Importul comenzilor din documente prin AI este acum integrat în LiteTMS

Actualizare, 25 septembrie 2026: Importul de comenzi prin AI a ieșit din faza de testare. Funcționalitatea este implementată și activă în LiteTMS și este disponibilă în ecranul Adăugare comandă. Am actualizat acest articol pentru a reflecta modul curent de funcționare.

În LiteTMS puteți genera o comandă direct din documentul de transport. Încărcați fișierul, LiteTMS îl citește, pregătește o schiță structurată a comenzii, corelează datele cu înregistrările existente deja în sistem și evidențiază exact punctele care necesită verificare înainte de salvarea comenzii.

Obiectivul este simplu: dispecerul sau expeditorul nu mai este nevoit să introducă manual date care există deja într-un PDF, într-o scanare, într-un document office sau într-un e-mail.

Două moduri de a porni fără un formular gol

Modulul opțional Matchcodes este conceput pentru transporturile repetitive. Expeditorul poate salva un șablon de comandă verificat, îl poate regăsi după cod sau denumire și îl poate folosi ca punct de plecare pentru următoarea cursă similară. Traseul, echipajul, documentele, setările de geofencing și secțiunile financiare pot fi incluse direct în șablonul salvat.

Modulul de import prin AI rezolvă o problemă diferită. Comanda provine din afara sistemului, iar structura documentului aparține clientului, nu aplicației LiteTMS. În loc să configureze câte un șablon pentru fiecare expeditor sau client, utilizatorul încarcă documentul, iar LiteTMS se ocupă de citirea lui.

Astfel, ecranul de creare a comenzii oferă două scurtături practice. Folosiți Matchcodes pentru cursele repetitive. Folosiți AI atunci când sursa este un document ale cărui câmpuri ar trebui altfel copiate manual, rând cu rând.

Ce date citește și structurează LiteTMS

Un singur import poate procesa până la opt fișiere: documente PDF, imagini JPEG, PNG și WebP, fișiere DOC și DOCX, precum și mesaje de e-mail în format EML. LiteTMS analizează documentul sursă complet, fără a solicita decuparea sau lipirea unor fragmente de text.

Pe baza acestor fișiere, sistemul pregătește o comandă de transport structurată. În funcție de datele din document, schița poate conține:

1. Clientul (ordonatorul transportului) și plătitorul, dacă este diferit.
2. Punctele de încărcare și descărcare, adresele, datele calendaristice, intervalele orare, referințele și datele de contact.
3. Descrierea mărfii, greutatea, cantitatea, tipul de ambalaj, paleții, metrii de podea (LDM), volumul, clasa ADR și temperatura de transport.
4. Numerele de înmatriculare ale capului tractor și ale semiremorcii, datele șoferului, tariful, valuta, TVA-ul și termenele de plată.

Informațiile care lipsesc din document rămân necompletate. Regulile de extragere interzic explicit modelului să deducă sau să ghicească un cod fiscal, un număr de înmatriculare, un tarif sau orice altă valoare absentă din fișierele trimise.

Ecranul de verificare: locul unde se validează datele

Citirea fișierului reprezintă doar prima etapă. LiteTMS compară apoi datele extrase cu înregistrările existente deja în baza de date a companiei.

Partenerii comerciali pot fi identificați după codul fiscal (CUI/CIF) sau după denumire. Punctele de oprire sunt asociate cu locații reale. Numerele de înmatriculare sunt verificate în registrul flotei proprii. Ecranul de verificare separă clar o potrivire sigură de o sugestie sau de un element care nu a putut fi asociat.

Această distincție este esențială. Un sistem care completează fiecare câmp cu o certitudine aparentă poate ascunde erori costisitoare. În schimb, LiteTMS afișează o sinteză clară de lucru: ce documente au fost citite, ce date au fost extrase, ce elemente au fost corelate automat, ce reprezintă doar o sugestie și unde este necesară o decizie manuală. De asemenea, ecranul precizează explicit că schița a fost generată prin AI și trebuie confruntată cu documentele sursă.

Expeditorul poate alege un alt partener sugerat, poate căuta adresa corectă, poate ajusta valorile extrase pentru marfă sau tarife și poate decide dacă asociază un vehicul recunoscut. Doar după această verificare utilizatorul confirmă și generează comanda prin formularul standard LiteTMS.

De ce este necesară confirmarea umană pentru fiecare comandă

Documentele primite în transporturi diferă enorm. Un PDF generat direct dintr-un sistem, o fotografie a unei foi, un fir de e-mail sau o scanare cu notițe scrise de mână ridică provocări complet diferite. Din acest motiv, etapa de verificare este integrată obligatoriu în flux: sugestiile incerte sunt marcate corespunzător, elementele neasociate rămân vizibile, iar comanda nu este creată până când nu este confirmată de un operator.

Unde găsiți noua funcționalitate

Pentru a importa o comandă, accesați Adăugare comandă. Cardul «Încarcă comanda cu AI» este poziționat lângă Matchcodes: trageți fișierele în zona dedicată, apăsați pe Analizează documentele, apoi parcurgeți ecranul de verificare. Funcția este accesibilă oricărui utilizator care are dreptul de a crea comenzi, dacă opțiunile AI sunt activate pentru companie. Procesarea documentelor utilizează inteligența artificială, astfel că fiecare import este contorizat ca utilizare AI la tariful indicat în panoul de facturare.

De ce schimbă acest lucru munca de dispecerat

Introducerea manuală consumă timp și atenție de două ori. Mai întâi, dispecerul parcurge documentul pentru a înțelege cerințele. Apoi îl citește din nou bucată cu bucată, în timp ce copiază denumiri, adrese, date, numere de referință, detalii despre marfă și tarife în TMS. Partea complexă a muncii începe abia după ce tastarea s-a încheiat.

Importul comenzilor prin AI mută atenția către excepții. Documentul devine o ciornă, datele partenerilor sunt corelate acolo unde este posibil, iar expeditorul verifică o listă scurtă de decizii. Codurile Matchcode fac același lucru pentru cursele recurente, dar din cealaltă direcție: pornesc de la un model intern verificat în locul unui formular gol.

Acesta este câștigul de eficiență pe care îl urmărim. Mai puțină copiere. Mai mult timp pentru deciziile de expediție care cer discernământ profesional.

Vreți să vedeți cum funcționează pe documentele dumneavoastră? Contactați-ne și pregătiți o comandă de transport primită recent. O vom citi împreună în LiteTMS și vom analiza aspectele semnalate pe ecranul de verificare.