Testiramo AI uvoz naloga iz dokumenata

U sistemu LiteTMS testiramo AI uvoz naloga koji čita transportni dokument, priprema strukturirani nacrt naloga, upoređuje ga s podacima koji se već nalaze u radnom prostoru i špediteru tačno prikazuje šta još zahtijeva pažnju prije nego što se nalog kreira.

Cilj je jednostavan: osloboditi špeditera ručnog prekucavanja podataka koji se već nalaze u PDF-u, skeniranom dokumentu, Office dokumentu ili e-mailu.

Dva načina za početak rada bez praznog obrasca

Matchcode već pokriva poslove koji se ponavljaju. Špediter može sačuvati provjereni predložak naloga, pronaći ga po kodu ili nazivu i iskoristiti ga kao polaznu tačku za sljedeći sličan posao. Ruta, posada, dokumenti, geofencing i finansijski podaci mogu biti uključeni u sačuvani predložak.

AI uvoznik rješava drugačiju situaciju. Nalog stiže izvan sistema, a njegov format pripada klijentu, a ne LiteTMS-u. Umjesto izrade šablona za svakog pošiljaoca pojedinačno, špediter učitava dokument i prepušta LiteTMS-u da ga očita.

To ekranu za kreiranje naloga daje dvije praktične prečice. Koristite Matchcode kada se posao ponavlja. Koristite AI kada je izvor dokument koji bi neko inače morao prepisivati polje po polje.

Šta LiteTMS čita i priprema

Trenutni testni tok prihvata PDF-ove, uobičajene formate slika, DOC i DOCX datoteke te EML datoteke e-pošte. Čita kompletan izvor umjesto da traži od korisnika lijepljenje odabranih fragmenata.

Iz tog materijala priprema jedan strukturirani transportni nalog. Zavisno od sadržaja dokumenta, nacrt može uključivati:

1. Nalogodavca i zasebnog platioca.
2. Tačke utovara i istovara, adrese, datume, vremenske okvire, referentne brojeve i kontakt podatke.
3. Opis tereta, težinu, količinu, vrstu pakovanja, palete, dužinske metre (LDM), zapreminu, ADR klasu i temperaturni režim.
4. Registarske oznake vučnog vozila i poluprikolice, podatke o vozaču, cijenu, valutu, PDV i uslove plaćanja.

Podaci koji nedostaju ostaju nepopunjeni. Pravila ekstrakcije izričito nalažu modelu da ne pogađa poreski broj, registarsku oznaku, cijenu ili bilo koju drugu vrijednost koja se ne nalazi u izvornom dokumentu.

Ekran za pregled je mjesto gdje se obavlja ključni posao

Čitanje datoteke je samo prva polovina posla. LiteTMS zatim upoređuje izvučene podatke s evidencijom koja već postoji u firmi.

Poslovni partneri se mogu upariti prema poreskom broju ili nazivu firme. Tačke rute se povezuju sa stvarnim lokacijama. Registarske oznake vozila provjeravaju se u evidenciji voznog parka. Ekran za pregled jasno razdvaja sigurno podudaranje od prijedloga i od stavki koje su ostale neuparene.

Ova razlika je izuzetno važna. Sistem koji samouvjereno popunjava svako polje može prikriti skupe greške. LiteTMS umjesto toga pruža jasan radni sažetak: koji su dokumenti pročitani, šta je izvučeno, šta je upareno, šta je samo prijedlog i šta još zahtijeva ručnu odluku.

Špediter može odabrati drugog predloženog partnera, potražiti tačnu lokaciju, ispraviti izvučene podatke o teretu ili finansijama i odlučiti hoće li dodijeliti prepoznato vozilo. Tek nakon tog pregleda korisnik potvrđuje i kreira nalog kroz standardni LiteTMS modul za izradu naloga.

Šta trenutno testiramo

Proces funkcioniše unutar LiteTMS-a i prolazi kroz završna testiranja prije nego što postane standardni dio kreiranja naloga. Dokumenti u transportnim kompanijama izuzetno se razlikuju. Čisti digitalni PDF, fotografisani dokument, niz e-mail poruka i skenirani dokument s rukopisnim bilješkama predstavljaju sasvim različite izazove.

Provjeravamo više od same tačnosti ekstrakcije. Testiramo je li sažetak uparivanja dovoljno pouzdan, jesu li nesigurni prijedlozi jasno označeni i može li špediter ispraviti izuzetak brže nego što bi ručno unio nalog od početka.

Funkciju uvodimo postepeno i provjeravamo je na većem broju formata dokumenata. To nam daje vremena da unaprijedimo sažetak uparivanja i postupak ručnih ispravki prije zvaničnog pokretanja.

Zašto ovo mijenja radni dan špeditera

Ručni unos oduzima pažnju dva puta. Prvo špediter pročita dokument. Zatim ga čita ponovo dok prepisuje nazive, adrese, datume, reference, teret i vozarine u TMS. Zahtjevniji dio posla počinje tek nakon što kucanje završi.

AI uvoz naloga preusmjerava tu pažnju na izuzetke. Dokument postaje nacrt, podaci o firmi se uparuju gdje god je moguće, a špediter pregleda kratku listu odluka. Matchcode čini isto za poslove koji se ponavljaju, ali iz drugog smjera: počinje s provjerenim internim predloškom umjesto praznog obrasca.

To je povećanje efikasnosti do kojeg nam je stalo. Manje prepisivanja. Više vremena za dijelove špedicije koji zahtijevaju procjenu i donošenje odluka.

AI uvoznik je u završnoj fazi testiranja i uskoro će postati dio standardnog toka za kreiranje naloga. Možete kreirati LiteTMS radni prostor i pratiti napredak na blogu.

Često postavljana pitanja

Može li LiteTMS kreirati nalog iz PDF-a ili e-maila?

AI uvoznik koji se trenutno testira može čitati PDF-ove, slike, Office dokumente i EML datoteke e-pošte, a zatim pripremiti jedan strukturirani nacrt naloga. Korisnik pregleda i potvrđuje taj nacrt prije nego što LiteTMS kreira nalog.

Kreira li AI nalog bez provjere špeditera?

Ne. LiteTMS prvo prikazuje izvučene podatke, podudaranja, prijedloge i neriješene stavke. Špediter ispravlja sve što je potrebno i izričito potvrđuje nalog.

Šta se dešava kada LiteTMS ne može upariti poslovnog partnera ili adresu?

U pregledu se ta stavka označava kao prijedlog ili kao neuparena, umjesto da se pretvara da je rezultat siguran. Korisnik može odabrati drugog kandidata, potražiti tačan zapis ili ručno dodati podatke koji nedostaju.

Po čemu se AI uvoz naloga razlikuje od funkcije Matchcode?

Matchcode polazi od sačuvanog predloška naloga u LiteTMS-u i odgovara poslovima koji se ponavljaju. AI uvoz naloga polazi od vanjskog dokumenta i priprema nacrt na osnovu informacija koje u njemu pronađe.