Δοκιμάζουμε την εισαγωγή παραγγελιών από έγγραφα με τεχνητή νοημοσύνη

Δοκιμάζουμε στο LiteTMS μια λειτουργία εισαγωγής παραγγελιών με AI, η οποία διαβάζει ένα μεταφορικό έγγραφο, ετοιμάζει ένα δομημένο προσχέδιο παραγγελίας, το αντιστοιχίζει με τα δεδομένα που υπάρχουν ήδη στον χώρο εργασίας και δείχνει στον διαμεταφορέα ακριβώς τι χρειάζεται προσοχή πριν από τη δημιουργία της παραγγελίας.

Ο στόχος είναι απλός: να σταματήσει ο διαμεταφορέας να πληκτρολογεί στοιχεία που βρίσκονται ήδη σε ένα PDF, ένα σκανάρισμα, ένα έγγραφο γραφείου ή ένα email.

Δύο τρόποι για να ξεκινήσετε χωρίς κενή φόρμα

Τα Matchcodes χειρίζονται ήδη τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Ο διαμεταφορέας μπορεί να αποθηκεύσει ένα δοκιμασμένο πρότυπο παραγγελίας, να το βρει βάσει κωδικού ή ονόματος και να το χρησιμοποιήσει ως αφετηρία για την επόμενη παρόμοια μεταφορά. Το δρομολόγιο, το πλήρωμα, τα έγγραφα, το geofencing και τα οικονομικά στοιχεία μπορούν να συμπεριληφθούν στο αποθηκευμένο πρότυπο.

Ο μηχανισμός εισαγωγής AI αντιμετωπίζει μια διαφορετική περίπτωση. Η παραγγελία φτάνει έξω από το σύστημα και η διάταξή της ανήκει στον πελάτη, όχι στο LiteTMS. Αντί να δημιουργεί ένα πρότυπο για κάθε αποστολέα, ο διαμεταφορέας ανεβάζει το έγγραφο και αφήνει το LiteTMS να το διαβάσει.

Αυτό δίνει στην οθόνη δημιουργίας παραγγελίας δύο πρακτικές συντομεύσεις. Χρησιμοποιήστε ένα Matchcode όταν η εργασία επαναλαμβάνεται. Χρησιμοποιήστε AI όταν η πηγή είναι ένα έγγραφο που διαφορετικά θα έπρεπε να αντιγραφεί πεδίο προς πεδίο.

Τι διαβάζει και τι προετοιμάζει το LiteTMS

Η τρέχουσα δοκιμαστική διαδικασία δέχεται αρχεία PDF, συνήθεις μορφές εικόνας, αρχεία DOC και DOCX, καθώς και αρχεία email EML. Διαβάζει ολόκληρο το πρωτότυπο αντί να ζητά από τον χρήστη να επικολλήσει επιλεγμένα αποσπάσματα.

Από αυτό το υλικό, προετοιμάζει μία δομημένη εντολή μεταφοράς. Ανάλογα με το περιεχόμενο του εγγράφου, το προσχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Τον εντολέα και ξεχωριστό πληρωτή.
2. Σημεία φόρτωσης και εκφόρτωσης, διευθύνσεις, ημερομηνίες, χρονικά παράθυρα, κωδικούς αναφοράς και στοιχεία επικοινωνίας.
3. Περιγραφή φορτίου, βάρος, ποσότητα, συσκευασία, παλέτες, μέτρα φόρτωσης (ldm), όγκο, κλάση ADR και θερμοκρασία.
4. Αριθμούς κυκλοφορίας τράκτορα και επικαθήμενου, στοιχεία οδηγού, ναύλο, νόμισμα, ΦΠΑ και όρους πληρωμής.

Ό,τι λείπει παραμένει κενό. Οι κανόνες εξαγωγής καθορίζουν ρητά στο μοντέλο να μην μαντεύει ΑΦΜ, πινακίδα κυκλοφορίας, τιμή ή οποιαδήποτε άλλη τιμή που απουσιάζει από το πρωτότυπο έγγραφο.

Στην οθόνη ελέγχου γίνεται η πραγματική δουλειά

Η ανάγνωση του αρχείου είναι μόνο το πρώτο μισό της εργασίας. Στη συνέχεια, το LiteTMS συγκρίνει τα εξαγόμενα δεδομένα με τις εγγραφές που τηρεί ήδη η εταιρεία.

Οι συναλλασσόμενοι μπορούν να αντιστοιχιστούν βάσει ΑΦΜ ή επωνυμίας. Τα σημεία διαδρομής συνδέονται με πραγματικές τοποθεσίες. Οι αριθμοί κυκλοφορίας ελέγχονται στο μητρώο του στόλου. Η οθόνη ελέγχου διαχωρίζει τη βέβαιη αντιστοίχιση από μια απλή πρόταση και από ένα στοιχείο που παραμένει χωρίς αντιστοίχιση.

Αυτός ο διαχωρισμός έχει ουσιαστική σημασία. Ένα σύστημα που συμπληρώνει κάθε πεδίο με υπερβολική βεβαιότητα μπορεί να κρύψει κοστοβόρα λάθη. Αντίθετα, το LiteTMS δημιουργεί μια ξεκάθαρη σύνοψη εργασίας: ποια έγγραφα διαβάστηκαν, τι εξήχθη, τι αντιστοιχίστηκε, τι αποτελεί απλώς πρόταση και τι απαιτεί ακόμη χειροκίνητη απόφαση.

