Update, 25. September 2026: Der KI-Auftragsimport hat die Testphase verlassen. Die Funktion ist in LiteTMS implementiert, einsatzbereit und direkt in der Eingabemaske „Auftrag anlegen“ verfügbar. Wir haben diesen Artikel aktualisiert, um die Funktionsweise im aktuellen Zustand zu beschreiben.
In LiteTMS können Sie einen Transportauftrag direkt aus dem Transportdokument heraus anlegen. Sie laden die Datei hoch, LiteTMS liest sie aus, erstellt einen strukturierten Auftragsentwurf, gleicht die Daten mit Ihren bestehenden Stammdaten ab und zeigt Ihnen genau, was vor der Auftragserstellung noch überprüft werden muss.
Das Ziel ist einfach: Disponenten und Spediteure sollen keine Daten mehr manuell abtippen müssen, die bereits in einem PDF, einem Scan, einem Office-Dokument oder einer E-Mail vorliegen.
Zwei Wege, um Aufträge ohne leeres Formular anzulegen
Matchcodes, ein optionales Modul, sind für wiederkehrende Transporte gedacht. Disponenten können bewährte Auftragsvorlagen speichern, sie anhand eines Codes oder Namens aufrufen und als Basis für ähnliche Aufträge nutzen. Route, Besatzung, Dokumente, Geofencing sowie Finanzdaten lassen sich in der Vorlage hinterlegen.
Der KI-Importeur deckt einen anderen Fall ab. Der Auftrag kommt von extern herein, und das Layout stammt vom Kunden, nicht von LiteTMS. Anstatt für jeden Auftraggeber eine eigene Vorlage zu erstellen, lädt der Disponent das Dokument einfach hoch und lässt es von LiteTMS erfassen.
Damit bietet die Auftragserstellung zwei praktische Abkürzungen: Matchcodes für regelmäßige Transporte und KI für Dokumente, die man sonst Feld für Feld manuell übertragen müsste.
Was LiteTMS erfasst und aufbereitet
Ein Importvorgang verarbeitet bis zu acht Dateien: PDFs, JPEG-, PNG- und WebP-Bilder, DOC- und DOCX-Dateien sowie EML-E-Mail-Dateien. LiteTMS liest das gesamte Quelldokument aus, anstatt vom Benutzer das Einfügen einzelner Textabschnitte zu verlangen.
Aus diesen Unterlagen erstellt das System einen strukturierten Transportauftrag. Je nach Inhalt des Dokuments kann der Entwurf Folgendes umfassen:
- Den Auftraggeber und einen abweichenden Rechnungsempfänger.
- Be- und Entladestellen, Adressen, Termine, Zeitfenster, Referenznummern und Kontaktdaten.
- Frachtbeschreibung, Gewicht, Menge, Verpackungsart, Paletten, Lademeter, Volumen, ADR-Klasse und Temperaturanforderungen.
- Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger, Fahrerdaten, Frachtpreis, Währung, Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen.
Fehlende Daten bleiben leer. Die Extraktionsregeln untersagen dem Modell ausdrücklich, Steuernummern, amtliche Kennzeichen, Frachtraten oder andere Werte zu erraten, die nicht im Quelldokument stehen.
Die Prüfmaske: Wo die eigentliche Arbeit stattfindet
Das Auslesen der Datei ist nur der halbe Schritt. Anschließend gleicht LiteTMS die extrahierten Daten mit den vorhandenen Stammdaten Ihres Unternehmens ab.
Geschäftspartner werden anhand von Steuernummer oder Firmenname abgeglichen. Be- und Entladeorte werden mit realen Adressen verknüpft. Amtliche Kennzeichen werden mit dem Fuhrparkregister abgeglichen. In der Prüfmaske wird übersichtlich unterschieden, was eindeutig zugeordnet wurde, was ein Vorschlag ist und was noch offen bleibt.
Dieser Unterschied ist entscheidend. Ein System, das jedes Feld ungeprüft ausfüllt, überdeckt teure Fehler. LiteTMS liefert stattdessen eine klare Arbeitsübersicht: welche Dokumente gelesen wurden, was extrahiert wurde, was zugeordnet werden konnte, was lediglich ein Vorschlag ist und wo eine manuelle Entscheidung nötig ist. Die Maske weist zudem ausdrücklich darauf hin, dass der Entwurf per KI generiert wurde und mit den Originaldokumenten abgeglichen werden sollte.
Der Disponent kann einen anderen vorgeschlagenen Geschäftspartner wählen, nach dem passenden Ort suchen, Fracht- oder Finanzdaten korrigieren und entscheiden, ob ein erkanntes Fahrzeug zugewiesen wird. Erst nach dieser Prüfung bestätigt der Anwender die Eingaben und legt den Auftrag über die reguläre Auftragserfassung von LiteTMS an.
