Estamos probando un importador de órdenes con IA en LiteTMS que lee un documento de transporte, prepara un borrador estructurado de la orden, lo coteja con los datos existentes en el espacio de trabajo y muestra al transitario con exactitud qué requiere su atención antes de crear la orden.
El objetivo es simple: evitar que el transitario tenga que teclear información que ya está en un PDF, un documento escaneado, un archivo ofimático o un correo electrónico.
Dos formas de empezar sin un formulario en blanco
Los Matchcodes ya resuelven el trabajo recurrente. El transitario puede guardar un patrón de orden de transporte de eficacia probada, buscarlo por código o nombre y utilizarlo como punto de partida para el siguiente envío similar. El patrón guardado puede incluir la ruta, la tripulación, los documentos, las geocercas y los apartados financieros.
El importador con IA aborda un caso diferente. La orden procede de fuera del sistema y su formato es el del cliente, no el de LiteTMS. En lugar de diseñar una plantilla para cada remitente, el transitario sube el documento y solicita a LiteTMS que lo lea.
Esto ofrece dos atajos prácticos en la pantalla de creación de órdenes. Utilice un Matchcode para el trabajo recurrente. Utilice la IA cuando la fuente sea un documento que, de otro modo, alguien tendría que copiar campo por campo.
Qué lee y prepara LiteTMS
El flujo de prueba actual admite archivos PDF, formatos de imagen habituales, documentos DOC y DOCX, así como correos en formato EML. Lee la fuente completa en lugar de pedir al usuario que copie y pegue fragmentos seleccionados.
A partir de ese material, genera un borrador estructurado de orden de transporte. En función de lo que contenga el documento, el borrador puede incluir:
- El ordenante y un pagador independiente.
- Paradas de carga y descarga, direcciones, fechas, ventanas horarias, referencias y datos de contacto.
- Descripción de la carga, peso, cantidad, embalaje, palés, metros lineales de carga, volumen, clase ADR y temperatura.
- Matrículas de tractora y semirremolque, datos del conductor, precio, divisa, IVA y condiciones de pago.
La información que falta, no se inventa. Las reglas de extracción indican de forma explícita al modelo que no suponga un NIF o CIF, una matrícula, un precio ni ningún otro valor ausente en la fuente.
La pantalla de revisión es donde se realiza el trabajo útil
Leer el archivo es solo la primera mitad del trabajo. A continuación, LiteTMS compara los datos extraídos con los registros existentes de la empresa.
Los terceros y clientes se pueden cotejar por NIF/CIF o por razón social. Las paradas se contrastan con ubicaciones reales. Las matrículas se comprueban con el registro de flota. La pantalla de revisión distingue con claridad entre una coincidencia segura, una sugerencia y un elemento no vinculado.
Esta distinción es fundamental. Un sistema que rellena cada casilla con aparente seguridad puede ocultar errores muy costosos. En su lugar, LiteTMS elabora un resumen de trabajo claro: qué documentos se leyeron, qué datos se extrajeron, qué coincidió, qué es solo una sugerencia y qué requiere todavía una decisión manual.
El transitario puede seleccionar otro tercero sugerido, buscar la ubicación correcta, corregir valores extraídos de la carga o de las tarifas, y decidir si asigna el vehículo identificado. Solo tras esa revisión el usuario confirma y crea la orden a través del asistente habitual de LiteTMS.
Qué estamos probando en este momento
El proceso ya funciona en LiteTMS y atraviesa sus pruebas finales antes de integrarse de forma estándar en la creación de órdenes. La documentación de las empresas de transporte es enormemente dispar: un PDF generado limpio, una foto de una página, un hilo de correo electrónico o un escaneo con notas manuscritas plantean retos muy distintos.
Comprobamos mucho más que la precisión en la extracción. Evaluamos si el resumen de coincidencias es suficientemente transparente, si las sugerencias dudosas quedan marcadas con claridad y si el transitario puede resolver una excepción más rápido que tecleando la orden desde cero.
Estamos introduciendo la funcionalidad de forma gradual y validándola con más diseños de documentos. Esto nos permite perfeccionar el resumen de coincidencias y el flujo de corrección manual antes del lanzamiento definitivo.
Por qué esto cambia el día a día del transitario
La introducción manual de datos roba atención por partida doble. Primero, el transitario lee el documento. Después, vuelve a leerlo mientras copia nombres, direcciones, fechas, referencias, mercancías y tarifas en el TMS. La parte compleja del trabajo empieza únicamente cuando termina de teclear.
La importación de órdenes con IA traslada esa atención a las excepciones. El documento se convierte en un borrador, los datos de la empresa se vinculan siempre que es posible y el transitario revisa una lista breve de decisiones. Los Matchcodes hacen lo mismo para el trabajo recurrente desde el otro ángulo: partir de una plantilla interna de confianza en lugar de un formulario vacío.
Esa es la mejora de productividad que buscamos: menos transcripción y más tiempo para las tareas de la gestión de transporte que exigen criterio profesional.
El importador con IA se encuentra en su fase final de pruebas y pronto se incorporará al flujo estándar de creación de órdenes. Puede crear un espacio de trabajo en LiteTMS y seguir su evolución en el blog.
Preguntas frecuentes
¿Puede LiteTMS crear una orden a partir de un PDF o un correo electrónico?
El importador con IA que estamos probando puede leer archivos PDF, imágenes, documentos ofimáticos y archivos de correo EML para preparar un borrador estructurado de la orden. El usuario revisa y confirma ese borrador antes de que LiteTMS cree la orden definitiva.
¿Crea la IA la orden sin la supervisión del transitario?
No. LiteTMS muestra primero los datos extraídos, las coincidencias, las sugerencias y los elementos no resueltos. El transitario corrige lo que sea necesario y confirma la orden de forma explícita.
¿Qué sucede si LiteTMS no encuentra una coincidencia para un tercero o una dirección?
La revisión marca el elemento como sugerido o sin coincidencia en lugar de dar por seguro un resultado dudoso. El usuario puede seleccionar otra opción, buscar el registro correcto o introducir los datos que faltan manualmente.
¿En qué se diferencia la importación con IA de un Matchcode?
Un Matchcode parte de una plantilla de orden guardada en LiteTMS y se adapta al trabajo recurrente. La importación con IA parte de un documento externo y genera un borrador a partir de la información que localiza en él.
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