Import objednávek z dokumentů pomocí AI je nyní součástí LiteTMS

Aktualizace, 25. září 2026: Import objednávek pomocí AI opustil testovací fázi. Je nasazen a plně funkční v LiteTMS a najdete jej na obrazovce Přidat objednávku. Tento článek jsme aktualizovali tak, aby popisoval fungování této funkce v její aktuální podobě.

V LiteTMS můžete vytvořit objednávku přímo ze samotného přepravního dokladu. Nahrajete soubor, LiteTMS jej přečte, připraví strukturovaný koncept objednávky, porovná jej s existujícími daty ve vašem pracovním prostoru a přesně označí, co ještě vyžaduje vaši pozornost před samotným vytvořením objednávky.

Cíl je prostý: ušetřit dispečerům a speditérům přepisování údajů, které už mají k dispozici v PDF, skenu, kancelářském dokumentu nebo e-mailu.

Dva způsoby, jak nezačínat s prázdným formulářem

Matchcodes, volitelný modul, slouží pro opakující se práci. Speditér si může uložit osvědčenou šablonu objednávky, vyhledat ji podle kódu či názvu a použít ji jako výchozí bod pro další podobnou zakázku. Uložený vzor může zahrnovat trasu, osádku, dokumenty, geofencing i finanční položky.

Importér s umělou inteligencí řeší jinou situaci. Objednávka přichází zvenčí a její strukturu určuje zákazník, nikoli LiteTMS. Místo vytváření šablony pro každého odesílatele nahraje speditér dokument a nechá LiteTMS, aby jej přečetl.

Obrazovka pro vytvoření objednávky tak nabízí dvě praktické zkratky. Použijte Matchcode, pokud se práce opakuje. Použijte AI, pokud je podkladem dokument, ze kterého by jinak někdo musel přepisovat kolonku po kolonce.

Co LiteTMS přečte a připraví

Jeden import zvládne až osm souborů: PDF, obrázky ve formátech JPEG, PNG a WebP, dokumenty DOC a DOCX nebo e-mailové soubory EML. LiteTMS čte celý zdrojový soubor, aniž by po uživateli vyžadoval vkládání vybraných úryvků.

Z těchto podkladů připraví jednu strukturovanou přepravní objednávku. V závislosti na obsahu dokumentu může koncept zahrnovat:

1. Objednatele a případně odlišného plátce.
2. Místa nakládky a vykládky, adresy, termíny, časová okna, referenční čísla a kontaktní údaje.
3. Popis nákladu, hmotnost, množství, druh balení, palety, ložné metry, objem, třídu ADR a požadovanou teplotu.
4. Registrační značky tahače a návěsu, údaje o řidiči, cenu, měnu, DPH a platební podmínky.

Chybějící informace zůstanou prázdné. Pravidla pro vytěžování dat výslovně instruují model, aby nedomýšlel daňová identifikační čísla (DIČ/IČO), registrační značky, cenu ani žádnou jinou hodnotu, která v předloze chybí.

Kontrolní obrazovka je místo, kde probíhá to podstatné

Přečtení souboru představuje jen první polovinu práce. LiteTMS následně porovná vytěžená data se záznamy, které už v systému máte.

Obchodní partnery lze spárovat podle IČO/DIČ nebo názvu společnosti. Zastávky se přiřazují ke skutečným místům na mapě. Registrační značky vozidel se ověřují vůči evidenci vozového parku. Kontrolní obrazovka přehledně odlišuje jednoznačnou shodu od pouhého návrhu a od položek, které zůstaly nespárované.

Tento rozdíl je zásadní. Systém, který suverénně vyplní každé políčko, může snadno zamaskovat nákladné chyby. LiteTMS naproti tomu nabídne srozumitelný pracovní přehled: které dokumenty byly přečteny, co bylo vytěženo, co se podařilo spárovat, co je pouhý návrh a co vyžaduje ruční rozhodnutí. Obrazovka také jasně uvádí, že koncept vygenerovala umělá inteligence a je třeba jej zkontrolovat podle zdrojových dokumentů.

Speditér může zvolit jiného z navržených partnerů, vyhledat správné místo, upravit vytěžené údaje o nákladu nebo financích a rozhodnout, zda přiřadit rozpoznané vozidlo. Teprve po této kontrole uživatel objednávku potvrdí a vytvoří prostřednictvím standardního formuláře LiteTMS.

Proč každou objednávku stále potvrzuje člověk

Dokumenty v dopravě mívají nejrůznější podobu. Čisté strojové PDF, vyfotografovaný list papíru, e-mailová konverzace i sken s ručně psanými poznámkami přinášejí různé komplikace. Právě proto je součástí celého procesu krok kontroly: nejisté shody jsou označeny jako návrhy, nespárované položky zůstávají viditelné a nic se nestane závaznou objednávkou, dokud to nepotvrdí člověk.

Kde tuto funkci najdete

Chcete-li importovat objednávku, zvolte možnost Přidat objednávku. Karta Načíst objednávku pomocí AI se nachází hned vedle Matchcodes: přetáhněte na ni soubory, klikněte na Analyzovat dokumenty a poté projděte kontrolní obrazovku. Funkci může využívat každý, kdo má oprávnění vytvářet objednávky, pokud jsou pro danou společnost zapnuty funkce AI. Čtení dokumentu využívá umělou inteligenci, takže se každý import započítává do spotřeby AI podle tarifu uvedeného ve vašem panelu vyúčtování.

Proč to mění každodenní práci dispečera a speditéra

Ruční zadávání odčerpává pozornost nadvakrát. Speditér si nejprve dokument přečte. Poté jej čte znovu, když přepisuje názvy, adresy, termíny, reference, parametry nákladu a ceny do TMS. Přitom ta skutečně náročná část práce začíná teprve ve chvíli, kdy je přepisování hotovo.

Import objednávek pomocí AI přesouvá tuto pozornost na výjimky. Z dokumentu se stane koncept, firemní data se v maximální možné míře spárují a speditér projde jen krátký seznam rozhodnutí. Funkce Matchcode dělá totéž pro opakující se přepravy z opačné strany: místo prázdného formuláře začínáte s ověřenou interní šablonou.

Přesně o takové zvýšení efektivity nám jde. Méně přepisování. Více času na ty části spedice, které vyžadují odborný úsudek.

Chcete si to vyzkoušet na vlastních podkladech? Kontaktujte nás a připravte si přepravní objednávku, kterou jste nedávno obdrželi. Společně ji v LiteTMS načteme a projdeme vše, na co vás kontrolní obrazovka upozorní.