Estamos a testar a importação de pedidos a partir de documentos com IA

Estamos a testar um importador de ordens com IA no LiteTMS que lê um documento de transporte, prepara um rascunho de ordem estruturado, cruza os dados com a informação já existente no espaço de trabalho e mostra ao transitário exatamente o que ainda requer atenção antes de a ordem ser criada.

O objetivo é simples: deixar de obrigar o transitário a digitar informações que já constam num ficheiro PDF, numa digitalização, num documento de escritório ou num e-mail.

Duas formas de começar sem um formulário em branco

Os Matchcodes já resolvem o trabalho recorrente. O transitário pode guardar um modelo de ordem comprovado, procurá-lo por código ou nome e utilizá-lo como base para o serviço seguinte do mesmo género. As secções de rota, tripulação, documentos, geofencing e dados financeiros podem ser integradas no modelo guardado.

O importador com IA responde a uma situação diferente. A ordem chega de fora do sistema e a sua estrutura pertence ao cliente, não ao LiteTMS. Em vez de criar um modelo para cada remetente, o transitário carrega o documento e solicita ao LiteTMS que faça a sua leitura.

Isto disponibiliza dois atalhos práticos no ecrã de criação de ordens. Utilize um Matchcode quando o trabalho é repetitivo. Utilize a IA quando a origem é um documento cujos dados, de outra forma, teriam de ser copiados campo a campo.

O que o LiteTMS lê e prepara

O fluxo de testes atual suporta ficheiros PDF, formatos de imagem comuns, ficheiros DOC e DOCX e ficheiros de e-mail EML. Lê o documento original na totalidade, em vez de pedir ao utilizador que copie e cole excertos soltos.

A partir desse material, prepara uma ordem de transporte estruturada. Consoante os dados presentes no documento, o rascunho pode incluir:

1. O cliente contratante e um pagador distinto.
2. Pontos de carga e descarga, moradas, datas, janelas horárias, referências e contactos.
3. Descrição da mercadoria, peso, quantidade, embalagem, paletes, metros de estrado (LDM), volume, classe ADR e temperatura.
4. Matrículas do trator e do semirreboque, dados do motorista, preço, moeda, IVA e condições de pagamento.

A informação em falta permanece em falta. As regras de extração indicam expressamente ao modelo para não inventar números de identificação fiscal, matrículas, preços ou qualquer outro valor que não conste do documento.

O ecrã de revisão é onde o trabalho útil acontece

A leitura do ficheiro é apenas a primeira metade da tarefa. De seguida, o LiteTMS compara os dados extraídos com os registos já guardados pela empresa.

Os parceiros comerciais podem ser associados por número de identificação fiscal ou razão social. As paragens são convertidas em locais reais. As matrículas dos veículos são verificadas face ao registo da frota. O ecrã de revisão distingue com clareza uma correspondência certa de uma sugestão e de um elemento que permaneça sem correspondência.

Esta distinção é essencial. Um sistema que preencha todos os campos com aparente certeza pode ocultar erros dispendiosos. Em contrapartida, o LiteTMS apresenta um resumo de trabalho transparente: que documentos foram lidos, o que foi extraído, o que obteve correspondência, o que é apenas uma sugestão e o que exige ainda uma decisão manual.

O transitário pode selecionar outro parceiro sugerido, pesquisar o local exato, retificar valores de carga ou dados financeiros extraídos e decidir se atribui um veículo identificado. Apenas após essa validação o utilizador confirma e cria a ordem através do módulo habitual de registo de ordens do LiteTMS.

O que estamos a testar agora

O fluxo está operacional no LiteTMS e atravessa os testes finais antes de passar a fazer parte do processo padrão de criação de ordens. Os documentos que circulam nas empresas de transporte apresentam uma enorme variedade. Um PDF limpo gerado por software, a fotografia de uma página, uma troca de e-mails ou uma digitalização com notas manuscritas colocam desafios muito diferentes.

Estamos a avaliar mais do que o rigor da extração. Testamos se o resumo de correspondências é rigoroso, se as sugestões de menor confiança estão claramente identificadas e se o transitário consegue tratar uma exceção com mais rapidez do que demoraria a inserir a ordem desde o início.

Estamos a disponibilizar a funcionalidade de forma gradual e a testá-la com mais formatos de documentos. Desta forma, dispomos de tempo para afinar o resumo de correspondências e o fluxo de correção manual antes do lançamento alargado.

Porque é que isto muda o dia a dia do transitário

A introdução manual de dados dispersa a atenção duas vezes. Primeiro, o transitário lê o documento. Depois, volta a lê-lo enquanto copia nomes, moradas, datas, referências, detalhes da carga e fretes para o TMS. A parte mais exigente do trabalho só começa quando essa digitação fica concluída.

A importação de ordens com IA canaliza essa atenção para as exceções. O documento converte-se num rascunho, os dados da empresa são associados sempre que possível e o transitário revê apenas uma lista curta de decisões. Os Matchcodes cumprem o mesmo objetivo para o trabalho regular, mas no sentido inverso: parte-se de um modelo interno de confiança em vez de um formulário vazio.

É este o ganho de eficiência que procuramos: menos tarefas de cópia e mais disponibilidade para as decisões de tráfego que exigem análise e critério.

O importador com IA está na reta final de testes e integrará em breve o fluxo padrão de criação de ordens. Pode criar um espaço de trabalho no LiteTMS e acompanhar a evolução no blog.