अपडेट, 25 सितंबर 2026: AI ऑर्डर इम्पोर्ट की टेस्टिंग पूरी हो चुकी है। यह अब LiteTMS में पूरी तरह लागू है और काम कर रहा है, तथा आपको यह Add Order स्क्रीन पर मिलेगा। हमने इस लेख को आज की कार्यप्रणाली के अनुसार अपडेट किया है।
LiteTMS में आप सीधे ट्रांसपोर्ट दस्तावेज़ से ही ऑर्डर बनाना शुरू कर सकते हैं। आप फ़ाइल अपलोड करते हैं, LiteTMS इसे पढ़ता है, एक संरचित ऑर्डर ड्राफ्ट तैयार करता है, इसे आपके वर्कस्पेस में पहले से मौजूद डेटा से मिलाता है, और ऑर्डर बनने से पहले ठीक वही दिखाता है जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
इसका उद्देश्य बिल्कुल सीधा है: फॉरवर्डर को वह जानकारी बार-बार टाइप न करनी पड़े जो पहले से ही किसी PDF, स्कैन, ऑफिस दस्तावेज़ या ईमेल में मौजूद है।
खाली फ़ॉर्म के बिना शुरुआत करने के दो तरीके
Matchcodes, जो कि एक वैकल्पिक मॉड्यूल है, दोहराए जाने वाले काम को संभालता है। फॉरवर्डर किसी आजमाए हुए ऑर्डर पैटर्न को सेव कर सकता है, उसे कोड या नाम से खोज सकता है, और अगले समान काम के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में इस्तेमाल कर सकता है। इस सेव किए गए पैटर्न में रूट, क्रू, दस्तावेज़, जियोफ़ेंसिंग और फ़ाइनेंस से जुड़े विवरण शामिल किए जा सकते हैं।
AI इम्पोर्टर एक अलग स्थिति को संभालता है। ऑर्डर सिस्टम के बाहर से आता है और उसका फ़ॉर्मेट ग्राहक का होता है, LiteTMS का नहीं। हर सेंडर के लिए अलग टेम्पलेट बनाने के बजाय, फॉरवर्डर दस्तावेज़ अपलोड करता है और LiteTMS को उसे पढ़ने का निर्देश देता है।
इससे ऑर्डर बनाने की स्क्रीन पर दो व्यावहारिक शॉर्टकट मिल जाते हैं। जब काम दोहराया जाने वाला हो, तो Matchcode का उपयोग करें। जब स्रोत कोई ऐसा दस्तावेज़ हो जिसे किसी को फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड कॉपी करना पड़ता, तो AI का उपयोग करें।
LiteTMS क्या पढ़ता है और क्या तैयार करता है
एक बार के इम्पोर्ट में आठ फ़ाइलों तक को शामिल किया जा सकता है: PDF, JPEG, PNG और WebP इमेज, DOC और DOCX फ़ाइलें, तथा EML ईमेल फ़ाइलें। LiteTMS उपयोगकर्ता से चुने हुए अंश पेस्ट कराने के बजाय पूरे स्रोत को पढ़ता है।
इस सामग्री के आधार पर, यह एक संरचित ट्रांसपोर्ट ऑर्डर तैयार करता है। दस्तावेज़ में क्या जानकारी है, इसके आधार पर ड्राफ्ट में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- ऑर्डर देने वाला पक्ष और अलग से बिलिंग पक्ष (भुगतानकर्ता)।
- लोडिंग और अनलोडिंग स्टॉप, पते, तारीखें, टाइम विंडो, संदर्भ संख्याएँ (रेफ़रेंस) और संपर्क विवरण।
- कार्गो विवरण, वजन, मात्रा, पैकेजिंग, पैलेट, लोडिंग मीटर, वॉल्यूम, ADR क्लास और तापमान।
- वाहन और ट्रेलर का रजिस्ट्रेशन नंबर, ड्राइवर का विवरण, मूल्य, करेंसी, VAT और भुगतान की शर्तें।
