L'importazione ordini da documenti tramite IA e ora disponibile in LiteTMS

Aggiornamento del 25 settembre 2026: l'importazione ordini tramite IA ha superato la fase di test. La funzionalita e implementata e operativa in LiteTMS ed e disponibile nella schermata Aggiungi ordine. Abbiamo aggiornato questo articolo per descriverne il funzionamento attuale.

In LiteTMS e possibile creare un ordine a partire direttamente dal documento di trasporto. Si carica il file, LiteTMS lo analizza, prepara una bozza d'ordine strutturata, la confronta con i dati gia presenti nell'area di lavoro e indica con precisione cosa richiede ancora attenzione prima della creazione effettiva dell'ordine.

L'obiettivo e semplice: evitare che lo spedizioniere debba ricopiare a mano informazioni gia presenti in un PDF, in una scansione, in un documento di testo o in un'e-mail.

Due modi per iniziare senza partire da un modulo vuoto

I Matchcode, un modulo opzionale, gestiscono le commesse ricorrenti. Lo spedizioniere puo salvare uno schema d'ordine collaudato, cercarlo tramite codice o nome e utilizzarlo come punto di partenza per il viaggio successivo simile. Lo schema salvato puo includere percorso, equipaggio, documenti, geofencing e parametri finanziari.

L'importatore IA gestisce invece un caso diverso. L'ordine arriva dall'esterno e la sua struttura appartiene al cliente, non a LiteTMS. Anziche configurare un modello per ogni mittente, lo spedizioniere carica il documento e lascia che LiteTMS lo legga.

In questo modo la schermata di creazione ordini offre due pratiche scorciatoie: usare un Matchcode per le operazioni ricorrenti, usare l'IA quando la fonte e un documento che altrimenti andrebbe ricopiato campo per campo.

Cosa legge e prepara LiteTMS

Una singola importazione puo elaborare fino a otto file: PDF, immagini JPEG, PNG e WebP, file DOC e DOCX e file di posta elettronica EML. LiteTMS analizza il documento completo invece di chiedere all'utente di incollare frammenti di testo.

A partire da questo materiale, prepara un ordine di trasporto strutturato. A seconda del contenuto del documento, la bozza puo includere:

1. Committente e pagatore distinto.
2. Punti di carico e scarico, indirizzi, date, finestre orarie, riferimenti e recapiti.
3. Descrizione della merce, peso, quantita, imballaggio, bancali, metri di carico, volume, classe ADR e temperatura.
4. Targhe di motrice e semirimorchio, dati dell'autista, prezzo, valuta, IVA e condizioni di pagamento.

I dati mancanti restano vuoti. Le regole di estrazione indicano esplicitamente al modello di non inventare numeri di partita IVA, targhe, prezzi o qualsiasi altro valore non presente nel file d'origine.

La schermata di revisione: dove si svolge il lavoro utile

La lettura del file e solo la prima meta del lavoro. LiteTMS confronta poi i dati estratti con le anagrafiche gia presenti nel sistema aziendale.

I partner commerciali possono essere associati tramite partita IVA o ragione sociale. I punti di sosta vengono ricollegati a luoghi reali. Le targhe dei veicoli vengono verificate rispetto al registro della flotta. La schermata di revisione distingue chiaramente tra una corrispondenza certa, un suggerimento e un elemento non ancora abbinato.

Questa distinzione e fondamentale. Un sistema che compila ogni campo con eccessiva sicurezza puo nascondere errori costosi. LiteTMS genera invece un riepilogo operativo chiaro: quali documenti sono stati letti, cosa e stato estratto, cosa e stato abbinato, cosa rappresenta solo un suggerimento e cosa richiede una decisione manuale. La schermata indica inoltre chiaramente che la bozza e stata generata dall'IA e che deve essere verificata rispetto ai documenti originali.

Lo spedizioniere puo selezionare un altro partner suggerito, cercare il luogo corretto, correggere i dati della merce o gli importi finanziari ed esaminare l'assegnazione di un veicolo riconosciuto. Solo dopo questa revisione l'utente conferma e crea l'ordine tramite il consueto modulo ordini di LiteTMS.

Perche ogni ordine viene comunque confermato da un operatore

I documenti inviati dalle aziende di trasporto variano enormemente. Un PDF nativo ben impaginato, una foto scattata a un foglio, un thread di posta elettronica o una scansione con annotazioni a mano presentano complessita diverse. Per questo la fase di revisione e parte integrante della procedura: i suggerimenti incerti vengono segnalati come tali, le voci non associate restano ben visibili e nulla diventa un ordine effettivo finche una persona non lo conferma.

Dove trovare la funzione

Per importare un ordine, selezionare Aggiungi ordine. La scheda Carica ordine con IA si trova accanto ai Matchcode: basta trascinarvi i file, fare clic su Analizza documenti e procedere nella schermata di revisione. Chiunque disponga dei permessi per creare ordini puo utilizzarla, purche le funzioni IA siano abilitate per l'azienda. Poiche l'analisi del documento impiega l'intelligenza artificiale, ogni importazione viene conteggiata come utilizzo IA alla tariffa indicata nel pannello di fatturazione.

Come cambia la giornata di uno spedizioniere

L'inserimento manuale richiede attenzione due volte. Prima lo spedizioniere deve leggere il documento. Poi deve rileggerlo mentre ricopia nomi, indirizzi, date, riferimenti, merci e tariffe nel TMS. La parte complessa del lavoro inizia solo una volta terminata la digitazione.

L'importazione degli ordini con IA sposta l'attenzione sulle eccezioni. Il documento si trasforma in una bozza, i dati aziendali vengono associati ove possibile e lo spedizioniere esamina un breve elenco di decisioni. I Matchcode fanno lo stesso per i trasporti ricorrenti, ma nella direzione opposta: si parte da un modello interno affidabile invece che da un modulo vuoto.

È questo il guadagno di efficienza a cui puntiamo: meno passaggi di copiatura e più tempo per gli aspetti dell'attività di spedizione che richiedono reale capacità di giudizio.

Volete vederlo all'opera sui vostri documenti? Contattateci portando un ordine di trasporto ricevuto di recente. Lo leggeremo insieme su LiteTMS ed esamineremo le segnalazioni della schermata di revisione.