Import zleceń z dokumentów przez AI działa już w LiteTMS

Aktualizacja, 25 września 2026: Import zleceń przez AI nie jest już w testach. Jest wdrożony i działa w LiteTMS, a znajdziesz go na ekranie Dodaj zlecenie. Zaktualizowaliśmy ten artykuł, żeby opisywał funkcję w obecnej postaci.

W LiteTMS zlecenie możesz zacząć od samego dokumentu transportowego. Wrzucasz plik, a system go czyta, przygotowuje szkic zlecenia, dopasowuje dane do rekordów w panelu i pokazuje, co trzeba jeszcze sprawdzić przed zapisem.

Chodzi o bardzo zwykły problem. Dane już są w PDF-ie, skanie albo wiadomości, a mimo to ktoś musi przepisać je do TMS-u.

Dwa skróty zamiast pustego formularza

Matchcode, opcjonalny moduł, obsługuje pracę, która się powtarza. Spedytor zapisuje sprawdzony wzorzec zlecenia, wyszukuje go po kodzie lub nazwie i na tej podstawie zaczyna kolejną podobną realizację. We wzorcu mogą znaleźć się trasa, obsada, dokumenty, geofencing i finanse.

Import przez AI rozwiązuje inny przypadek. Zlecenie przychodzi z zewnątrz i ma układ wymyślony przez klienta. Zamiast tworzyć osobny szablon dla każdego nadawcy, wrzucasz plik, a LiteTMS odczytuje jego treść.

Na starcie nowego zlecenia masz więc dwie drogi. Przy stałych relacjach wybierasz matchcode. Gdy źródłem jest dokument, który normalnie trzeba byłoby przepisać pole po polu, wybierasz import przez AI.

Co system odczytuje z dokumentu

Do jednego importu dodasz maksymalnie osiem plików: PDF-y, obrazy JPEG, PNG i WebP, pliki DOC i DOCX oraz wiadomości EML. System analizuje cały materiał, a nie tylko fragment wklejony ręcznie do pola tekstowego.

Na tej podstawie powstaje szkic jednego zlecenia transportowego. Jeżeli informacje występują w dokumencie, system może przygotować między innymi:

1. Zleceniodawcę i osobnego płatnika.
2. Miejsca załadunku i rozładunku, adresy, daty, okna czasowe, referencje oraz kontakty.
3. Opis towaru, wagę, liczbę sztuk, opakowania, palety, metry ładunkowe, objętość, klasę ADR i temperaturę.
4. Numery pojazdu i naczepy, dane kierowcy, fracht, walutę, VAT oraz termin płatności.

Jeśli czegoś nie ma w źródle, pole zostaje puste. Reguły odczytu zabraniają zgadywania NIP-u, numeru rejestracyjnego, ceny i pozostałych danych, których dokument nie podaje.

Najważniejsze dzieje się po odczytaniu

Samo wyciągnięcie tekstu z pliku to dopiero połowa pracy. LiteTMS porównuje odczytane informacje z danymi firmy.

Kontrahenta może dopasować po NIP-ie albo nazwie. Adresy punktów sprawdza względem rzeczywistych miejsc. Numery rejestracyjne porównuje z ewidencją floty. Przy każdej sekcji widać, czy system znalazł pewne dopasowanie, ma tylko sugestię, czy niczego nie znalazł.

To celowy wybór. Program, który pewnym tonem uzupełnia każdą rubrykę, potrafi schować kosztowny błąd. LiteTMS przygotowuje czytelne podsumowanie: jakie dokumenty odczytał, co z nich wyciągnął, co dopasował, gdzie ma propozycję i gdzie potrzebna jest decyzja człowieka. Ekran wprost informuje też, że szkic przygotowało AI i trzeba go porównać z dokumentami źródłowymi.

Spedytor może wskazać innego kontrahenta, wyszukać poprawne miejsce, zmienić dane ładunku lub finansów i zdecydować o przypisaniu rozpoznanego pojazdu. Dopiero po tym przeglądzie zatwierdza szkic i tworzy zwykłe zlecenie w LiteTMS.

Dlaczego każde zlecenie zatwierdza człowiek

Zlecenia transportowe nie trzymają jednego standardu. Czysty PDF z systemu, zdjęcie kartki, długi wątek mailowy i krzywy skan stawiają inne wymagania. Dlatego przegląd jest częścią procesu: słabe propozycje są oznaczone jako sugestie, braki dopasowania widać od razu, a zlecenie powstaje dopiero wtedy, gdy człowiek je zatwierdzi.

Gdzie to znaleźć

Żeby skorzystać z importu, kliknij Dodaj zlecenie. Karta Wczytaj zlecenie z AI jest obok matchcode: przeciągasz na nią pliki, wybierasz Przeanalizuj dokumenty i przechodzisz przez ekran przeglądu. Z karty skorzystają użytkownicy z uprawnieniem do tworzenia zleceń, jeśli funkcje AI są włączone dla firmy. Odczyt dokumentu korzysta z AI, więc każdy import rozlicza się jako użycie AI według stawki z panelu rozliczeń.

Co zyskuje spedytor

Ręczne wprowadzanie danych zabiera uwagę dwa razy. Najpierw czytasz dokument, żeby zrozumieć zlecenie. Potem czytasz go ponownie i przepisujesz firmy, adresy, daty, referencje, towar oraz stawkę. Właściwa praca zaczyna się dopiero po zakończeniu klepania.

Import przez AI przenosi uwagę na wyjątki. Dokument staje się szkicem, dane firmowe są dopasowane tam, gdzie to możliwe, a spedytor dostaje krótką listę rzeczy do decyzji. Matchcode robi podobną robotę przy powtarzalnych zleceniach, tylko zaczyna od sprawdzonego wzorca w systemie.

Właśnie o taką oszczędność pracy nam chodzi. Mniej przepisywania, więcej czasu na decyzje, których system nie podejmie za spedytora.

Chcesz zobaczyć, jak poradzi sobie z Waszymi dokumentami? Skontaktuj się z nami i przynieś zlecenie, które niedawno dostaliście. Wczytamy je razem w LiteTMS i przejdziemy przez to, co pokaże ekran przeglądu.