AI-ordreimport fra dokumenter er nu en del af LiteTMS

Opdatering, 25. september 2026: AI-ordreimport er færdigtestet. Funktionen er implementeret og i drift i LiteTMS, og du finder den på skærmbilledet Add Order. Vi har opdateret denne artikel, så den beskriver funktionen, som den fungerer i dag.

I LiteTMS kan du oprette en ordre direkte ud fra selve transportdokumentet. Du uploader filen, LiteTMS aflæser den, forbereder et struktureret ordrekald, matcher det med data, der allerede findes i dit system, og viser præcis, hvad der stadig kræver opmærksomhed, før ordren oprettes.

Formålet er enkelt: speditøren skal slippe for at indtaste oplysninger, der allerede står i en PDF, en scanning, et Office-dokument eller en e-mail.

To måder at komme i gang på uden en tom formular

Matchcodes, et tilvalgsmodul, håndterer tilbagevendende opgaver. Speditøren kan gemme en gennemprøvet ordreskabelon, finde den frem via kode eller navn og bruge den som udgangspunkt for den næste lignende opgave. Rute, mandskab, dokumenter, geofencing og økonomiafsnit kan alle indgå i det gemte mønster.

AI-importen løser en anden opgave. Ordren kommer udefra, og layoutet er kundens eget, ikke LiteTMS'. I stedet for at opbygge en skabelon til hver enkelt afsender uploader speditøren dokumentet og lader LiteTMS aflæse det.

Det giver to praktiske genveje på skærmbilledet til ordreoprettelse. Brug Matchcode, når opgaven gentager sig. Brug AI, når kilden er et dokument, som nogen ellers skulle have tastet ind felt for felt.

Hvad LiteTMS læser og klargør

En enkelt import kan håndtere op til otte filer: PDF-filer, JPEG-, PNG- og WebP-billeder, DOC- og DOCX-filer samt EML-e-mailfiler. LiteTMS læser hele kildedokumentet i stedet for at bede brugeren om at indsætte udvalgte tekststykker.

Ud fra dette materiale udarbejder systemet en struktureret transportordre. Afhængigt af dokumentets indhold kan kladden omfatte:

1. Ordregiver og en eventuel særskilt betaler.
2. Stop til læsning og aflæsning, adresser, datoer, tidsvinduer, referencer og kontaktoplysninger.
3. Godsbeskrivelse, vægt, mængde, emballage, paller, ladmeter, volumen, ADR-klasse og temperatur.
4. Registreringsnumre på trækker og trailer, chaufføroplysninger, pris, valuta, moms og betalingsbetingelser.

Manglende oplysninger forbliver ubesvarede. Udlæsningsreglerne instruerer udtrykkeligt modellen om ikke at gætte på et momsnummer, en nummerplade, en pris eller andre værdier, der ikke fremgår af kildedokumentet.

Gennemgangsskærmen er der, hvor det reelle arbejde sker

Aflæsningen af filen er kun den halve opgave. Derefter sammenligner LiteTMS de udtrukne data med de oplysninger, der allerede findes i virksomhedens database.

Samhandelspartnere kan matches via CVR- eller momsnummer eller virksomhedsnavn. Stopsteder holdes op mod faktiske adresser og lokationer. Registreringsnumre kontrolleres mod vognparken. Gennemgangsskærmen skelner tydeligt mellem et sikkert match, et forslag og et felt, der fortsat er umatchede.

Denne skelnen er afgørende. Et system, der udfylder alle felter med tilsyneladende sikkerhed, kan skjule dyre fejl. LiteTMS leverer i stedet en overskuelig arbejdsoversigt: hvilke dokumenter der blev læst, hvad der blev udtrukket, hvad der blev matchet, hvad der blot er et forslag, og hvad der fortsat kræver en manuel beslutning. Skærmbilledet angiver desuden klart, at kladden er genereret af AI og bør kontrolleres mod kildedokumenterne.

Speditøren kan vælge en anden foreslået samhandelspartner, søge efter den korrekte lokation, rette udtrukne gods- eller økonomiværdier og beslutte, om et genkendt køretøj skal tilknyttes. Først efter denne gennemgang bekræfter og opretter brugeren ordren via det almindelige ordreoprettelsesmodul i LiteTMS.

Hvorfor et menneske stadig bekræfter hver eneste ordre

Dokumenter fra transportbranchen varierer enormt. En ren, digitalt genereret PDF, et affotograferet papirark, en e-mailtråd og en scanning med håndskrevne noter stiller vidt forskellige krav. Netop derfor er gennemgangen en fast del af processen: usikre forslag markeres som forslag, umatchede data forbliver synlige, og intet bliver til en ordre, før en medarbejder har godkendt det.

Her finder du funktionen

Vælg Add Order for at importere en ordre. Kortet Load order with AI er placeret ved siden af Matchcodes: træk filerne over på kortet, vælg Analyze documents, og gennemgå derefter skærmbilledet. Alle brugere med rettigheder til at oprette ordrer kan benytte funktionen, så længe AI-funktioner er aktiveret for virksomheden. Aflæsning af et dokument bruger AI, så hver import tæller som AI-forbrug til den takst, der fremgår af dit faktureringspanel.

Hvorfor det ændrer speditørens hverdag

Manuel indtastning stjæler opmærksomhed to gange. Først læser speditøren dokumentet. Derefter læses det igen, mens navne, adresser, datoer, referencer, gods og fragtrater tastes ind i transportstyringssystemet. Den krævende del af arbejdet begynder først, når tastearbejdet er overstået.

AI-ordreimport flytter opmærksomheden over på undtagelserne. Dokumentet bliver til et udkast, virksomhedsdata matches hvor det er muligt, og speditøren gennemgår en kort række beslutningspunkter. Matchcodes gør det samme for faste opgaver fra den modsatte vinkel: start med en velkendt intern skabelon i stedet for en tom formular.

Det er den form for effektivisering, vi fokuserer på. Mindre tastearbejde. Mere tid til de dele af speditionen, der kræver faglig vurdering.

Vil du se det på dine egne dokumenter? Kontakt os og tag en transportordre med, som du for nylig har modtaget. Vi indlæser den sammen i LiteTMS og gennemgår det, kontrolskærmen fremhæver.