Testujeme import objednávek z dokumentů pomocí AI

V LiteTMS testujeme AI importér objednávek, který načte přepravní doklad, připraví strukturovaný koncept objednávky, spáruje jej s daty v pracovním prostoru a speditérovi přesně ukáže, co ještě vyžaduje pozornost před jejím vytvořením.

Cíl je jednoduchý: speditér by neměl ručně přepisovat údaje, které už existují v PDF, skenu, kancelářském dokumentu nebo e-mailu.

Dva způsoby, jak nezačínat s prázdným formulářem

Opakující se přepravy už dnes řeší Matchcode. Speditér si může uložit osvědčenou šablonu objednávky, vyhledat ji podle kódu nebo názvu a použít ji jako výchozí bod pro další podobnou přepravu. Uložená šablona může obsahovat trasu, posádku, dokumenty, geofencing i finanční položky.

AI importér řeší jinou situaci. Objednávka přichází zvenčí a její struktura odpovídá zvyklostem zákazníka, nikoli LiteTMS. Místo vytváření šablony pro každého odesílatele nahraje speditér dokument do systému a nechá LiteTMS, aby jej přečetl.

Obrazovka pro vytvoření objednávky tak nabízí dvě praktické zkratky. Když se přeprava opakuje, použijte Matchcode. Když je podkladem dokument, který by jinak někdo musel přepisovat kolonku po kolonce, využijte AI.

Co LiteTMS přečte a připraví

Aktuální testovací verze zpracovává soubory PDF, běžné obrázkové formáty, dokumenty DOC a DOCX i e-maily ve formátu EML. Načítá celý zdrojový soubor, takže uživatel nemusí vkládat vybrané úryvky.

Z těchto podkladů připraví jednu strukturovanou přepravní objednávku. Podle obsahu dokumentu může koncept zahrnovat:

1. Objednavatele a případně odlišného plátce.
2. Nakládky a vykládky, adresy, termíny, časová okna, referenční čísla a kontaktní údaje.
3. Popis nákladu, hmotnost, množství, druh balení, palety, ložné metry, objem, třídu ADR a teplotní režim.
4. Registrační značky tahače a návěsu, údaje o řidiči, cenu, měnu, DPH a platební podmínky.

Chybějící informace zůstávají nevyplněné. Pravidla pro vytěžování dat modelu výslovně zakazují domýšlet si daňové identifikační číslo, registrační značku, cenu nebo jakoukoli jinou hodnotu, která ve zdroji chybí.

Kontrolní obrazovka: kde probíhá to nejdůležitější

Přečtení souboru představuje jen první polovinu práce. LiteTMS následně vytěžená data porovná se záznamy, které už v systému máte.

Obchodní partnery lze spárovat podle DIČ nebo názvu firmy. Zastávky se přiřadí ke konkrétním místům. Registrační značky se zkontrolují vůči evidenci vozového parku. Kontrolní obrazovka zřetelně odděluje jednoznačnou shodu od pouhého návrhu a od položek, které se spárovat nepodařilo.

Tento rozdíl je zásadní. Systém, který sebevědomě vyplní každé pole, může snadno skrýt nákladné chyby. LiteTMS proto raději připraví přehledný pracovní souhrn: které dokumenty přečetl, co z nich vytěžil, co úspěšně spároval, co je pouze návrh a co vyžaduje ruční rozhodnutí.

Speditér může vybrat jiného navrženého partnera, vyhledat správné místo, upravit vytěžené údaje o nákladu nebo financích a rozhodnout, zda přiřadí rozpoznané vozidlo. Teprve po této kontrole uživatel návrh potvrdí a vytvoří objednávku běžným zápisem v LiteTMS.

Co právě testujeme

Celý proces už v LiteTMS funguje a prochází závěrečným testováním, než se stane standardní součástí vytváření objednávek. Dokumenty od dopravních firem bývají velmi různorodé. Čisté vygenerované PDF, vyfotografovaný list papíru, e-mailová konverzace i sken s ručně psanými poznámkami přinášejí pokaždé jiné výzvy.

Ověřujeme víc než jen přesnost samotného vytěžování. Testujeme, zda je přehled spárování dostatečně spolehlivý, zda jsou nejisté návrhy zřetelně označeny a zda speditér dokáže výjimky opravit rychleji, než kdyby objednávku zadával od nuly.

Funkci zavádíme postupně a ověřujeme ji na dalších typech dokumentů. Díky tomu máme prostor zdokonalit přehled spárování i postup pro ruční úpravy ještě před ostrým spuštěním.

Proč to mění každodenní práci speditéra

Ruční zadávání bere pozornost dvakrát. Nejprve si speditér dokument přečte. Pak jej čte znovu, když do TMS přepisuje názvy, adresy, termíny, reference, náklad a sazby. Ta náročnější část práce přitom začíná až ve chvíli, kdy přepisování skončí.

AI import objednávek přesouvá pozornost k výjimkám. Dokument se promění v koncept, firemní data se tam, kde je to možné, spárují a speditér projde jen krátký seznam rozhodnutí. Matchcode dělá totéž pro opakující se přepravy z opačné strany: místo prázdného formuláře nabídne ověřenou interní šablonu.

Přesně o takové zvýšení efektivity nám jde. Méně přepisování. Více času na spediční práci, která vyžaduje vlastní úsudek.

AI importér je v závěrečné fázi testování a brzy se stane běžnou součástí zakládání objednávek. Můžete si vytvořit pracovní prostor v LiteTMS a sledovat další vývoj na našem blogu.