जो जानकारी मौजूद नहीं है, वह खाली ही रहती है। डेटा निकालने के नियम मॉडल को स्पष्ट रूप से निर्देश देते हैं कि वह टैक्स नंबर, रजिस्ट्रेशन नंबर, मूल्य या स्रोत में अनुपस्थित किसी भी अन्य मान का अनुमान न लगाए।
समीक्षा स्क्रीन पर ही सबसे महत्वपूर्ण काम होता है
फ़ाइल पढ़ना काम का सिर्फ़ पहला हिस्सा है। इसके बाद LiteTMS निकाले गए डेटा की तुलना कंपनी के पास पहले से मौजूद रिकॉर्ड्स से करता है।
कॉन्ट्रैक्टर्स का मिलान टैक्स नंबर या कंपनी के नाम से किया जा सकता है। स्टॉप्स का मिलान वास्तविक स्थानों से किया जाता है। वाहन के रजिस्ट्रेशन नंबर की जाँच फ़्लीट रजिस्टर से की जाती है। समीक्षा स्क्रीन पुष्ट मिलान, सुझाव और बिना मिलान वाले आइटम को अलग-अलग दिखाती है।
यह अंतर बहुत मायने रखता है। जो सिस्टम हर बॉक्स को बिना सोचे-समझे भर देता है, वह भारी गलतियों का कारण बन सकता है। इसके विपरीत, LiteTMS एक स्पष्ट सारांश प्रस्तुत करता है: कौन से दस्तावेज़ पढ़े गए, क्या निकाला गया, किसका मिलान हुआ, क्या सिर्फ़ एक सुझाव है और किस पर मैन्युअल निर्णय की आवश्यकता है। स्क्रीन पर यह भी साफ़ लिखा होता है कि ड्राफ्ट AI द्वारा तैयार किया गया है और मूल दस्तावेज़ों से इसका मिलान किया जाना चाहिए।
फॉरवर्डर सुझाए गए किसी अन्य कॉन्ट्रैक्टर को चुन सकता है, सही स्थान खोज सकता है, निकाले गए कार्गो या वित्तीय मानों को सही कर सकता है, और यह तय कर सकता है कि पहचाने गए वाहन को असाइन करना है या नहीं। इस समीक्षा के बाद ही उपयोगकर्ता पुष्टि करता है और सामान्य LiteTMS ऑर्डर राइटर के माध्यम से ऑर्डर बनाता है।
हर ऑर्डर की पुष्टि कोई व्यक्ति ही क्यों करता है
ट्रांसपोर्ट कंपनियों से मिलने वाले दस्तावेज़ों में भारी विविधता होती है। साफ़-सुथरी डिजिटल PDF, खींची गई फ़ोटो, ईमेल थ्रेड और हाथ से लिखे नोट वाला स्कैन - ये सभी अलग-अलग चुनौतियाँ पेश करते हैं। यही कारण है कि समीक्षा का चरण इस प्रक्रिया का अनिवार्य हिस्सा है: कमज़ोर मिलान को केवल सुझाव के रूप में चिह्नित किया जाता है, बिना मिलान वाले आइटम दिखाई देते रहते हैं, और जब तक कोई व्यक्ति पुष्टि नहीं करता, तब तक कोई भी चीज़ अंतिम ऑर्डर नहीं बनती।
यह सुविधा कहाँ मिलेगी
ऑर्डर इम्पोर्ट करने के लिए, Add Order चुनें। Load order with AI कार्ड Matchcodes के ठीक बगल में मौजूद है: फ़ाइलों को उस पर ड्रैग-एंड-ड्रॉप करें, Analyze documents चुनें, और फिर समीक्षा स्क्रीन पर विवरण जाँचें। ऑर्डर बनाने की अनुमति रखने वाला कोई भी व्यक्ति इसका उपयोग कर सकता है, बशर्ते कंपनी के लिए AI सुविधाएँ सक्रिय हों। दस्तावेज़ पढ़ने के लिए AI का उपयोग होता है, इसलिए प्रत्येक इम्पोर्ट को बिलिंग पैनल में दिखाई गई दर के अनुसार AI उपयोग के रूप में गिना जाता है।
यह फॉरवर्डर के रोज़मर्रा के काम को कैसे बदलता है
