Uvoz naročil iz dokumentov z AI je zdaj del sistema LiteTMS

Posodobitev, 25. september 2026: AI-uvoz naročil ni več v fazi testiranja. Funkcija je v celoti vgrajena in deluje v sistemu LiteTMS, najdete pa jo na zaslonu Dodaj naročilo. Ta članek smo posodobili, da opisuje delovanje funkcije v njeni trenutni obliki.

V sistemu LiteTMS lahko naročilo ustvarite neposredno iz prevoznega dokumenta. Naložite datoteko, LiteTMS jo prebere, pripravi strukturiran osnutek naročila, ga primerja s podatki v vašem delovnem okolju in natančno prikaže, kaj morate pred potrditvijo naročila še pregledati.

Cilj je preprost: razbremeniti špediterja ročnega prepisovanja podatkov, ki se že nahajajo v datoteki PDF, skenu, pisarniškem dokumentu ali e-poštnem sporočilu.

Dva načina za začetek brez praznega obrazca

Matchcodes, opcijski modul, je namenjen ponavljajočim se prevozom. Špediter lahko shrani preizkušen vzorec naročila, ga poišče po kodi ali imenu ter uporabi kot izhodišče za naslednji podoben posel. Shranjeni vzorec lahko vključuje relacijo, posadko, dokumente, geofencing in finančne postavke.

AI-uvoznik pa rešuje drugačen primer. Naročilo pride od zunaj, njegova postavitev pa je odvisna od naročnika, ne od sistema LiteTMS. Namesto da bi špediter ustvarjal predlogo za vsakega pošiljatelja posebej, preprosto naloži dokument, LiteTMS pa ga prebere.

Tako zaslon za ustvarjanje naročil ponuja dve praktični bližnjici. Uporabite Matchcode, kadar se posel ponavlja. Uporabite AI, kadar je vir dokument, ki bi ga sicer moral nekdo prepisovati polje za poljem.

Kaj LiteTMS prebere in pripravi

En uvoz lahko obdela do osem datotek: PDF, slike JPEG, PNG in WebP, datoteke DOC in DOCX ter e-poštna sporočila EML. LiteTMS prebere celoten vir, ne da bi moral uporabnik ročno kopirati in lepljenje posamezne izseke.

Iz tega gradiva pripravi eno strukturirano prevozno naročilo. Glede na vsebino dokumenta lahko osnutek vključuje:

1. Naročnika prevoza in morebitnega ločenega plačnika.
2. Postanke za naklad in razklad, naslove, datume, časovna okna, referenčne številke in kontaktne podatke.
3. Opis tovora, maso, količino, embalažo, palete, nakladalne metre, prostornino, razred ADR in temperaturni režim.
4. Registrske označbe vlečnega vozila in priklopnika, podatke o vozniku, ceno, valuto, DDV in plačilne pogoje.

Manjkajoči podatki ostanejo prazni. Pravila za branje podatkov modelu izrecno prepovedujejo ugibanje davčnih številk, registrskih označb, cen ali katerih koli drugih vrednosti, ki jih v viru ni.

Pregledni zaslon: kjer poteka ključno delo

Branje datoteke je le prva polovica dela. LiteTMS nato pridobljene podatke primerja z obstoječimi zapisi v podjetju.

Poslovne partnerje lahko poveže na podlagi davčne številke ali naziva podjetja. Postanki se uskladijo z dejanskimi kraji. Registrske označbe se preverijo v evidenci voznega parka. Pregledni zaslon jasno loči zanesljivo ujemanje od predloga in podatkov, ki so ostali neujeti.

Ta razlika je ključna. Sistem, ki brez pomisleka zapolni vsako polje, lahko prikrije drage napake. LiteTMS namesto tega pripravi pregleden delovni povzetek: kateri dokumenti so bili prebrani, kaj je bilo izluščeno, kaj je bilo uspešno povezano, kaj je le predlog in o čem mora odločiti človek. Na zaslonu je tudi jasno navedeno, da je osnutek ustvarila umetna inteligenca in da ga je treba preveriti z izvirnimi dokumenti.

