Тестваме импортиране на поръчки от документи с AI

Тестваме AI модул за импортиране на поръчки в LiteTMS, който разчита транспортен документ, подготвя структурирана чернова на поръчката, съпоставя я с данните в работното пространство и показва на спедитора точно какво изисква внимание преди финалното създаване на поръчката.

Целта е проста: спедиторът да спре да преписва данни, които вече се намират в PDF, сканирано копие, текстов документ или имейл.

Два начина да започнете без празен формуляр

Matchcode шаблоните вече обработват повтарящите се заявки. Спедиторът може да запази проверен модел на поръчка, да го намери по код или наименование и да го използва като отправна точка за следващия сходен курс. Маршрутът, екипажът, документите, геозоните и финансовите полета могат да бъдат включени в запазения шаблон.

AI импортирането решава друг казус. Поръчката идва извън системата и нейният формат е определен от клиента, а не от LiteTMS. Вместо да конфигурира отделен шаблон за всеки изпращач, спедиторът просто качва документа и LiteTMS го прочита.

Така екранът за създаване на поръчки получава два практични преки пътя. Използвайте Matchcode при повтаряща се работа. Използвайте AI, когато източникът е документ, чиито данни иначе някой би трябвало да преписва поле по поле.

Какво разчита и подготвя LiteTMS

Текущата тестова версия приема PDF файлове, популярни графични формати, DOC и DOCX файлове, както и EML имейл файлове. Системата прочита целия източник, без да изисква от потребителя да копира и поставя отделни части.

От тези данни тя подготвя една структурирана транспортна поръчка. В зависимост от съдържанието на документа черновата може да включва:

1. Възложител и отделен платец.
2. Точки на товарене и разтоварване, адреси, дати, времеви прозорци, референтни номера и контакти.
3. Описание на товара, тегло, брой, опаковка, палети, товарни метри, обем, ADR клас и температурен режим.
4. Регистрационни номера на влекача и полуремаркето, данни за шофьора, цена, валута, ДДС и условия за плащане.

Липсващата информация остава празна. Правилата за извличане изрично забраняват на модела да отгатва данъчни номера, регистрационни табели, цени или каквито и да било други стойности, които отсъстват от изходния документ.

Екранът за преглед е мястото, където се върши същинската работа

Разчитането на файла е само първата половина от задачата. След това LiteTMS сравнява извлечените данни със записите, които вече съществуват в системата на фирмата.

Контрагентите могат да бъдат съпоставени по данъчен номер или име на фирмата. Точките на спиране се свързват с реални локации. Регистрационните номера на превозните средства се проверяват в регистъра на автопарка. Екранът за преглед ясно разграничава точното съвпадение от предложението и от данните, за които няма намерено съответствие.

Тази разлика е ключова. Система, която попълва всяко поле със самочувствие, може да скрие скъпоструващи грешки. LiteTMS вместо това генерира ясна работна справка: кои документи са прочетени, какво е извлечено, какво е съпоставено успешно, какво е само предложение и какво все още изисква ръчно решение.

Спедиторът може да избере друг предложен контрагент, да потърси точната локация, да коригира извлечените данни за товара или финансите и да реши дали да назначи разпознатото превозно средство. Едва след този преглед потребителят потвърждава и създава поръчката през стандартния модул за поръчки на LiteTMS.

Какво тестваме в момента

Процесът вече работи в LiteTMS и преминава през финални тестове, преди да стане стандартна част от създаването на поръчки. Документите в транспортния бранш варират значително. Чист генериран PDF, заснета с телефон страница, кореспонденция по имейл или сканиран лист с бележки на ръка поставят напълно различни предизвикателства.

Проверяваме не само точността на извличане. Тестваме дали обобщението за съпоставяне е достатъчно коректно, дали несигурните предложения са ясно обозначени и дали спедиторът може да коригира изключение по-бързо, отколкото ако въвеждаше поръчката от нулата.

Въвеждаме функционалността постепенно и я проверяваме спрямо повече видове документи. Това ни дава време да усъвършенстваме обобщението от съпоставянето и процеса на ръчна корекция преди официалния старт.

Защо това променя ежедневието на спедитора

Ръчното въвеждане отнема вниманието два пъти. Първо спедиторът чете документа. След това го чете отново, докато преписва имена, адреси, дати, референции, параметри на товара и навла в TMS системата. Същинската и по-сложна част от работата започва едва след като преписването приключи.

Импортирането на поръчки чрез AI насочва това внимание към изключенията. Документът се превръща в чернова, фирмените данни се съпоставят там, където е възможно, а спедиторът преглежда само кратък списък от решения. Matchcode шаблоните правят същото за регулярните курсове, но от друга посока: започвате с надежден вътрешен модел вместо с празен формуляр.

Това е повишаването на ефективността, към което се стремим. По-малко преписване. Повече време за задачите в спедицията, които изискват преценка и опит.

Модулът за импортиране чрез AI е във финална фаза на тестване и скоро ще стане част от стандартния процес по създаване на поръчки. Можете да създадете работно пространство в LiteTMS и да следите развитието му в блога.