AI-ordreimport fra dokumenter er nå en del av LiteTMS

Oppdatering 25. september 2026: AI-ordreimport er ferdig testet. Funksjonen er implementert og i full drift i LiteTMS, og du finner den under Opprett ordre. Vi har oppdatert denne artikkelen for å beskrive hvordan funksjonen fungerer i dag.

I LiteTMS kan du opprette en ordre direkte fra transportdokumentet. Du laster opp filen, LiteTMS leser den, klargjør et strukturert ordreutkast, kobler dataene mot eksisterende opplysninger i systemet ditt og viser nøyaktig hva som krever oppmerksomhet før ordren opprettes.

Målet er enkelt: speditøren skal slippe å taste inn opplysninger som allerede finnes i en PDF, en skannet fil, et Office-dokument eller en e-post.

To måter å starte på uten et tomt skjema

Matchcodes, en valgfri modul, håndterer gjentakende oppdrag. Speditøren kan lagre en velprøvd ordremal, finne den igjen ved hjelp av kode eller navn, og bruke den som utgangspunkt for neste lignende oppdrag. Rute, sjåfør og mannskap, dokumenter, geofencing og økonomi kan inkluderes i den lagrede malen.

AI-importøren løser en annen oppgave. Ordren kommer utenfra, og utformingen tilhører kunden, ikke LiteTMS. I stedet for å opprette en egen mal for hver enkelt avsender, laster speditøren opp dokumentet og lar LiteTMS lese det.

Dette gir to praktiske snarveier i ordreregistreringen. Bruk en Matchcode når oppdraget gjentar seg. Bruk AI når kilden er et dokument som ellers måtte vært tastet inn felt for felt.

Hva LiteTMS leser og klargjør

En import kan håndtere opptil åtte filer: PDF-er, bilder i JPEG-, PNG- og WebP-format, DOC- og DOCX-filer samt EML-e-postfiler. LiteTMS leser hele kildedokumentet i stedet for å be brukeren lime inn utvalgte tekstbiter.

Ut fra dette materialet klargjør systemet én strukturert transportordre. Avhengig av hva dokumentet inneholder, kan utkastet omfatte:

1. Oppdragsgiver og en eventuell separat betaler.
2. Laste- og lossesteder, adresser, datoer, tidsvinduer, referanser og kontaktinformasjon.
3. Varebeskrivelse, vekt, kolliantall, emballasje, paller, lastemeter, volum, ADR-klasse og temperaturkrav.
4. Registreringsnummer for bil og henger, sjåføropplysninger, pris, valuta, mva. og betalingsbetingelser.

Opplysninger som mangler, forblir tomme. Reglene for datauthenting gir modellen eksplisitt beskjed om ikke å gjette på organisasjonsnummer, kjennemerke, pris eller andre verdier som ikke står i kildedokumentet.

Kontrollskjermen er der det nyttige arbeidet skjer

Å lese filen er bare halve jobben. LiteTMS sammenligner deretter de uthentede dataene med opplysninger som allerede finnes i bedriftens register.

Forbindelser kan kobles mot organisasjonsnummer eller selskapsnavn. Stoppesteder kobles mot faktiske steder. Registreringsnumre sjekkes mot vognparken. Kontrollskjermen skiller tydelig mellom sikre treff, forslag og elementer som ikke har noen match.

Dette skillet er viktig. Et system som fyller ut alle felter med tilsynelatende sikkerhet, kan skjule kostbare feil. LiteTMS gir i stedet et tydelig arbeidssammendrag: hvilke dokumenter som ble lest, hva som ble hentet ut, hva som ble koblet, hva som bare er et forslag, og hva som krever en manuell vurdering. Skjermen opplyser også tydelig om at utkastet ble generert av AI og bør kontrolleres mot kildedokumentene.

Speditøren kan velge en annen foreslått forbindelse, søke opp riktig sted, korrigere uthentede verdier for gods eller økonomi, og avgjøre om et gjenkjent kjøretøy skal tildeles. Først etter denne kontrollen bekrefter og oppretter brukeren ordren via det vanlige ordrebildet i LiteTMS.

Hvorfor et menneske fortsatt bekrefter hver ordre

Dokumenter fra transportselskaper varierer enormt. En ryddig, maskinelt generert PDF, et bilde av en side, en e-posttråd og en skannet fil med håndskrevne notater byr alle på ulike utfordringer. Derfor er kontrolltrinnet en fast del av prosessen: usikre forslag markeres som forslag, data uten treff forblir synlige, og ingenting blir til en faktisk ordre før et menneske har bekreftet det.

Hvor du finner funksjonen

For å importere en ordre velger du Opprett ordre. Kortet Last inn ordre med AI ligger ved siden av Matchcodes: dra og slipp filene der, velg Analyser dokumenter, og gå deretter gjennom kontrollskjermen. Alle med tilgang til å opprette ordrer kan bruke funksjonen, forutsatt at AI-funksjoner er aktivert for selskapet. Tolking av dokumenter bruker AI, så hver import teller som AI-forbruk i henhold til prisene i fakturapanelet ditt.

Hvorfor dette forandrer speditørens hverdag

Manuell inntasting stjeler oppmerksomhet to ganger. Først leser speditøren dokumentet. Deretter leses det en gang til mens navn, adresser, datoer, referanser, gods og fraktrater kopieres over i transportstyringssystemet. Den krevende delen av arbeidet starter først når tastingen er unnagjort.

AI-ordreimport flytter oppmerksomheten over på avvikene. Dokumentet blir til et utkast, selskapsdata matches der det er mulig, og speditøren går gjennom en kort liste med valg. Matchcodes gjør det samme for faste oppdrag fra motsatt hold: start med en velprøvd intern mal i stedet for et tomt skjema.

Det er denne effektivitetsgevinsten vi er opptatt av. Mindre kopiering. Mer tid til de delene av spedisjonsarbeidet som krever faglig vurdering.

Vil du se hvordan det fungerer på dine egne dokumenter? Kontakt oss og ta med en transportordre du har mottatt nylig. Vi leser den inn i LiteTMS sammen og går gjennom hva kontrollbildet fanger opp.

Ofte stilte spørsmål

Kan LiteTMS opprette en ordre fra en PDF eller e-post?

Ja. AI-importøren leser PDF-er, bildefiler, DOC- og DOCX-filer samt EML-e-postfiler, opptil åtte per import, og klargjør et strukturert ordrautkast. Brukeren kontrollerer og bekrefter utkastet før LiteTMS oppretter ordren.

Oppretter AI ordren uten at en speditør kontrollerer den?

Nei. LiteTMS viser de uthentede dataene, treffene, forslagene og uavklarte punkter først. Speditøren korrigerer det som trengs, og bekrefter ordren eksplisitt.

Hva skjer når LiteTMS ikke finner en matchende forretningspartner eller adresse?

Gjennomgangen markerer oppføringen som et forslag eller uten treff, i stedet for å late som om resultatet er sikkert. Brukeren kan velge et annet alternativ, søke etter riktig oppføring eller legge inn de manglende opplysningene manuelt.

Koster AI-ordreimport ekstra?

Innlesing av dokumenter bruker AI, så hver import regnes som AI-bruk og faktureres etter satsen som vises i faktureringsoversikten din. Selve ordren har ingen avgift per oppføring.

Hva er forskjellen på AI-ordreimport og en Matchcode?

En Matchcode tar utgangspunkt i en lagret ordremal i LiteTMS og passer for faste oppdrag. AI-ordreimport starter med et eksternt dokument og klargjør et utkast basert på informasjonen den finner der.