Ο διαμεταφορέας μπορεί να επιλέξει άλλον προτεινόμενο συναλλασσόμενο, να αναζητήσει τη σωστή τοποθεσία, να διορθώσει τιμές φορτίου ή οικονομικά στοιχεία και να αποφασίσει αν θα αναθέσει το αναγνωρισμένο όχημα. Μόνο μετά από αυτόν τον έλεγχο ο χρήστης επιβεβαιώνει και δημιουργεί την παραγγελία μέσω της κανονικής διαδικασίας καταχώρισης του LiteTMS.

Τι δοκιμάζουμε αυτή τη στιγμή

Η ροή λειτουργεί ήδη στο LiteTMS και περνά από τις τελικές δοκιμές πριν ενταχθεί ως βασικό μέρος της δημιουργίας παραγγελιών. Τα έγγραφα από τις μεταφορικές εταιρείες διαφέρουν εξαιρετικά μεταξύ τους. Ένα καθαρό ηλεκτρονικό PDF, μια φωτογραφημένη σελίδα, ένα νήμα email και ένα σκανάρισμα με χειρόγραφες σημειώσεις παρουσιάζουν εντελώς διαφορετικές προκλήσεις.

Ελέγχουμε κάτι παραπάνω από την ακρίβεια της εξαγωγής. Δοκιμάζουμε αν η σύνοψη αντιστοίχισης είναι απολύτως ειλικρινής, αν οι αβέβαιες προτάσεις επισημαίνονται καθαρά και αν ένας διαμεταφορέας μπορεί να διορθώσει μια εξαίρεση πιο γρήγορα από το να πληκτρολογούσε την παραγγελία από το μηδέν.

Εισάγουμε τη λειτουργία σταδιακά, ελέγχοντάς την σε περισσότερες διατάξεις εγγράφων. Αυτό μας δίνει χρόνο να βελτιώσουμε τη σύνοψη αντιστοίχισης και τη ροή χειροκίνητης διόρθωσης πριν από την πλήρη κυκλοφορία.

Γιατί αυτό αλλάζει την καθημερινότητα του διαμεταφορέα

Η χειροκίνητη καταχώριση κλέβει την προσοχή δύο φορές. Πρώτα ο διαμεταφορέας διαβάζει το έγγραφο. Έπειτα το διαβάζει ξανά ενώ αντιγράφει ονόματα, διευθύνσεις, ημερομηνίες, κωδικούς αναφοράς, φορτία και ναύλους στο TMS. Το δύσκολο κομμάτι της δουλειάς ξεκινά μόνο αφού ολοκληρωθεί η πληκτρολόγηση.

Η εισαγωγή παραγγελιών με AI μεταφέρει αυτή την προσοχή στις εξαιρέσεις. Το έγγραφο μετατρέπεται σε προσχέδιο, τα στοιχεία της εταιρείας αντιστοιχίζονται όπου είναι εφικτό και ο διαμεταφορέας εξετάζει μια σύντομη λίστα αποφάσεων. Τα Matchcodes πετυχαίνουν το ίδιο αποτέλεσμα για τις επαναλαμβανόμενες εργασίες από την αντίστροφη κατεύθυνση: ξεκινώντας από ένα αξιόπιστο εσωτερικό πρότυπο αντί για μια άδεια φόρμα.

Αυτό είναι το κέρδος αποδοτικότητας που επιδιώκουμε. Λιγότερη αντιγραφή. Περισσότερος χρόνος για εκείνες τις πτυχές της διαμεταφοράς που απαιτούν κρίση και ουσιαστικές αποφάσεις.

Η εισαγωγή με AI βρίσκεται στο τελικό στάδιο δοκιμών και σύντομα θα ενσωματωθεί στην τυπική ροή δημιουργίας παραγγελιών. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας LiteTMS και να παρακολουθείτε την εξέλιξή της στο blog.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί το LiteTMS να δημιουργήσει παραγγελία από PDF ή email;

Ο μηχανισμός εισαγωγής AI που δοκιμάζεται αυτή τη στιγμή μπορεί να διαβάσει αρχεία PDF, εικόνες, έγγραφα γραφείου και αρχεία email EML και στη συνέχεια να ετοιμάσει ένα δομημένο προσχέδιο παραγγελίας. Ο χρήστης ελέγχει και επιβεβαιώνει το προσχέδιο πριν το LiteTMS δημιουργήσει την παραγγελία.

Δημιουργεί το AI την παραγγελία χωρίς έλεγχο από τον διαμεταφορέα;

Όχι. Το LiteTMS εμφανίζει πρώτα τα εξαγόμενα δεδομένα, τις αντιστοιχίσεις, τις προτάσεις και τα στοιχεία που δεν έχουν επιλυθεί. Ο διαμεταφορέας διορθώνει ό,τι χρειάζεται και επιβεβαιώνει ρητά την παραγγελία.

Τι συμβαίνει όταν το LiteTMS δεν μπορεί να αντιστοιχίσει έναν συναλλασσόμενο ή μια διεύθυνση;

Ο έλεγχος επισημαίνει το στοιχείο ως πρόταση ή ως μη αντιστοιχισμένο, αντί να προσποιείται ότι το αποτέλεσμα είναι βέβαιο. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει άλλη πρόταση, να αναζητήσει τη σωστή εγγραφή ή να συμπληρώσει τα στοιχεία που λείπουν χειροκίνητα.

Πώς διαφέρει η εισαγωγή παραγγελίας με AI από ένα Matchcode;

Ένα Matchcode ξεκινά από ένα αποθηκευμένο πρότυπο παραγγελίας του LiteTMS και εξυπηρετεί επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η εισαγωγή παραγγελίας με AI ξεκινά από ένα εξωτερικό έγγραφο και προετοιμάζει ένα προσχέδιο από τις πληροφορίες που εντοπίζει σε αυτό.