AI-orderimport från dokument finns nu i LiteTMS

Uppdatering 25 september 2026: AI-orderimport har lämnat teststadiet. Funktionen är implementerad och aktiv i LiteTMS, och du hittar den i vyn Add Order. Vi har uppdaterat artikeln för att beskriva hur funktionen fungerar i dag.

I LiteTMS kan du skapa en order direkt från själva transportdokumentet. Du laddar upp filen, LiteTMS läser av den, förbereder ett strukturerat orderutkast, matchar det mot uppgifter som redan finns i din arbetsyta och visar exakt vad som fortfarande behöver åtgärdas innan ordern skapas.

Målet är enkelt: speditören ska slippa skriva in information som redan finns i en PDF, en inskannad bild, ett Office-dokument eller ett e-postmeddelande.

Två sätt att komma igång utan ett tomt formulär

Matchcodes, en tillvalsmodul, hanterar återkommande uppdrag. En speditör kan spara ett beprövat ordermönster, söka fram det via kod eller namn och använda det som utgångspunkt för nästa liknande körning. Rutt, bemanning, dokument, geofencing och ekonomiska uppgifter kan inkluderas i det sparade mönstret.

AI-importen hanterar ett annat scenario. Ordern kommer utifrån och dess layout tillhör kunden, inte LiteTMS. I stället för att bygga en mall för varje enskild avsändare laddar speditören upp dokumentet och låter LiteTMS läsa av det.

Det ger två praktiska genvägar i vyn för att skapa order. Använd en Matchcode när arbetet upprepar sig. Använd AI när underlaget är ett dokument som någon annars hade behövt kopiera fält för fält.

Vad LiteTMS läser och förbereder

En import hanterar upp till åtta filer: PDF-filer, bildfiler i JPEG-, PNG- och WebP-format, DOC- och DOCX-filer samt EML-e-postfiler. LiteTMS läser hela källdokumentet i stället för att be användaren klistra in valda delar.

Utifrån det materialet sammanställer systemet en strukturerad transportorder. Beroende på vad dokumentet innehåller kan utkastet omfatta:

1. Beställare och en separat betalare.
2. Lastnings- och lossningsstopp, adresser, datum, tidsfönster, referenser och kontaktuppgifter.
3. Godsinformation, vikt, antal, emballage, pallar, flakmeter, volym, ADR-klass och temperatur.
4. Registreringsnummer för dragbil och trailer, föraruppgifter, pris, valuta, moms och betalningsvillkor.

Information som saknas förblir tom. Tolkningsreglerna instruerar uttryckligen modellen att inte gissa organisationsnummer, registreringsnummer, pris eller något annat värde som saknas i källmaterialet.

Det är i granskningsvyn det verkliga arbetet sker

Att läsa filen är bara halva jobbet. Därefter jämför LiteTMS de tolkade uppgifterna med register som företaget redan har.

Motparter kan matchas mot organisationsnummer eller företagsnamn. Stopp kopplas till verkliga platser. Fordonsregistreringar kontrolleras mot fordonsregistret. Granskningsvyn skiljer en säker matchning från ett förslag och från en uppgift som förblir omatchad.

Denna skillnad är viktig. Ett system som självsäkert fyller i varje ruta kan dölja kostsamma misstag. LiteTMS skapar i stället en tydlig arbetssammanfattning: vilka dokument som lästes, vad som tolkades, vad som matchades, vad som bara är ett förslag och vad som fortfarande kräver ett manuellt beslut. Vyn visar också tydligt att utkastet genererades av AI och bör kontrolleras mot källdokumenten.

Speditören kan välja en annan föreslagen motpart, söka efter rätt plats, korrigera tolkade gods- eller ekonomivärden och bestämma om ett identifierat fordon ska tilldelas. Först efter den granskningen bekräftar och skapar användaren ordern via den vanliga orderhanteraren i LiteTMS.

Därför bekräftar en människa fortfarande varje order

Dokument från transportföretag varierar enormt. En ren datorgenererad PDF, ett foto av en sida, en e-posttråd och en inskanning med handskrivna anteckningar innebär helt olika utmaningar. Därför är granskningssteget en fast del av processen: osäkra förslag markeras som just förslag, omatchade uppgifter förblir synliga och ingenting blir en order förrän en person bekräftar det.

Här hittar du funktionen

För att importera en order väljer du Add Order. Kortet Load order with AI sitter bredvid Matchcodes: släpp filerna där, välj Analyze documents och gå sedan igenom granskningsvyn. Alla som kan skapa order kan använda funktionen, så länge AI-funktioner är aktiverade för företaget. Dokumentavläsningen använder AI, så varje import räknas som AI-användning enligt den taxa som visas i din faktureringspanel.

Därför förändrar detta speditörens vardag

Manuell inmatning stjäl uppmärksamhet två gånger. Först läser speditören dokumentet. Därefter läser de det igen medan namn, adresser, datum, referenser, gods och fraktpriser kopieras över till TMS-systemet. Den svåra delen av arbetet börjar först när inknappandet är klart.

AI-orderimport flyttar fokus till avvikelserna. Dokumentet omvandlas till ett utkast, företagsuppgifterna matchas där det är möjligt och speditören går igenom ett fåtal beslutspunkter. Matchcodes gör samma sak för återkommande uppdrag från andra hållet: utgå från en beprövad intern mall i stället för ett tomt formulär.

Det är den effektivitetsvinsten vi vill åt. Mindre kopiering. Mer tid för de delar av speditionsarbetet som kräver mänskligt omdöme.

Vill ni se hur det fungerar med era egna underlag? Kontakta oss och ta fram en transportorder som ni nyligen har tagit emot. Vi läser in den i LiteTMS tillsammans och går igenom vad som markeras i granskningsvyn.

Vanliga frågor

Kan LiteTMS skapa en order från en PDF eller ett e-postmeddelande?

Ja. AI-importen läser PDF-filer, bilder, DOC- och DOCX-filer samt EML-filer (e-post), upp till åtta per import, och förbereder ett strukturerat orderutkast. Användaren granskar och godkänner utkastet innan LiteTMS skapar ordern.

Skapar AI ordern utan att en speditör kontrollerar den?

Nej. LiteTMS visar först utlästa uppgifter, matchningar, förslag och oklara punkter. Speditören korrigerar det som behövs och bekräftar ordern uttryckligen.

Vad händer om LiteTMS inte kan matcha en motpart eller adress?

Granskningen markerar posten som ett förslag eller som omatchad i stället för att låtsas som att resultatet är säkert. Användaren kan välja ett annat alternativ, söka efter rätt post eller lägga till saknade uppgifter manuellt.

Kostar AI-orderimport extra?

Att läsa in ett dokument använder AI, så varje import räknas som AI-användning och debiteras enligt taxan i faktureringsöversikten. Själva ordern medför ingen kostnad per post.

Hur skiljer sig AI-orderimport från en Matchcode?

En Matchcode utgår från ett sparat ordermönster i LiteTMS och passar för återkommande uppdrag. AI-orderimport utgår från ett externt dokument och förbereder ett utkast utifrån informationen i dokumentet.