Import objednávok z dokumentov pomocou AI je už súčasťou LiteTMS

Aktualizácia, 25. septembra 2026: AI import objednávok ukončil testovaciu fázu. Je plne nasadený a funkčný v LiteTMS a nájdete ho na obrazovke Pridať objednávku. Tento článok sme aktualizovali, aby popisoval funkciu v jej aktuálnej podobe.

V LiteTMS môžete vytvoriť objednávku priamo zo samotného prepravného dokumentu. Nahrajete súbor, LiteTMS ho prečíta, pripraví štruktúrovaný koncept objednávky, porovná ho s údajmi, ktoré už máte vo svojom systéme, a presne ukáže, čo si pred vytvorením objednávky ešte vyžaduje pozornosť.

Cieľ je jednoduchý: ušetriť zasielateľovi prepisovanie údajov, ktoré už existujú v PDF súbore, skene, kancelárskom dokumente alebo e-maile.

Dva spôsoby, ako začať bez prázdneho formulára

Voliteľný modul Matchcodes rieši opakujúce sa prepravy. Zasielateľ si môže uložiť osvedčenú šablónu objednávky, vyhľadať ju podľa kódu alebo názvu a použiť ako východiskový bod pre ďalšiu podobnú zákazku. Do uloženej šablóny možno zahrnúť trasu, osádku, dokumenty, geofencing aj finančné položky.

AI importér rieši inú situáciu. Objednávka prichádza zvonku a jej rozloženie určuje zákazník, nie LiteTMS. Namiesto vytvárania šablóny pre každého odosielateľa zasielateľ jednoducho nahrá dokument a nechá LiteTMS, aby ho prečítal.

Obrazovka na vytváranie objednávok tak ponúka dve praktické skratky. Matchcode použite pri opakujúcich sa prepravách. AI využite vtedy, keď je zdrojom dokument, ktorý by inak musel niekto prepisovať pole po poli.

Čo LiteTMS prečíta a pripraví

V rámci jedného importu možno nahrať až osem súborov: PDF, obrázky vo formátoch JPEG, PNG a WebP, súbory DOC a DOCX a e-mailové správy vo formáte EML. LiteTMS spracuje celý zdrojový dokument a nevyžaduje od používateľa kopírovanie vybraných častí.

Z týchto podkladov pripraví jednu štruktúrovanú prepravnú objednávku. V závislosti od obsahu dokumentu môže koncept zahŕňať:

1. Objednávateľa a samostatného platcu.
2. Miesta nakládky a vykládky, adresy, dátumy, časové okná, referenčné čísla a kontaktné údaje.
3. Popis tovaru, hmotnosť, množstvo, balenie, palety, ložné metre, objem, triedu ADR a teplotný režim.
4. EČV ťahača a návesu, údaje o vodičovi, cenu, menu, DPH a platobné podmienky.

Chýbajúce informácie zostanú nevyplnené. Pravidlá vyťažovania dát modelu výslovne zakazujú domýšľať si daňové číslo, evidenčné číslo vozidla, cenu ani žiadnu inú hodnotu, ktorá v zdrojovom dokumente chýba.

Kontrolná obrazovka: miesto, kde prebieha to najdôležitejšie

Prečítanie súboru je len prvá polovica práce. LiteTMS následne porovná vyťažené údaje so záznamami, ktoré už v systéme evidujete.

Obchodných partnerov možno spárovať podľa IČO, DIČ alebo názvu spoločnosti. Miesta zastávok sa overujú voči reálnym adresám. Evidenčné čísla vozidiel sa kontrolujú oproti registru vozového parku. Kontrolná obrazovka zreteľne odlišuje jednoznačnú zhodu od návrhu a od položky, ktorú sa nepodarilo spárovať.

Tento rozdiel je zásadný. Systém, ktorý sebavedome vyplní každé pole, môže zakryť drahé chyby. LiteTMS namiesto toho pripraví prehľadný súhrn: ktoré dokumenty boli prečítané, čo bolo vyťažené, čo bolo spárované, čo je iba návrh a čo si vyžaduje manuálne rozhodnutie. Na obrazovke je tiež jasne uvedené, že koncept vygenerovala umelá inteligencia a je potrebné ho skontrolovať podľa zdrojových dokumentov.

Zasielateľ môže vybrať iného navrhnutého partnera, vyhľadať správne miesto, opraviť vyťažené údaje o náklade či financiách a rozhodnúť, či priradí rozpoznané vozidlo. Až po tejto kontrole používateľ potvrdí údaje a vytvorí objednávku cez bežný formulár LiteTMS.

Prečo každú objednávku stále potvrdzuje človek

Dokumenty v doprave a logistike sa výrazne líšia. Čisté vygenerované PDF, odfotená strana, e-mailová komunikácia aj sken s ručne písanými poznámkami prinášajú odlišné úskalia. Preto je kontrolný krok neoddeliteľnou súčasťou celého procesu: neisté návrhy sú označené ako návrhy, nespárované položky zostávajú viditeľné a nič sa nestane ostrou objednávkou, kým to človek nepotvrdí.

Kde funkciu nájdete

Ak chcete importovať objednávku, zvoľte Pridať objednávku. Karta Načítať objednávku pomocou AI sa nachádza vedľa funkcie Matchcodes: pretiahnite na ňu súbory, zvoľte Analyzovať dokumenty a následne prejdite kontrolnou obrazovkou. Funkciu môže využívať každý používateľ s oprávnením vytvárať objednávky, pokiaľ má spoločnosť aktivované AI funkcie. Spracovanie dokumentu využíva umelú inteligenciu, takže každý import sa započítava do spotreby AI podľa sadzobníka uvedeného vo vašom fakturačnom paneli.

Prečo to mení bežný pracovný deň zasielateľa

Manuálne zadávanie oberá o pozornosť dvakrát. Zasielateľ si najprv dokument prečíta. Potom ho číta znova, keď prepisuje názvy, adresy, termíny, referenčné čísla, náklad a sadzby do TMS. Skutočne odborná práca pritom začína až vo chvíli, keď je prepisovanie hotové.

Import objednávok cez AI presúva túto pozornosť na výnimky. Z dokumentu vznikne koncept, firemné údaje sa podľa možností spárujú a špeditér skontroluje len krátky zoznam rozhodnutí. Matchcode robí to isté pri pravidelných prepravách z opačnej strany: začínate s overenou internou šablónou namiesto prázdneho formulára.

Práve o toto zvýšenie efektivity nám ide. Menej prepisovania. Viac času na úlohy v zasielateľstve, ktoré si vyžadujú odborný úsudok.

Chcete to vidieť na vlastných dokumentoch? Kontaktujte nás a pripravte si objednávku prepravy, ktorú ste nedávno dostali. Spoločne ju načítame v LiteTMS a prejdeme si všetko, na čo vás kontrolná obrazovka upozorní.