Vi testar AI-baserad orderimport från dokument

Vi testar just nu en AI-baserad orderimport i LiteTMS som läser transportdokument, skapar ett strukturerat orderutkast, matchar det mot befintliga uppgifter i arbetsytan och visar speditören exakt vad som behöver åtgärdas innan ordern skapas.

Målet är enkelt: speditörer ska inte behöva mata in information manuellt som redan finns i en PDF, en inskannad fil, ett office-dokument eller ett e-postmeddelande.

Två sätt att slippa börja med ett tomt formulär

Matchcodes hanterar redan återkommande transporter. En speditör kan spara ett beprövat ordermönster, söka fram det via kod eller namn och använda det som utgångspunkt för nästa liknande uppdrag. Rutt, bemanning, dokument, geofencing och ekonomiska uppgifter kan alla ingå i det sparade mönstret.

AI-importen löser en helt annan situation. Ordern kommer utifrån och layouten styrs av kunden, inte av LiteTMS. I stället för att bygga en mall för varje enskild avsändare laddar speditören upp dokumentet och låter LiteTMS läsa av det.

Det ger orderskapandet två praktiska genvägar. Använd Matchcode när transporterna upprepas. Använd AI när underlaget är ett dokument som någon annars hade behövt skriva av fält för fält.

Vad LiteTMS läser och förbereder

Det aktuella testflödet hanterar PDF-filer, vanliga bildformat, DOC- och DOCX-filer samt EML-filer från e-post. Systemet läser hela källan i stället för att kräva att användaren klistrar in utvalda textstycken.

Utifrån underlaget förbereds en strukturerad transportorder. Beroende på vad dokumentet innehåller kan utkastet omfatta:

1. Beställare och en eventuell separat betalare.
2. Lastnings- och lossningsstopp, adresser, datum, tidsfönster, referenser och kontaktuppgifter.
3. Godsbeskrivning, vikt, kvantitet, emballage, pallar, flakmeter, volym, ADR-klass och temperatur.
4. Registreringsnummer för dragbil och trailer, föraruppgifter, pris, valuta, moms och betalningsvillkor.

Information som saknas förblir tom. Tolkningsreglerna instruerar uttryckligen modellen att inte gissa organisationsnummer, registreringsnummer, pris eller något annat värde som inte finns i underlaget.

Det verkliga arbetet sker i granskningsvyn

Att läsa av filen är bara halva jobbet. Därefter jämför LiteTMS de tolkade uppgifterna med befintlig information i systemet.

Parter kan matchas på organisationsnummer eller företagsnamn. Stopp kopplas till faktiska platser. Registreringsnummer stäms av mot fordonsregistret. Granskningsvyn skiljer tydligt på en säker matchning, ett förslag och uppgifter som inte alls kunde matchas.

Den skillnaden är avgörande. Ett system som fyller i varje fält med skenbar säkerhet kan dölja kostsamma misstag. LiteTMS visar i stället en tydlig sammanfattning: vilka dokument som lästes, vad som tolkades, vad som matchades, vad som bara är ett förslag och vad som fortfarande kräver ett manuellt beslut.

Speditören kan välja en annan föreslagen part, söka fram rätt plats, korrigera tolkade uppgifter om gods eller ekonomi och besluta om ett identifierat fordon ska tilldelas. Först efter den granskningen bekräftar användaren och skapar ordern genom den vanliga orderfunktionen i LiteTMS.

Vad vi testar just nu

Flödet fungerar i LiteTMS och genomgår nu de sista testerna innan det blir en standardfunktion vid orderskapande. Dokument inom transportbranschen ser väldigt olika ut. En ren, digitalt genererad PDF, ett foto av ett papper, en e-posttråd och en inskannad handling med handskrivna anteckningar innebär alla olika utmaningar.

Vi kontrollerar mer än bara träffsäkerheten vid tolkningen. Vi testar om matchningsöversikten är tillräckligt transparent, om osäkra förslag markeras tydligt och om en speditör kan hantera avvikelser snabbare än att mata in hela ordern från grunden.

Vi rullar ut funktionen stegvis och testar den mot fler typer av dokumentlayouter. Det ger oss tid att förbättra matchningsöversikten och hanteringen av manuella korrigeringar före den fullständiga lanseringen.

Varför detta gör skillnad i speditörens vardag

Manuell inmatning stjäl fokus i två omgångar. Först läser speditören dokumentet. Sedan läser speditören det en gång till för att skriva av namn, adresser, datum, referenser, godsuppgifter och priser till transportledningssystemet. Det verkligt krävande arbetet börjar först när knappandet är klart.

AI-orderimport flyttar fokus direkt till avvikelserna. Dokumentet omvandlas till ett utkast, företagsdata matchas där det är möjligt och speditören behöver bara ta ställning till en kort lista med beslut. Matchcodes gör samma sak för återkommande arbete fast från andra hållet: utgå från ett beprövat internt mönster i stället för ett tomt formulär.

Det är den effektivitetsvinsten vi är ute efter. Mindre avskrift. Mer tid för de delar av speditionsarbetet som kräver professionellt omdöme.

AI-importen befinner sig i slutskedet av testningen och kommer snart att ingå i det vanliga flödet för orderskapande. Du kan skapa en LiteTMS-arbetsyta och följa utvecklingen på bloggen.

Vanliga frågor

Kan LiteTMS skapa en order från en PDF eller ett e-postmeddelande?

Den AI-import som testas just nu kan läsa PDF-filer, bilder, office-dokument och EML-filer från e-post, och därefter sammanställa ett strukturerat orderutkast. Användaren granskar och godkänner utkastet innan LiteTMS skapar ordern.

Skapar AI:n ordern utan att en speditör granskar den?

Nej. LiteTMS visar först tolkade data, matchningar, förslag och oklara punkter. Speditören gör eventuella korrigeringar och bekräftar sedan ordern uttryckligen.

Vad händer när LiteTMS inte kan matcha en part eller en adress?

I granskningen markeras uppgiften som ett förslag eller som omatchad i stället för att låtsas att resultatet är säkert. Användaren kan välja ett annat alternativ, söka fram rätt post eller lägga till saknade uppgifter manuellt.

Vad är skillnaden mellan AI-orderimport och en Matchcode?

En Matchcode utgår från ett sparat ordermönster i LiteTMS och passar bäst för återkommande transporter. AI-orderimport utgår från ett externt dokument och sammanställer ett utkast utifrån informationen i underlaget.