Belgelerden yapay zeka ile sipariş aktarımı artık LiteTMS'te

Güncelleme, 25 Eylül 2026: Belgelerden yapay zeka ile sipariş aktarımı test aşamasını tamamladı. Artık LiteTMS bünyesinde devrede ve Add Order ekranında yer alıyor. Bu makaleyi, özelliğin günümüzdeki çalışma şeklini anlatacak biçimde güncelledik.

LiteTMS'te doğrudan taşıma belgesinin kendisinden bir sipariş başlatabilirsiniz. Dosyayı yüklersiniz; LiteTMS belgeyi okur, yapılandırılmış bir sipariş taslağı hazırlar, bu taslağı çalışma alanınızda mevcut verilerle eşleştirir ve sipariş oluşturulmadan önce nelerin kontrol edilmesi gerektiğini net biçimde gösterir.

Hedef basit: Zaten bir PDF'te, taramada, ofis belgesinde veya e-postada yer alan bilgileri navlun komisyoncusuna tekrar tekrar elle yazdırmamak.

Boş formla başlamayı önleyen iki yöntem

İsteğe bağlı bir modül olan Matchcodes, tekrarlayan işleri yönetir. Navlun komisyoncusu, başarısı kanıtlanmış bir sipariş şablonunu kaydedebilir; bunu kod veya ad ile aratarak bir sonraki benzer iş için başlangıç noktası olarak kullanabilir. Güzergah, personel, belgeler, coğrafi sınırlama (geofencing) ve finans bölümleri kaydedilen bu şablona dahil edilebilir.

Yapay zeka içe aktarma aracı ise farklı bir senaryoyu ele alır. Sipariş sistem dışından gelir ve belge düzeni LiteTMS'e değil, müşteriye aittir. Navlun komisyoncusu her gönderici için ayrı bir şablon oluşturmak yerine belgeyi yükler ve LiteTMS'in bunu okumasını sağlar.

Böylece sipariş oluşturma ekranı iki pratik kısayol kazanır. İş tekrarlanıyorsa Matchcode kullanırsınız. Kaynak, aksi halde birinin alan alan kopyalamak zorunda kalacağı bir belge olduğunda ise yapay zekayı kullanırsınız.

LiteTMS neleri okur ve hazırlar

Tek bir içe aktarma işleminde sekiz adede kadar dosya yüklenebilir: PDF'ler, JPEG, PNG ve WebP görselleri, DOC ve DOCX dosyaları ile EML uzantılı e-posta dosyaları. LiteTMS, kullanıcının belirli parçaları kopyalayıp yapıştırmasını istemek yerine kaynağın tamamını okur.

Bu materyalden yapılandırılmış tek bir taşıma siparişi hazırlar. Belgenin içeriğine bağlı olarak taslak şunları içerebilir:

1. Siparişi veren taraf ve varsa ayrı bir ödeyici.
2. Yükleme ve boşaltma noktaları, adresler, tarihler, zaman pencereleri, referans numaraları ve iletişim bilgileri.
3. Yük tanımı, ağırlık, miktar, ambalaj tipi, paletler, ldm (yükleme metresi), hacim, ADR sınıfı ve sıcaklık.
4. Çekici ve dorse plakaları, sürücü bilgileri, fiyat, para birimi, KDV ve ödeme vadeleri.

Eksik bilgiler eksik olarak kalır. Veri çıkarma kuralları, kaynakta bulunmayan bir vergi numarasını, plakayı, fiyatı veya başka herhangi bir değeri tahmin etmemesi gerektiğini modele açıkça belirtir.

Asıl faydalı iş inceleme ekranında gerçekleşir

Dosyayı okumak işin yalnızca ilk yarısıdır. LiteTMS ardından çıkarılan verileri şirkette zaten kayıtlı olan bilgilerle karşılaştırır.

