Vi tester AI-ordreimport fra dokumenter

Vi tester en AI-basert ordreimportør i LiteTMS som leser transportdokumenter, forbereder et strukturert ordreforslag, matcher det mot eksisterende data i arbeidsområdet og viser speditøren nøyaktig hva som krever oppmerksomhet før ordren opprettes.

Målet er enkelt: speditøren skal slippe å taste inn opplysninger som allerede finnes i en PDF, en skanning, et kontordokument eller en e-post.

To måter å starte uten et tomt skjema på

Matchcodes håndterer allerede gjentakende oppdrag. En speditør kan lagre en innkjørt ordremal, finne den med kode eller navn og bruke den som utgangspunkt for neste lignende transport. Rute, sjåfør og mannskap, dokumenter, geofencing og økonomi kan inkluderes i den lagrede malen.

AI-importøren løser et annet problem. Ordren kommer utenfra, og oppsettet tilhører kunden, ikke LiteTMS. I stedet for å bygge en mal for hver avsender, laster speditøren opp dokumentet og lar LiteTMS lese det.

Dette gir to praktiske snarveier ved ordreopprettelse. Bruk Matchcode når oppdraget gjentar seg. Bruk AI når kilden er et dokument noen ellers måtte ha punchet inn felt for felt.

Hva LiteTMS leser og klargjør

Dagens testversjon støtter PDF-filer, vanlige bildeformater, DOC- og DOCX-filer samt EML-e-postfiler. Den leser hele kilden i stedet for å be brukeren lime inn utvalgte tekstbiter.

Fra dette materialet utarbeider den én strukturert transportordre. Avhengig av hva dokumentet inneholder, kan utkastet omfatte:

1. Oppdragsgiver og eventuell separat betaler.
2. Laste- og lossestopp, adresser, datoer, tidsvinduer, referanser og kontaktinformasjon.
3. Varebeskrivelse, vekt, antall, emballasje, paller, lastemeter, volum, ADR-klasse og temperatur.
4. Registreringsnumre på bil og henger, sjåføropplysninger, pris, valuta, mva. og betalingsbetingelser.

Manglende informasjon forblir utelatt. Ekstraksjonsreglene gir modellen klar beskjed om ikke å gjette på organisasjonsnummer, kjennemerke, pris eller andre verdier som ikke finnes i kildedokumentet.

Kontrollvisningen er der den virkelige jobben gjøres

Å lese filen er bare halve jobben. LiteTMS sammenligner deretter de uthentede dataene med oppføringene selskapet allerede har registrert.

Samarbeidspartnere kan matches mot organisasjonsnummer eller selskapsnavn. Stoppesteder kobles mot reelle lokasjoner. Registreringsnumre sjekkes mot flåteregisteret. Kontrollvisningen skiller tydelig mellom sikre treff, forslag og opplysninger som ikke ble matchet.

Dette skillet er viktig. Et system som skråsikkert fyller ut hvert eneste felt, kan skjule kostbare feil. LiteTMS gir i stedet et tydelig arbeidssammendrag: hvilke dokumenter som ble lest, hva som ble hentet ut, hva som ble matchet, hva som bare er et forslag, og hva som fortsatt krever en manuell vurdering.

Speditøren kan velge en annen foreslått samarbeidspartner, søke etter riktig sted, korrigere uthentede opplysninger om last eller økonomi, og avgjøre om en gjenkjent bil skal tildeles. Først etter denne kontrollen bekrefter brukeren og oppretter ordren i den vanlige ordremodulen i LiteTMS.

Hva vi tester nå

Prosessen fungerer i LiteTMS og gjennomgår nå de siste testene før den blir en standard del av ordreopprettelsen. Dokumenter fra transportselskaper varierer enormt. En ren, digital PDF, et mobilbilde av et ark, en e-posttråd og en skanning med håndskrevne notater byr alle på ulike utfordringer.

Vi sjekker mer enn bare treffsikkerheten i tolkningen. Vi tester om sammendraget av matchingen er ærlig nok, om usikre forslag markeres tydelig, og om en speditør kan korrigere avvik raskere enn ved å taste inn hele ordren fra bunnen av.

Vi ruller ut funksjonen gradvis og tester den mot stadig flere dokumentoppsett. Det gir oss tid til å forbedre matchingsammendraget og den manuelle korrigeringsflyten før full lansering.

Hvorfor dette endrer speditørens hverdag

Manuell inntasting krever oppmerksomhet to ganger. Først leser speditøren dokumentet. Deretter leses det på nytt mens navn, adresser, datoer, referanser, gods og fraktrater kopieres inn i TMS-systemet. Den krevende delen av jobben starter først når skrivingen er ferdig.

AI-ordreimport flytter oppmerksomheten over på avvikene. Dokumentet gjøres om til et utkast, selskapsdata matches der det er mulig, og speditøren går gjennom en kort liste med avgjørelser. Matchcodes gjør det samme for gjentakende oppdrag fra motsatt hold: start med en velprøvd intern mal i stedet for et tomt skjema.

Det er denne effektivitetsgevinsten vi bryr oss om. Mindre punching. Mer tid til de delene av spedisjonsfaget som krever faglig skjønn.

AI-importøren er i siste testfase og vil snart bli en integrert del av den vanlige ordreflyten. Du kan opprette et LiteTMS-arbeidsområde og følge utviklingen videre på bloggen.

Ofte stilte spørsmål

Kan LiteTMS opprette en ordre fra en PDF eller e-post?

AI-importøren som nå testes kan lese PDF-er, bilder, kontordokumenter og EML-e-postfiler, og deretter klargjøre et strukturert ordreforslag. Brukeren kontrollerer og bekrefter utkastet før LiteTMS oppretter ordren.

Oppretter AI-en ordren uten at en speditør kontrollerer den?

Nei. LiteTMS viser uthentede data, matcher, forslag og uavklarte punkter først. Speditøren korrigerer det som trengs og bekrefter ordren eksplisitt.

Hva skjer når LiteTMS ikke klarer å matche en samarbeidspartner eller adresse?

Kontrollvisningen markerer feltet som et forslag eller umatchede data i stedet for å late som om resultatet er sikkert. Brukeren kan velge et annet alternativ, søke opp riktig oppføring eller legge inn de manglende opplysningene manuelt.

Hva er forskjellen mellom AI-ordreimport og en Matchcode?

En Matchcode tar utgangspunkt i en lagret ordremal i LiteTMS og passer for faste oppdrag. AI-ordreimport starter med et eksternt dokument og bygger et utkast basert på informasjonen den finner der.