V LiteTMS testujeme AI importér objednávok, ktorý načíta prepravný dokument, pripraví štruktúrovaný návrh objednávky, porovná ho s údajmi, ktoré už máte v systéme, a zasielateľovi presne ukáže, čo si pred vytvorením objednávky ešte vyžaduje pozornosť.
Cieľ je jednoduchý: odbremeniť zasielateľa od prepisovania údajov, ktoré už existujú v PDF, skene, kancelárskom dokumente alebo e-maile.
Dva spôsoby, ako začať bez prázdneho formulára
Matchcodes už dnes riešia opakovanú prácu. Zasielateľ si môže uložiť osvedčenú šablónu objednávky, vyhľadať ju podľa kódu alebo názvu a použiť ju ako východiskový bod pre ďalšiu podobnú prepravu. Uložená šablóna môže obsahovať trasu, posádku, dokumenty, geofencing aj finančné položky.
AI importér rieši inú situáciu. Objednávka prichádza z externého prostredia a jej formát patrí zákazníkovi, nie LiteTMS. Namiesto vytvárania šablóny pre každého odosielateľa zasielateľ jednoducho nahrá dokument a nechá LiteTMS, aby ho načítal.
Obrazovka vytvárania objednávky tak ponúka dve praktické skratky. Použite Matchcode pri opakujúcich sa prepravách. Použite AI, ak je zdrojom dokument, ktorý by inak niekto musel prepisovať políčko po políčku.
Čo LiteTMS načíta a pripraví
Súčasné testovacie prostredie prijíma súbory PDF, bežné obrazové formáty, dokumenty DOC a DOCX a e-mailové súbory EML. Číta celý zdrojový súbor, takže používateľ nemusí kopírovať a vkladať jednotlivé úryvky.
Z týchto podkladov pripraví jednu štruktúrovanú objednávku prepravy. V závislosti od obsahu dokumentu môže návrh obsahovať:
- Objednávateľa a osobitného platiteľa.
- Miesta nakládky a vykládky, adresy, termíny, časové okná, referenčné čísla a kontaktné údaje.
- Popis nákladu, hmotnosť, množstvo, balenie, palety, ložné metre, objem, triedu ADR a teplotný režim.
- EČV ťahača a návesu, údaje o vodičovi, cenu, menu, DPH a platobné podmienky.
Chýbajúce informácie zostanú nevyplnené. Pravidlá vyťažovania explicitne prikazujú modelu, aby si nedomýšľal IČ DPH, evidenčné číslo, cenu ani žiadnu inú hodnotu, ktorá v zdrojovom dokumente chýba.
Obrazovka kontroly je miesto, kde prebieha to najdôležitejšie
Načítanie súboru je iba prvá polovica práce. LiteTMS následne porovná vyťažené údaje so záznamami, ktoré už v systéme máte.
Obchodných partnerov možno spárovať podľa IČ DPH alebo názvu spoločnosti. Zastávky sa priradia ku konkrétnym reálnym miestam. Evidenčné čísla vozidiel sa overia voči registru vozového parku. Obrazovka kontroly jasne odlišuje jednoznačnú zhodu od návrhu a od položky, ktorú sa nepodarilo priradiť.
Tento rozdiel je zásadný. Systém, ktorý sebavedomo vyplní každé políčko, môže zakryť drahé chyby. LiteTMS namiesto toho vytvorí prehľadný pracovný súhrn: ktoré dokumenty boli načítané, čo bolo vyťažené, čo bolo spárované, čo je iba návrh a čo si ešte vyžaduje manuálne rozhodnutie.
Zasielateľ môže vybrať iného navrhnutého partnera, vyhľadať správne miesto, upraviť vyťažené údaje o náklade či financiách a rozhodnúť sa, či priradí rozpoznané vozidlo. Až po tejto kontrole používateľ potvrdí a vytvorí objednávku cez bežný formulár LiteTMS.
Čo práve testujeme
Celý proces v LiteTMS funguje a prechádza záverečnými testami predtým, ako sa stane bežnou súčasťou vytvárania objednávok. Dokumenty od prepravných firiem sa výrazne líšia. Čisto vygenerované PDF, odfotená strana, e-mailová komunikácia či sken s ručne písanými poznámkami predstavujú úplne odlišné výzvy.
Nekontrolujeme len presnosť vyťažovania. Testujeme aj to, či je súhrn párovania dostatočne presný a poctivý, či sú neisté návrhy jasne označené a či zasielateľ dokáže opraviť výnimku rýchlejšie, než keby objednávku zadával od začiatku ručne.
Túto funkciu zavádzame postupne a overujeme ju na ďalších formátoch dokumentov. Vďaka tomu máme čas vylepšiť prehľad párovania a postup manuálnych úprav ešte pred plným spustením.
Prečo to mení bežný deň zasielateľa
Ručné zadávanie kradne pozornosť dvakrát. Najprv si zasielateľ dokument prečíta. Potom ho číta znova pri prepisovaní názvov, adries, termínov, referencií, nákladu a sadzieb do TMS. Zložitá časť práce sa pritom začína až po dokončení prepisovania.
AI import objednávok presúva túto pozornosť na výnimky. Z dokumentu vznikne návrh, firemné údaje sa podľa možností spárujú a zasielateľ skontroluje iba krátky zoznam rozhodnutí. Matchcodes robia to isté pre opakovanú prácu z druhej strany: začínate s overenou internou šablónou namiesto prázdneho formulára.
Presne o toto zvýšenie efektivity nám ide. Menej kopírovania. Viac času na úlohy v zasielateľstve, ktoré si vyžadujú odborný úsudok.
AI importér je v záverečnej fáze testovania a čoskoro sa stane pevnou súčasťou vytvárania objednávok. Môžete si vytvoriť pracovné prostredie v LiteTMS a sledovať novinky na blogu.
Časté otázky
- Dokáže LiteTMS vytvoriť objednávku z PDF alebo e-mailu?
- Testovaný AI importér dokáže načítať PDF, obrázky, kancelárske dokumenty aj e-mailové súbory EML a pripraviť z nich štruktúrovaný návrh objednávky. Používateľ tento návrh skontroluje a potvrdí predtým, ako LiteTMS objednávku vytvorí.
- Vytvorí AI objednávku bez kontroly zasielateľom?
- Nie. LiteTMS najprv zobrazí vyťažené údaje, zhody, návrhy a nevyriešené položky. Zasielateľ upraví všetko potrebné a objednávku výslovne potvrdí.
- Čo sa stane, ak LiteTMS nedokáže spárovať obchodného partnera alebo adresu?
- V prehľade sa položka označí ako návrh alebo ako nespárovaná, namiesto toho, aby systém predstieral istotu. Používateľ môže vybrať inú možnosť, vyhľadať správny záznam alebo chýbajúce údaje doplniť ručne.
- V čom sa líši AI import objednávky od funkcie Matchcode?
- Matchcode vychádza z uloženej šablóny objednávky v LiteTMS a hodí sa na opakovanú prácu. AI import objednávok vychádza z externého dokumentu a pripraví návrh z informácií, ktoré v ňom nájde.
Zostaňte v spojení
Doprajte si kvalitnejšie čítanie.
Zvoľte si LiteTMS ako preferovaný zdroj a nájdite viac našich článkov na Google.
Zvoliť LiteTMS na GooglePotvrďte svoju voľbu na Google · Otvorí sa na novej karte