İş ortakları vergi numarasına veya şirket unvanına göre eşleştirilebilir. Duraklar gerçek konumlarla çözümlenir. Araç plakaları filo kayıtlarıyla denetlenir. İnceleme ekranı; kesin bir eşleşmeyi, bir öneriyi ve eşleşmemiş olarak kalan bir öğeyi birbirinden ayırır.

Bu ayrım büyük önem taşır. Her kutuyu kendinden emin şekilde dolduran bir sistem, maliyetli hataları gizleyebilir. LiteTMS bunun yerine net bir çalışma özeti sunar: Hangi belgeler okundu, neler çıkarıldı, neler eşleştirildi, neler yalnızca bir öneriden ibaret ve neler için hala manuel bir karar gerekiyor. Ekran ayrıca taslağın yapay zeka tarafından oluşturulduğunu ve kaynak belgelerle kontrol edilmesi gerektiğini de açıkça belirtir.

Navlun komisyoncusu önerilen başka bir iş ortağını seçebilir, doğru konumu arayabilir, çıkarılan yük veya finansal değerleri düzeltebilir ve tanınan bir aracı atayıp atamayacağına karar verebilir. Kullanıcı ancak bu incelemeden sonra siparişi onaylar ve standart LiteTMS sipariş oluşturucusu üzerinden kaydı tamamlar.

Her sipariş neden hala bir insan tarafından onaylanır

Nakliye şirketlerinden gelen belgeler büyük çeşitlilik gösterir. Temiz bir dijital PDF, fotoğraflanmış bir sayfa, bir e-posta yazışması ve üzerinde el yazısıyla notlar bulunan bir tarama bambaşka zorluklar barındırır. Bu nedenle inceleme adımı sürecin ayrılmaz bir parçasıdır: Zayıf öneriler öneri olarak işaretlenir, eşleşmeyen öğeler görünür kalır ve bir kişi onaylayana kadar hiçbir şey siparişe dönüşmez.

Bu özelliğe nereden ulaşılır

Bir siparişi içe aktarmak için Add Order seçeneğini belirleyin. Load order with AI kartı Matchcodes özelliğinin hemen yanında yer alır: Dosyaları üzerine sürükleyip bırakın, Analyze documents seçeneğine tıklayın ve ardından inceleme ekranındaki adımları tamamlayın. Şirketiniz için yapay zeka özellikleri açık olduğu sürece sipariş oluşturma yetkisine sahip herkes bu özelliği kullanabilir. Bir belgenin okunması yapay zekadan yararlanır; bu nedenle her içe aktarma, fatura panelinizde belirtilen tarife üzerinden yapay zeka kullanımı olarak kaydedilir.

Bu özellik bir navlun komisyoncusunun iş gününü nasıl değiştirir

Manuel veri girişi dikkati iki kez dağıtır. Navlun komisyoncusu önce belgeyi okur. Ardından isimleri, adresleri, tarihleri, referans numaralarını, yük bilgilerini ve navlun fiyatlarını TMS'e kopyalarken belgeyi bir kez daha okur. Oysa işin asıl zor kısmı, ancak yazma işlemi bittikten sonra başlar.

Yapay zeka ile sipariş içe aktarma, dikkatinizi istisnalara odaklamanızı sağlar. Belge bir taslağa dönüştürülür, şirket verileri mümkün olan yerlerde eşleştirilir ve forwarder kısa bir karar listesini gözden geçirir. Matchcode'lar ise aynı süreci diğer yönden gelen tekrarlayan işler için sunar: boş bir form yerine güvenilir bir dahili şablonla başlarsınız.

Önem verdiğimiz verimlilik artışı tam olarak budur. Daha az kopyalama. Taşımacılık yönetiminin karar verme ve uzmanlık gerektiren adımlarına daha fazla zaman.

Bunu kendi evraklarınız üzerinde görmek ister misiniz? Bizimle iletişime geçin ve yakın zamanda aldığınız bir taşıma siparişini getirin. Belgeyi LiteTMS içinde birlikte okutalım ve inceleme ekranının işaret ettiği ayrıntıları birlikte değerlendirelim.