Warum weiterhin ein Mensch jeden Auftrag bestätigt
Transportdokumente unterscheiden sich stark. Ein sauberes PDF, ein abfotografierter Beleg, ein E-Mail-Verlauf und ein Scan mit handschriftlichen Notizen bringen jeweils eigene Herausforderungen mit sich. Genau deshalb ist die Prüfphase fester Bestandteil des Prozesses: Unsichere Treffer werden als Vorschlag gekennzeichnet, offene Punkte bleiben sichtbar und kein Entwurf wird ohne menschliche Freigabe zum Auftrag.
Wo die Funktion zu finden ist
Um einen Auftrag zu importieren, wählen Sie „Auftrag anlegen“. Die Kachel „Auftrag mit KI laden“ befindet sich direkt neben den Matchcodes: Ziehen Sie die Dateien per Drag-and-Drop hinein, wählen Sie „Dokumente analysieren“ und prüfen Sie anschließend die Daten in der Prüfmaske. Jeder Nutzer mit Berechtigung zur Auftragserstellung kann die Funktion verwenden, sofern KI-Funktionen für das Unternehmen aktiviert sind. Da das Auslesen der Dokumente auf KI basiert, wird jeder Import als KI-Nutzung gemäß den Konditionen in Ihrer Abrechnungsübersicht erfasst.
Wie dies den Arbeitsalltag in der Disposition verändert
Manuelle Eingaben kosten doppelt Zeit und Aufmerksamkeit: Zuerst liest der Disponent das Dokument. Danach liest er es noch einmal, während er Namen, Adressen, Termine, Referenzen, Frachtdetails und Raten in das TMS überträgt. Die eigentliche, anspruchsvolle Arbeit beginnt jedoch erst, wenn das Abtippen erledigt ist.
Der KI-Auftragsimport lenkt den Fokus genau auf diese Ausnahmen. Aus dem Dokument entsteht ein Entwurf, Unternehmensdaten werden nach Möglichkeit automatisch zugeordnet und der Disponent prüft lediglich eine kurze Liste von Entscheidungen. Matchcodes erreichen bei wiederkehrenden Transporten das gleiche Ziel aus der anderen Richtung: Sie starten mit einer bewährten internen Vorlage statt mit einer leeren Maske.
Genau dieser Effizienzgewinn zählt für uns: weniger Abtippen, mehr Zeit für die Aufgaben in der Disposition, die fachliches Urteilsvermögen erfordern.
Möchten Sie das an Ihren eigenen Unterlagen testen? Kontaktieren Sie uns und bringen Sie einen aktuellen Transportauftrag mit. Wir lesen ihn gemeinsam in LiteTMS ein und gehen die Hinweise in der Prüfmaske durch.
Häufig gestellte Fragen
- Kann LiteTMS einen Auftrag aus einem PDF oder einer E-Mail erstellen?
- Ja. Der KI-Importer liest PDFs, Bilddateien, DOC- und DOCX-Dokumente sowie EML-E-Mail-Dateien ein (bis zu acht Dateien pro Import) und bereitet daraus einen strukturierten Auftragsentwurf vor. Der Anwender prüft und bestätigt diesen Entwurf, bevor LiteTMS den Auftrag anlegt.
- Erstellt die KI den Auftrag ohne Prüfung durch den Disponenten?
- Nein. LiteTMS zeigt zuerst die extrahierten Daten, Treffer, Vorschläge und offenen Punkte an. Der Disponent korrigiert bei Bedarf die Angaben und bestätigt den Auftrag ausdrücklich.
- Was passiert, wenn LiteTMS einen Geschäftspartner oder eine Adresse nicht zuordnen kann?
- In der Prüfung wird das Feld als Vorschlag oder als nicht zugeordnet gekennzeichnet, anstatt ein unsicheres Ergebnis als sicher darzustellen. Der Anwender kann einen alternativen Treffer wählen, nach dem passenden Datensatz suchen oder die fehlenden Daten manuell ergänzen.
- Kostet der KI-Auftragsimport extra?
- Das Einlesen eines Dokuments nutzt KI-Funktionen, daher zählt jeder Import als KI-Nutzung und wird gemäß den Konditionen in Ihrer Abrechnungsübersicht berechnet. Für den erstellten Auftrag selbst fallen keine Gebühren pro Datensatz an.
- Wie unterscheidet sich der KI-Auftragsimport von einem Matchcode?
- Ein Matchcode greift auf ein gespeichertes LiteTMS-Auftragsmuster zurück und eignet sich für regelmäßige Standardaufträge. Der KI-Auftragsimport setzt dagegen an einem externen Dokument an und erstellt einen Entwurf aus den dort erfassten Informationen.
Auf dem Laufenden bleiben
Platz für lesenswerte Beiträge.
Wählen Sie LiteTMS als bevorzugte Quelle, um mehr unserer Artikel auf Google zu finden.
LiteTMS auf Google auswählenAuswahl auf Google bestätigen · Öffnet in neuem Tab