Импортът на поръчки от документи чрез AI вече е част от LiteTMS

Актуализация, 25 септември 2026 г.: Импортът на поръчки чрез AI вече излезе от тестова фаза. Функцията е внедрена и работи в LiteTMS, като ще я намерите на екрана „Add Order“. Актуализирахме тази статия, за да опишем как функционира тя днес.

В LiteTMS можете да стартирате поръчка директно от самия транспортен документ. Качвате файла, LiteTMS го прочита, подготвя структуриран проект на поръчка, съпоставя го с данните, които вече са във вашето работно пространство, и показва точно какво още изисква внимание преди поръчката да бъде създадена.

Целта е проста: спедиторът да спре да въвежда информация, която вече се намира в PDF, сканирано копие, офис документ или имейл.

Два начина да започнете без празен формуляр

Matchcodes, опционален модул, поема повтарящите се задачи. Спедиторът може да запази проверен шаблон на поръчка, да го намери по код или име и да го използва като отправна точка за следващия подобен курс. Маршрутът, екипажът, документите, геозоните (geofencing) и финансовите секции могат да бъдат включени в запазения шаблон.

AI импортът решава друг казус. Поръчката идва извън системата и нейното оформление е на клиента, а не на LiteTMS. Вместо да създава шаблон за всеки изпращач, спедиторът просто качва документа и оставя LiteTMS да го разчете.

Така екранът за създаване на поръчки получава два практични преки пътя. Използвайте Matchcode при повтаряща се работа. Използвайте AI, когато източникът е документ, чиито данни иначе някой би трябвало да преписва поле по поле.

Какво разчита и подготвя LiteTMS

Един импорт приема до осем файла: PDF документи, изображения във формати JPEG, PNG и WebP, DOC и DOCX файлове, както и EML файлове с имейли. LiteTMS прочита целия първичен документ, вместо да кара потребителя да поставя отделни откъси.

От тези материали системата подготвя една структурирана транспортна поръчка. В зависимост от съдържанието на документа, проектът може да включва:

1. Възложителя и отделен платец.
2. Точки за товарене и разтоварване, адреси, дати, времеви прозорци, референтни номера и данни за контакт.
3. Описание на товара, тегло, брой, опаковка, палети, товарни метри, обем, ADR клас и температурен режим.
4. Регистрационни номера на влекача и ремаркето, данни за шофьора, цена, валута, ДДС и условия за плащане.

Липсващата информация остава непопълнена. Правилата за извличане изрично указват на модела да не отгатва данъчен номер, регистрационен номер, цена или каквато и да е друга стойност, която отсъства от източника.

Екранът за преглед е мястото, където се върши съществената работа

Разчитането на файла е само първата половина от задачата. След това LiteTMS сравнява извлечените данни със записите, които фирмата вече поддържа в системата.

Контрагентите могат да бъдат съпоставени по данъчен номер или име на фирмата. Точките на спиране се свързват с реални географски локации. Регистрационните номера се проверяват спрямо регистъра на автопарка. Екранът за преглед ясно разграничава сигурното съвпадение от предложението и от записите, за които не е намерено съответствие.

Тази разлика е съществена. Система, която самоуверено попълва всяко поле, може да прикрие скъпоструващи грешки. LiteTMS вместо това изготвя ясно работно обобщение: кои документи са прочетени, какво е извлечено, какво е съпоставено успешно, какво е само предложение и какво все още изисква ръчно решение. На екрана също така изрично се посочва, че черновата е генерирана от AI и трябва да бъде сверена с първичните документи.

Спедиторът може да избере друг предложен контрагент, да потърси правилната локация, да коригира извлечените стойности за товара или финансите и да реши дали да назначи разпознатото превозно средство. Едва след този преглед потребителят потвърждава и създава поръчката чрез стандартния модул за въвеждане на поръчки в LiteTMS.

Защо човек все пак потвърждава всяка поръчка

Документите в транспортния бранш варират значително. Чист софтуерно генериран PDF, заснета с телефон страница, кореспонденция по имейл или сканирано копие с бележки на ръка създават напълно различни предизвикателства. Ето защо стъпката за преглед е задължителна част от процеса: несигурните предложения се маркират като предложения, несъпоставените данни остават видими и нищо не се превръща в поръчка, докато човек не го потвърди.

Къде да намерите функцията

За да импортирате поръчка, изберете „Add Order“. Картата „Load order with AI“ се намира до Matchcodes: пуснете файловете върху нея, изберете „Analyze documents“, след което преминете през екрана за преглед. Всеки служител с права за създаване на поръчки може да използва функцията, стига AI опциите да са активирани за компанията. Тъй като разчитането на документ използва AI, всеки импорт се отчита като използване на изкуствен интелект според тарифата в панела ви за таксуване.

Защо това променя работния ден на спедитора

Ръчното въвеждане отнема от вниманието два пъти. Първо спедиторът чете документа. След това го чете отново, докато преписва имена, адреси, дати, референтни номера, товари и навла в TMS системата. Трудната част от работата започва едва след като въвеждането приключи.

Импортирането на поръчки с изкуствен интелект насочва това внимание към изключенията. Документът се превръща в чернова, фирмените данни се съпоставят, където е възможно, а спедиторът преглежда кратък списък с решения. Функцията Matchcode прави същото за регулярните курсове, но от обратната посока: започвате с проверен вътрешен шаблон вместо с празен формуляр.

Точно това е повишаването на ефективността, към което се стремим. По-малко преписване. Повече време за задачите в спедицията, които изискват преценка.

Искате ли да видите как работи с вашите документи? Свържете се с нас и изберете транспортна поръчка, която сте получили наскоро. Заедно ще я заредим в LiteTMS и ще прегледаме какво извежда екранът за проверка.

Често задавани въпроси

Може ли LiteTMS да създаде поръчка от PDF или имейл?

Да. Модулът за импортиране с AI разчита PDF файлове, изображения, формати DOC и DOCX, както и EML файлове на имейли (до осем на един импорт) и подготвя една структурирана чернова на поръчка. Потребителят преглежда и потвърждава черновата, преди LiteTMS да създаде поръчката.

Създава ли изкуственият интелект поръчката без преглед от спедитор?

Не. LiteTMS първо показва извлечените данни, съвпаденията, предложенията и нерешените позиции. Спедиторът коригира необходимото и изрично потвърждава поръчката.

Какво се случва, когато LiteTMS не успее да съпостави контрагент или адрес?

Екранът за преглед маркира позицията като предложение или несъпоставена, вместо да предполага сигурност в резултата. Потребителят може да избере друго предложение, да потърси правилния запис или да въведе липсващите данни ръчно.

Заплаща ли се допълнително импортирането на поръчки с AI?

Разчитането на документи използва AI, затова всеки импорт се отчита като потребление на изкуствен интелект и се таксува според тарифата в панела за фактуриране. За самия запис на поръчката няма такса.

Каква е разликата между импортиране на поръчка с AI и Matchcode?

Matchcode започва от запазен шаблон за поръчка в LiteTMS и е подходящ за регулярна работа. Импортирането с AI започва от външен документ и подготвя чернова въз основа на намерената в него информация.