AI-orderimport uit documenten is nu onderdeel van LiteTMS

Update, 25 september 2026: AI-orderimport is uit de testfase. De functie is geïmplementeerd en operationeel in LiteTMS, en u vindt deze op het scherm Order toevoegen. We hebben dit artikel bijgewerkt om te beschrijven hoe de functie vandaag de dag werkt.

In LiteTMS kunt u direct vanuit het transportdocument een order starten. U uploadt het bestand, LiteTMS leest het, stelt een gestructureerd concept van de order op, koppelt dit aan gegevens die al in uw werkomgeving staan en toont precies wat er nog aandacht vraagt voordat de order daadwerkelijk wordt aangemaakt.

Het doel is eenvoudig: een expediteur niet langer gegevens laten overtypen die al in een pdf, scan, Office-document of e-mail staan.

Twee manieren om te starten zonder leeg formulier

Matchcodes, een optionele module, zijn bedoeld voor repeterend werk. Een expediteur kan een beproefd orderpatroon opslaan, dit op code of naam terugvinden en gebruiken als uitgangspunt voor een volgende, vergelijkbare opdracht. De route, bemanning, documenten, geofencing en financiële gegevens kunnen allemaal in het opgeslagen patroon worden meegenomen.

De AI-importfunctie richt zich op een andere situatie. De order komt van buiten het systeem en de opmaak is bepaald door de klant, niet door LiteTMS. In plaats van voor elke afzender een sjabloon te bouwen, uploadt de expediteur het document en laat LiteTMS het uitlezen.

Daarmee biedt het invoerscherm voor orders twee praktische snelkoppelingen. Gebruik een Matchcode wanneer het werk zich herhaalt. Gebruik AI wanneer de bron een document is dat anders veld voor veld moet worden overgetypt.

Wat LiteTMS leest en voorbereidt

Eén import verwerkt tot acht bestanden: pdf's, afbeeldingen in JPEG, PNG en WebP, DOC- en DOCX-bestanden en EML-e-mailbestanden. LiteTMS leest de volledige bron uit in plaats van de gebruiker te vragen losse fragmenten te kopiëren en plakken.

Op basis van dat materiaal stelt het systeem één gestructureerde transportorder op. Afhankelijk van de inhoud van het document kan het concept het volgende bevatten:

1. De opdrachtgever en een eventuele afwijkende betaler.
2. Laad- en losstops, adressen, data, tijdvensters, referentienummers en contactgegevens.
3. Ladingomschrijving, gewicht, aantal, verpakking, pallets, laadmeters, volume, ADR-klasse en temperatuur.
4. Kentekens van trekkend voertuig en oplegger, chauffeurgegevens, prijs, valuta, btw en betalingsvoorwaarden.

Ontbrekende gegevens blijven ook echt leeg. De extractieregels dragen het model uitdrukkelijk op om niet te gokken naar een btw-nummer, kenteken, prijs of een andere waarde die niet in het brondocument voorkomt.

Het controlescherm: waar het echte werk gebeurt

Het uitlezen van het bestand is slechts het halve werk. LiteTMS vergelijkt de geëxtraheerde gegevens vervolgens met gegevens die al in het systeem van het bedrijf staan.

Relaties kunnen worden gekoppeld op basis van btw-nummer of bedrijfsnaam. Stops worden gekoppeld aan werkelijke locaties. Kentekens worden gecontroleerd aan de hand van het wagenparkbeheer. Het controlescherm maakt een duidelijk onderscheid tussen een definitieve match, een suggestie en een item dat nog niet gekoppeld kon worden.

Dit onderscheid is cruciaal. Een systeem dat elk veld blindelings invult, kan kostbare fouten maskeren. LiteTMS levert daarentegen een helder werkoverzicht op: welke documenten zijn gelezen, wat is er geëxtraheerd, wat is er gematcht, wat is slechts een suggestie en waarvoor is nog een handmatige beslissing nodig. Het scherm vermeldt ook duidelijk dat het concept door AI is gegenereerd en gecontroleerd moet worden aan de hand van de brondocumenten.