Špediter lahko izbere drugega predlaganega partnerja, poišče pravi kraj, popravi izluščene podatke o tovoru ali financah ter se odloči, ali bo dodelil prepoznano vozilo. Šele po tem pregledu uporabnik potrdi podatke in naročilo ustvari prek običajnega modula za vnos naročil v sistemu LiteTMS.

Zakaj vsako naročilo še vedno potrdi človek

Dokumenti v transportnih podjetjih se močno razlikujejo. Popolnoma čist digitalni PDF, fotografirana stran, niz e-poštnih sporočil in sken z ročnimi opombami prinašajo vsak svoje izzive. Zato je korak pregleda sestavni del postopka: negotovi predlogi so označeni kot predlogi, neprepoznani podatki ostanejo vidni, noben osnutek pa ne postane naročilo, dokler ga ne potrdi oseba.

Kje najdete to funkcijo

Za uvoz naročila izberite Dodaj naročilo. Kartica Naloži naročilo z AI se nahaja poleg možnosti Matchcodes: nanjo preprosto povlecite datoteke, izberite Analiziraj dokumente in nato preglejte podatke na preglednem zaslonu. Funkcijo lahko uporablja vsakdo, ki ima pravico ustvarjanja naročil, v kolikor so za podjetje vključene funkcije AI. Branje dokumenta uporablja umetno inteligenco, zato se vsak uvoz šteje kot poraba AI v skladu s cenikom na vaši nadzorni plošči za obračun.

Kako to spremeni delovni dan špediterja

Ročni vnos zahteva pozornost dvakrat. Najprej špediter dokument prebere. Nato ga bere znova, medtem ko imena, naslove, datume, reference, tovor in prevoznine prepisuje v TMS. Zahtevnejši del dela pa se začne šele, ko je tipkanje končano.

Uvoz naročil z umetno inteligenco preusmeri to pozornost na izjeme. Dokument se spremeni v osnutek, podatki o podjetjih se po možnosti samodejno povežejo, špediter pa pregleda le kratek seznam odločitev. Funkcija Matchcode počne enako za ponavljajoče se posle iz druge smeri: začnite z zanesljivim internim vzorcem namesto s praznim obrazcem.

To je tisti prihranek učinkovitosti, ki nam pomeni največ. Manj prepisovanja. Več časa za tiste dele špedicije, ki zahtevajo strokovno presojo.

Želite to preizkusiti na svojih dokumentih? Stopite v stik z nami in pripravite prevozni nalog, ki ste ga prejeli pred kratkim. Skupaj ga bomo prebrali v sistemu LiteTMS in pregledali, kaj označi pregledovalni zaslon.

Pogosta vprašanja

Ali lahko LiteTMS ustvari nalog iz PDF-ja ali e-pošte?

Da. Uvoznik z umetno inteligenco bere datoteke PDF, slike, datoteke DOC in DOCX ter e-poštna sporočila EML (do osem na posamezen uvoz) in pripravi en strukturiran osnutek naloga. Uporabnik ta osnutek pregleda in potrdi, preden LiteTMS ustvari nalog.

Ali umetna inteligenca ustvari nalog brez preverjanja špediterja?

Ne. LiteTMS najprej prikaže zajete podatke, ujemanja, predloge in nerazrešene postavke. Špediter po potrebi popravi podatke in nalog izrecno potrdi.

Kaj se zgodi, če LiteTMS ne more povezati partnerja ali naslova?

Pregled označi postavko kot predlog ali kot neusklajeno, namesto da bi predvideval zanesljiv rezultat. Uporabnik lahko izbere drug predlog, poišče pravi zapis ali manjkajoče podatke vnese ročno.

Ali uvoz naročil z umetno inteligenco pomeni dodatne stroške?

Branje dokumenta uporablja umetno inteligenco, zato se vsak uvoz šteje kot poraba AI in se obračuna po tarifi, navedeni na vaši nadzorni plošči za obračun. Za sam nalog ni dodatnih stroškov na posamezen vnos.

Kako se uvoz naročil z umetno inteligenco razlikuje od funkcije Matchcode?

Matchcode izhaja iz shranjenega vzorca naloga v LiteTMS in je primeren za ponavljajoče se posle. Uvoz z umetno inteligenco pa izhaja iz zunanjega dokumenta in pripravi osnutek na podlagi podatkov, ki jih najde v njem.