dio poslovanja koji ćete prenijeti. Odredite datum od kojeg će se ti poslovi ažurirati isključivo u TMS-u, dok se stare datoteke zadržavaju samo za uvid. Vremenski plan ovisi o kvaliteti podataka, opsegu promjene i dostupnosti vašeg tima. Ne postoji jedinstven broj dana koji odgovara svakoj tvrtki.

Korištenje LiteTMS-a za ovakvo testiranje

LiteTMS omogućuje unos neograničenog broja naloga i partnera bez naplate po pojedinačnom unosu. Aplikacija LiteTMS Driver služi za upravljanje dodijeljenim nalozima, ažuriranje statusa i rad s dokumentima. Za preuzimanje ažurnih informacija i slanje promjena u ured potrebna joj je internetska veza.

Pomoću modula AI Builder možete izraditi prilagođene obrasce i registre. Provjerite mogu li oni obuhvatiti pojedinosti koje trenutno vodite u dodatnim stupcima tablica.

LiteTMS nema naknadu za početno postavljanje niti minimalni ugovorni rok. Testiranje ipak može uključivati resurse, usluge ili module koji se naplaćuju, stoga prije njihova aktiviranja provjerite uvjete na korisničkoj ploči. Naš članak o cijenama objašnjava pojedine stavke na računu.

Često postavljana pitanja

Kada bi mali prijevoznik trebao prijeći s tablica na TMS?

Razmislite o testiranju kada održavanje podataka ažurnima ili prenošenje posla drugoj osobi postane otežano. Odaberite konkretne probleme, poput pronalaženja dokumenata, i provjerite pomaže li TMS vašem timu u njihovu rješavanju.

Moram li prenijeti sve povijesne naloge?

To ovisi o tome koji su vam zapisi i dalje potrebni za tekući rad i usklađivanje. Možete započeti s aktivnim nalozima i zadržati urednu arhivu, uz uključivanje onih starijih poslova koji još imaju otvorena pitanja.

Koliko traje prelazak na TMS?

Trajanje ovisi o pripremi podataka, uključenim osobama i opsegu promjene. Odluku o proširenju primjene donesite nakon što ured i vozači testiraju cjelokupnu obradu odabranih prijevoza.

Mogu li testirati TMS usporedo s tablicom?

Da. Definirajte opseg testiranja i dogovorite gdje će se bilježiti ažurni podaci za te poslove. Ako vodite obje evidencije, zadužite nekoga za njihovo usklađivanje i odredite datum prestanka dvostrukog unosa.