De expediteur kan een andere voorgestelde relatie selecteren, naar de juiste locatie zoeken, geëxtraheerde lading- of financiële waarden corrigeren en bepalen of een herkend voertuig wordt toegewezen. Pas na deze controle bevestigt de gebruiker de gegevens en wordt de order via de standaard orderinvoer van LiteTMS aangemaakt.

Waarom een mens elke order nog steeds bevestigt

Documenten in het wegtransport lopen enorm uiteen. Een strak gegenereerde pdf, een foto van een pagina, een e-mailwisseling of een scan met handgeschreven notities brengen allemaal andere uitdagingen met zich mee. Daarom is de controlestap een vast onderdeel van het proces: onzekere suggesties worden gemarkeerd als suggestie, niet-gekoppelde items blijven zichtbaar en niets wordt een definitieve order totdat een medewerker dit bevestigt.

Waar u het kunt vinden

Om een order te importeren, kiest u voor Order toevoegen. De kaart Order laden met AI staat naast Matchcodes: sleep de bestanden hiernaartoe, kies Documenten analyseren en doorloop vervolgens het controlescherm. Iedereen met de rechten om orders aan te maken kan de functie gebruiken, mits AI-functies zijn ingeschakeld voor het bedrijf. Het uitlezen van een document maakt gebruik van AI, waardoor elke import telt als AI-verbruik volgens het tarief in uw facturatiepaneel.

Waarom dit de werkdag van een expediteur verandert

Handmatige invoer vraagt twee keer aandacht. Eerst leest de expediteur het document. Vervolgens leest hij of zij het nog eens tijdens het overtypen van namen, adressen, data, referenties, lading en tarieven in het TMS. Terwijl het echte denkwerk pas begint nadat het overtikwerk erop zit.

AI-orderimport verlegt die aandacht naar de uitzonderingen. Het document wordt een concept, de bedrijfsgegevens worden waar mogelijk gekoppeld en de expediteur controleert een korte lijst met beslispunten. Matchcodes doen hetzelfde voor terugkerend werk vanuit de tegenovergestelde richting: begin met een vertrouwd intern sjabloon in plaats van een leeg formulier.

Dat is de efficiëntiewinst waar het ons om gaat. Minder overtypen. Meer tijd voor de onderdelen van expeditie die echt om vakkennis en inzicht vragen.

Wilt u zien hoe dit werkt met uw eigen documenten? Neem contact met ons op en houd een recent ontvangen transportopdracht bij de hand. We lezen deze samen in LiteTMS in en bekijken wat het controlescherm signaleert.

Veelgestelde vragen

Kan LiteTMS een order aanmaken op basis van een pdf of e-mail?

Ja. De AI-importfunctie leest pdf's, afbeeldingen, doc- en docx-bestanden en eml-e-mailbestanden, tot maximaal acht per import, en bereidt één gestructureerde conceptorder voor. De gebruiker controleert en bevestigt dit concept voordat LiteTMS de order aanmaakt.

Maakt AI de order aan zonder controle door een expediteur?

Nee. LiteTMS toont eerst de geëxtraheerde gegevens, matches, suggesties en niet-gekoppelde gegevens. De expediteur past aan wat nodig is en bevestigt de order expliciet.

Wat gebeurt er als LiteTMS een relatie of adres niet kan koppelen?

Tijdens de controle wordt het onderdeel gemarkeerd als suggestie of niet-gekoppeld, in plaats van te doen alsof het resultaat zeker is. De gebruiker kan een andere suggestie kiezen, naar het juiste record zoeken of de ontbrekende gegevens handmatig toevoegen.

Kost de AI-orderimport extra?

Het uitlezen van een document maakt gebruik van AI. Elke import telt daarom mee als AI-verbruik en wordt verrekend tegen het tarief dat in uw facturatiescherm wordt weergegeven. Voor de order zelf geldt geen tarief per record.

Wat is het verschil tussen AI-orderimport en een Matchcode?

Een Matchcode vertrekt vanuit een opgeslagen LiteTMS-ordersjabloon en is ideaal voor repeterend werk. AI-orderimport start vanuit een extern document en bereidt een concept voor op basis van de informatie die daarin wordt gevonden.