Testăm importul comenzilor din documente cu ajutorul AI

Testăm în LiteTMS un modul de import comenzi bazat pe IA, care citește un document de transport, pregătește o ciornă structurată de comandă, o corelează cu datele deja existente în spațiul de lucru și îi arată expeditorului exact ce detalii mai necesită atenție înainte de crearea comenzii.

Obiectivul este simplu: expeditorul să nu mai fie nevoit să introducă manual informații care există deja într-un PDF, într-o scanare, într-un document office sau într-un e-mail.

Două moduri de a începe fără un formular gol

Șabloanele Matchcode gestionează deja transporturile repetitive. Un expeditor poate salva un model de comandă verificat, îl poate găsi după cod sau denumire și îl poate folosi ca punct de plecare pentru următoarea cursă similară. Traseul, echipajul, documentele, alertele de geofencing și secțiunile financiare pot fi incluse în modelul salvat.

Modulul de import cu IA abordează o situație diferită. Comanda provine din afara sistemului, iar formatul acesteia aparține clientului, nu aplicației LiteTMS. În loc să creeze un șablon pentru fiecare expeditor în parte, utilizatorul încarcă documentul și lasă LiteTMS să îl citească.

Ecranul de creare a comenzilor oferă astfel două scurtături practice. Folosiți Matchcode pentru transporturile repetitive. Folosiți IA atunci când documentul sursă ar trebui altfel transcris câmp cu câmp.

Ce citește și ce pregătește LiteTMS

Fluxul actual de testare acceptă fișiere PDF, formate comune de imagine, fișiere DOC și DOCX, precum și fișiere de e-mail EML. Sistemul citește întregul document sursă, fără a cere utilizatorului să copieze fragmente din el.

Pe baza acestor date, pregătește o comandă de transport structurată. În funcție de conținutul documentului, ciorna poate include:

1. Clientul (ordonatorul) și, dacă este cazul, un plătitor separat.
2. Punctele de încărcare și descărcare, adresele, datele, ferestrele orare, numerele de referință și datele de contact.
3. Descrierea mărfii, greutatea, cantitatea, ambalajul, paleții, metrii de podea (LDM), volumul, clasa ADR și regimul de temperatură.
4. Numerele de înmatriculare ale capului tractor și semiremorcii, datele șoferului, prețul, moneda, TVA-ul și termenele de plată.

Informațiile lipsă nu sunt completate artificial. Regulile de extragere îi interzic explicit modelului să ghicească un cod fiscal, un număr de înmatriculare, un preț sau orice altă valoare absentă din documentul sursă.

Ecranul de verificare: locul unde se desfășoară munca utilă

Citirea fișierului reprezintă doar prima parte a procesului. LiteTMS compară apoi datele extrase cu înregistrările existente deja în companie.

Partenerii comerciali pot fi corelați după codul fiscal sau denumirea companiei. Punctele de oprire sunt asociate cu adrese reale. Numerele de înmatriculare sunt verificate în parcul auto. Ecranul de verificare separă clar o potrivire sigură de o sugestie și de un element care a rămas neasociat.

Această diferențiere este esențială. Un sistem care completează orice câmp cu o falsă certitudine poate ascunde erori costisitoare. LiteTMS generează în schimb un rezumat de lucru clar: ce documente au fost citite, ce s-a extras, ce s-a asociat sigur, ce reprezintă doar o sugestie și ce decizii necesită intervenție manuală.

Expeditorul poate alege un alt partener sugerat, poate căuta locul corect, poate rectifica datele despre marfă sau condițiile financiare extrase și poate decide dacă asociază vehiculul identificat. Doar după această verificare utilizatorul confirmă și creează comanda prin formularul standard LiteTMS.

Ce testăm în prezent

Fluxul funcționează deja în LiteTMS și parcurge ultimele teste înainte de a deveni o etapă standard în crearea comenzilor. Documentele din transporturi diferă considerabil: un PDF curat generat automat, o pagină fotografiată, un fir de e-mailuri sau o scanare cu note scrise de mână ridică fiecare probleme diferite.

Verificăm mai mult decât precizia extragerii. Testăm dacă rezumatul potrivirilor este suficient de fidel, dacă sugestiile nesigure sunt marcate vizibil și dacă un expeditor poate corecta o excepție mai rapid decât i-ar lua să introducă întreaga comandă de la zero.

Introducem această funcționalitate treptat și o testăm pe cât mai multe tipuri de documente. Acest lucru ne oferă timpul necesar pentru a perfecționa rezumatul potrivirilor și fluxul de corectare manuală înainte de lansarea generală.

De ce schimbă acest lucru activitatea zilnică a unui expeditor

Introducerea manuală a datelor consumă timp și atenție de două ori. Mai întâi, expeditorul citește documentul. Apoi îl citește din nou în timp ce transcrie în TMS nume, adrese, date, numere de referință, detalii despre marfă și tarife. Partea complexă a muncii începe abia după ce tastarea s-a încheiat.

Importul de comenzi cu IA direcționează această atenție strict către excepții. Documentul devine o ciornă, datele companiei sunt asociate acolo unde este posibil, iar expeditorul verifică doar o listă scurtă de decizii. Șabloanele Matchcode fac același lucru pentru cursele repetitive, dar dintr-o altă direcție: pornesc de la un model intern verificat, în loc de un formular gol.

Acesta este câștigul real de eficiență pe care îl urmărim: mai puțină muncă de copiere și mai mult timp pentru deciziile de expediție care cer discernământ.

Modulul de import cu IA se află în faza finală de testare și va fi integrat în curând în fluxul standard de creare a comenzilor. Puteți crea un cont de lucru LiteTMS și puteți urmări noutățile pe blog.