Testujemy w LiteTMS import zleceń przez AI. System czyta dokument transportowy, przygotowuje szkic zlecenia, dopasowuje dane do rekordów w panelu i pokazuje spedytorowi, co trzeba jeszcze sprawdzić przed zapisem.
Chodzi o bardzo zwykły problem. Dane już są w PDF-ie, skanie albo wiadomości, a mimo to ktoś musi przepisać je do TMS-u.
Dwa skróty zamiast pustego formularza
Matchcode obsługuje pracę, która się powtarza. Spedytor zapisuje sprawdzony wzorzec zlecenia, wyszukuje go po kodzie lub nazwie i na tej podstawie zaczyna kolejną podobną realizację. We wzorcu mogą znaleźć się trasa, obsada, dokumenty, geofencing i finanse.
Import przez AI rozwiązuje inny przypadek. Zlecenie przychodzi z zewnątrz i ma układ wymyślony przez klienta. Zamiast tworzyć osobny szablon dla każdego nadawcy, wrzucasz plik, a LiteTMS odczytuje jego treść.
Na starcie nowego zlecenia masz więc dwie drogi. Przy stałych relacjach wybierasz matchcode. Gdy źródłem jest dokument, który normalnie trzeba byłoby przepisać pole po polu, wybierasz import przez AI.
Co system odczytuje z dokumentu
Obecna wersja testowa przyjmuje PDF-y, popularne formaty obrazów, pliki DOC i DOCX oraz wiadomości EML. Analizuje cały materiał, a nie tylko fragment wklejony ręcznie do pola tekstowego.
Na tej podstawie powstaje szkic jednego zlecenia transportowego. Jeżeli informacje występują w dokumencie, system może przygotować między innymi:
- Zleceniodawcę i osobnego płatnika.
- Miejsca załadunku i rozładunku, adresy, daty, okna czasowe, referencje oraz kontakty.
- Opis towaru, wagę, liczbę sztuk, opakowania, palety, metry ładunkowe, objętość, klasę ADR i temperaturę.
- Numery pojazdu i naczepy, dane kierowcy, fracht, walutę, VAT oraz termin płatności.
Jeśli czegoś nie ma w źródle, pole zostaje puste. Reguły odczytu zabraniają zgadywania NIP-u, numeru rejestracyjnego, ceny i pozostałych danych, których dokument nie podaje.
Najważniejsze dzieje się po odczytaniu
Samo wyciągnięcie tekstu z pliku to dopiero połowa pracy. LiteTMS porównuje odczytane informacje z danymi firmy.
Kontrahenta może dopasować po NIP-ie albo nazwie. Adresy punktów sprawdza względem rzeczywistych miejsc. Numery rejestracyjne porównuje z ewidencją floty. Przy każdej sekcji widać, czy system znalazł pewne dopasowanie, ma tylko sugestię, czy niczego nie znalazł.
To celowy wybór. Program, który pewnym tonem uzupełnia każdą rubrykę, potrafi schować kosztowny błąd. LiteTMS przygotowuje czytelne podsumowanie: jakie dokumenty odczytał, co z nich wyciągnął, co dopasował, gdzie ma propozycję i gdzie potrzebna jest decyzja człowieka.
Spedytor może wskazać innego kontrahenta, wyszukać poprawne miejsce, zmienić dane ładunku lub finansów i zdecydować o przypisaniu rozpoznanego pojazdu. Dopiero po tym przeglądzie zatwierdza szkic i tworzy zwykłe zlecenie w LiteTMS.
Co sprawdzamy podczas testów
Cały mechanizm działa już w LiteTMS i przechodzi ostatnie testy przed włączeniem go do standardowego procesu tworzenia zleceń. Zlecenia transportowe nie trzymają jednego standardu. Czysty PDF z systemu, zdjęcie kartki, długi wątek mailowy i krzywy skan stawiają inne wymagania.
Patrzymy nie tylko na trafność odczytu. Sprawdzamy, czy podsumowanie uczciwie pokazuje niepewność, czy słabe sugestie są wyraźnie oznaczone i czy poprawienie wyjątku faktycznie trwa krócej niż przepisanie całego zlecenia od zera.
Wprowadzamy tę funkcję stopniowo i sprawdzamy ją na kolejnych układach dokumentów. Dzięki temu przed pełnym uruchomieniem możemy jeszcze dopracować podsumowanie dopasowań i wygodę ręcznych poprawek.
Co zyskuje spedytor
Ręczne wprowadzanie danych zabiera uwagę dwa razy. Najpierw czytasz dokument, żeby zrozumieć zlecenie. Potem czytasz go ponownie i przepisujesz firmy, adresy, daty, referencje, towar oraz stawkę. Właściwa praca zaczyna się dopiero po zakończeniu klepania.
Import przez AI przenosi uwagę na wyjątki. Dokument staje się szkicem, dane firmowe są dopasowane tam, gdzie to możliwe, a spedytor dostaje krótką listę rzeczy do decyzji. Matchcode robi podobną robotę przy powtarzalnych zleceniach, tylko zaczyna od sprawdzonego wzorca w systemie.
Właśnie o taką oszczędność pracy nam chodzi. Mniej przepisywania, więcej czasu na decyzje, których system nie podejmie za spedytora.
Importer AI przechodzi ostatnie testy i wkrótce dołączy do standardowego procesu tworzenia zleceń. Możesz utworzyć panel LiteTMS i śledzić postępy na blogu.
Częste pytania
- Czy LiteTMS utworzy zlecenie z PDF-a albo wiadomości email?
- Testowany importer czyta pliki PDF, obrazy, dokumenty biurowe i wiadomości EML, a następnie przygotowuje szkic jednego zlecenia. Zlecenie powstaje dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu szkicu przez użytkownika.
- Czy AI zapisuje zlecenie bez kontroli spedytora?
- Nie. LiteTMS najpierw pokazuje odczytane dane, dopasowania, sugestie oraz braki. Spedytor poprawia to, co trzeba, i sam zatwierdza utworzenie zlecenia.
- Co się stanie, jeśli system nie dopasuje kontrahenta lub adresu?
- Taka pozycja dostaje oznaczenie sugestii albo braku dopasowania. Użytkownik może wybrać innego kandydata, wyszukać właściwy rekord lub uzupełnić dane ręcznie.
- Czym import przez AI różni się od matchcode?
- Matchcode zaczyna od wzorca zlecenia zapisanego w LiteTMS i sprawdza się przy powtarzalnej pracy. Import przez AI zaczyna od zewnętrznego dokumentu i buduje szkic z informacji, które w nim znajdzie.