मैन्युअल डेटा एंट्री दो बार समय और ध्यान खींचती है। पहले फॉरवर्डर दस्तावेज़ को पढ़ता है। फिर वह TMS में नाम, पते, तारीखें, संदर्भ संख्याएँ, कार्गो और रेट कॉपी करते समय उसे दोबारा पढ़ता है। काम का वास्तविक और जटिल हिस्सा तो टाइपिंग खत्म होने के बाद ही शुरू होता है।
AI ऑर्डर इम्पोर्ट आपका ध्यान सिर्फ़ उन अपवादों पर केंद्रित करता है जहां निर्णय की ज़रूरत होती है। दस्तावेज़ एक ड्राफ़्ट बन जाता है, जहां संभव हो कंपनी डेटा का मिलान किया जाता है, और फ़ॉरवर्डर को बस कुछ ज़रूरी बिंदुओं की समीक्षा करनी होती है। Matchcodes यही काम बार-बार होने वाले कार्यों के लिए दूसरी दिशा से करते हैं: खाली फ़ॉर्म की जगह पहले से तय भरोसेमंद आंतरिक पैटर्न से शुरुआत करें।
यही वह कार्यकुशलता है जो हमारे लिए मायने रखती है। कॉपी करने का कम झंझट और फ़ॉरवर्डिंग के उन हिस्सों के लिए अधिक समय, जिनमें मानवीय सूझबूझ की ज़रूरत होती है।
क्या आप इसे अपने दस्तावेज़ों पर देखना चाहते हैं? हमसे संपर्क करें और हाल ही में मिला कोई ट्रांसपोर्ट ऑर्डर साथ लाएं। हम LiteTMS में उसे एक साथ पढ़ेंगे और देखेंगे कि समीक्षा स्क्रीन किन चीज़ों को फ़्लैग करती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या LiteTMS किसी PDF या ईमेल से ऑर्डर बना सकता है?
हाँ। AI इम्पोर्टर प्रति इम्पोर्ट आठ फ़ाइलों तक PDFs, छवियां, DOC और DOCX फ़ाइलें, और EML ईमेल फ़ाइलें पढ़ सकता है और एक संरचित ऑर्डर ड्राफ़्ट तैयार करता है। LiteTMS द्वारा ऑर्डर बनाए जाने से पहले यूज़र उस ड्राफ़्ट की समीक्षा करता है और उसकी पुष्टि करता है।
क्या AI फ़ॉरवर्डर की जांच के बिना ही ऑर्डर बना देता है?
नहीं। LiteTMS पहले निकाला गया डेटा, मिलान, सुझाव और अनसुलझे आइटम दिखाता है। फ़ॉरवर्डर ज़रूरत के अनुसार सुधार करता है और स्पष्ट रूप से ऑर्डर की पुष्टि करता है।
क्या होता है जब LiteTMS किसी कांट्रैक्टर या पते का मिलान नहीं कर पाता?
परिणाम को पूरी तरह सही मान लेने के बजाय, समीक्षा स्क्रीन उस आइटम को सुझाए गए या बिना मिलान वाले के रूप में चिह्नित करती है। यूज़र कोई दूसरा विकल्प चुन सकता है, सही रिकॉर्ड खोज सकता है या छूटा हुआ डेटा मैन्युअल रूप से जोड़ सकता है।
क्या AI ऑर्डर इम्पोर्ट के लिए अतिरिक्त शुल्क लगता है?
दस्तावेज़ पढ़ने के लिए AI का उपयोग होता है, इसलिए प्रत्येक इम्पोर्ट को AI उपयोग माना जाता है और आपके बिलिंग पैनल में दिखाई गई दर के अनुसार शुल्क लिया जाता है। ऑर्डर के लिए प्रति-रिकॉर्ड कोई अलग शुल्क नहीं है।
AI ऑर्डर इम्पोर्ट, Matchcode से किस प्रकार अलग है?
Matchcode किसी सहेजे गए LiteTMS ऑर्डर पैटर्न से शुरू होता है और बार-बार होने वाले काम के लिए उपयुक्त है। AI ऑर्डर इम्पोर्ट किसी बाहरी दस्तावेज़ से शुरू होता है और वहां मिली जानकारी के आधार पर ड्राफ़्ट तैयार करता है।
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