La importación de pedidos con IA a partir de documentos ya está disponible en LiteTMS

Actualización, 25 de septiembre de 2026: La importación de pedidos mediante IA ha superado la fase de pruebas. Ya se encuentra implementada y operativa en LiteTMS dentro de la pantalla Add Order. Hemos actualizado este artículo para explicar la funcionalidad tal y como opera hoy en día.

En LiteTMS puede iniciar una orden a partir del propio documento de transporte. Solo tiene que subir el archivo: LiteTMS lo lee, prepara un borrador estructurado de la orden, lo coteja con los datos existentes en su espacio de trabajo y muestra con total claridad qué puntos requieren atención antes de confirmar el registro.

El objetivo es evidente: evitar que el transitario tenga que teclear datos que ya figuran en un PDF, un documento escaneado, un archivo ofimático o un correo electrónico.

Dos formas de empezar sin un formulario en blanco

Matchcodes, un módulo opcional, gestiona los transportes repetitivos. El operador puede guardar una plantilla de orden ya validada, localizarla por código o nombre y tomarla como punto de partida para el siguiente servicio similar. En este patrón guardado es posible incluir la ruta, el personal de conducción, la documentación, las geocercas y los datos de facturación.

El importador con IA resuelve un escenario diferente. La orden procede del exterior y su formato responde al diseño del cliente, no al de LiteTMS. En lugar de crear una plantilla para cada cargador, el transitario sube el documento y LiteTMS se encarga de leerlo.

De este modo, la pantalla de alta de pedidos ofrece dos soluciones directas y eficaces. Recurra a Matchcodes para tráficos habituales. Utilice la IA cuando disponga de un documento que, de otro modo, obligaría a copiar los datos campo por campo.

Qué lee y prepara LiteTMS

Cada importación admite hasta ocho archivos de forma simultánea: documentos PDF, imágenes en JPEG, PNG y WebP, archivos DOC y DOCX, y correos electrónicos en formato EML. LiteTMS procesa el documento original completo en lugar de exigir al usuario que copie y pegue fragmentos sueltos.

A partir de esa documentación, genera una orden de transporte estructurada. En función del contenido del archivo, el borrador puede incluir:

1. El cliente ordenante y un pagador independiente.
2. Puntos de carga y descarga, direcciones, fechas, franjas horarias, referencias y datos de contacto.
3. Descripción de la mercancía, peso, bultos, embalaje, palés, metros de carga, volumen, clase ADR y temperatura requerida.
4. Matrículas de la tractora y el semirremolque, datos del conductor, precio pactado, divisa, IVA y condiciones de pago.

La información ausente en el documento no se completa de forma arbitraria. Las reglas de extracción impiden expresamente que el modelo invente o deduzca un NIF o CIF, una matrícula, un precio o cualquier otro dato no consignado en el origen.

La pantalla de revisión es donde se realiza el trabajo útil

Leer el archivo es únicamente la primera parte del proceso. A continuación, LiteTMS cruza la información extraída con los registros que ya figuran en la base de datos de la empresa.

Los clientes y proveedores se pueden asociar por NIF/CIF o por razón social. Los puntos de parada se vinculan con ubicaciones reales del sistema. Las matrículas se contrastan con el registro de la flota. La pantalla de revisión permite distinguir con nitidez una coincidencia exacta de una sugerencia provisional o de un dato pendiente de vinculación.

Esta diferenciación resulta crucial. Un sistema que rellena todos los campos sin contrastar puede encubrir errores muy costosos. LiteTMS genera un resumen operativo transparente: qué documentos se han procesado, qué información se ha extraído, qué elementos coinciden con la base de datos, qué campos son solo sugerencias y cuáles demandan una decisión manual. La interfaz también advierte de forma expresa que el borrador procede de un proceso de IA y debe comprobarse frente a la documentación original.

El transitario tiene la opción de seleccionar otro cliente sugerido, buscar la dirección exacta, corregir las especificaciones de carga o los importes económicos, y determinar si asigna el vehículo identificado. Solo tras completar esta verificación se confirma y crea la orden mediante el asistente habitual de LiteTMS.

Por qué una persona sigue confirmando cada orden

Los documentos que circulan en el transporte de mercancías presentan formatos muy diversos. Un PDF generado por software, una fotografía tomada con el móvil, una cadena de correos electrónicos o un albarán escaneado con notas manuscritas plantean complejidades distintas. Por este motivo, la fase de revisión es un paso obligatorio dentro del flujo: las sugerencias dudosas quedan señalizadas, los datos sin coincidencia se mantienen a la vista y nada se registra como orden en firme hasta que un usuario lo valida.

Dónde encontrarlo

Para importar un servicio, acceda a Add Order. El bloque Load order with AI se encuentra situado junto a Matchcodes: arrastre los documentos sobre él, pulse en Analyze documents y verifique los campos en la pantalla de revisión. Cualquier usuario con permisos de creación de pedidos puede utilizarlo, siempre que las funciones de IA estén activadas para la cuenta de la empresa. El procesamiento de documentos requiere computación de IA, por lo que cada importación computa en el consumo del módulo según las tarifas reflejadas en su panel de facturación.

Por qué esto transforma la jornada de un transitario

La transcripción manual de datos consume tiempo y concentración en dos momentos distintos. Primero, el profesional lee el documento recibido. Después, se ve obligado a releerlo mientras traslada manualmente nombres, direcciones, fechas, referencias, mercancías y tarifas al TMS. La parte de mayor valor de su trabajo solo comienza una vez que termina de teclear.

La importación de órdenes con IA traslada esa atención a las excepciones. El documento se convierte en un borrador, los datos de la empresa se cotejan siempre que es posible y el transitario revisa una lista reducida de decisiones. Los Matchcodes hacen lo mismo para el trabajo recurrente pero en sentido inverso: parten de una plantilla interna de confianza en lugar de un formulario en blanco.

Esa es la mejora de eficiencia que buscamos. Menos tareas de copia. Más tiempo para las partes de la gestión del transporte que exigen criterio.

¿Desea comprobarlo con sus propios documentos? Contacte con nosotros y traiga una orden de transporte que haya recibido hace poco. La procesaremos juntos en LiteTMS y repasaremos todo lo que señale la pantalla de revisión.

Preguntas frecuentes

¿Puede LiteTMS crear una orden a partir de un PDF o un correo electrónico?

Sí. El importador con IA lee archivos PDF, imágenes, archivos DOC y DOCX, así como correos EML, hasta un máximo de ocho por importación, y prepara un borrador de orden estructurado. El usuario revisa y confirma ese borrador antes de que LiteTMS cree la orden definitiva.

¿Crea la IA la orden sin la comprobación de un transitario?

No. LiteTMS muestra primero los datos extraídos, las coincidencias, las sugerencias y los elementos no resueltos. El transitario corrige lo que resulte necesario y confirma la orden de forma expresa.

¿Qué ocurre si LiteTMS no encuentra coincidencias para un tercero o una dirección?

La pantalla de revisión marca el elemento como sugerido o sin coincidencia en lugar de dar por seguro el resultado. El usuario puede elegir otra opción candidata, buscar el registro correcto o añadir los datos que falten manualmente.

¿La importación de órdenes con IA supone un coste adicional?

La lectura de un documento utiliza inteligencia artificial, por lo que cada importación cuenta como consumo de IA y se factura según la tarifa indicada en su panel de facturación. La orden en sí no tiene ningún coste por registro.

¿En qué se diferencia la importación de órdenes con IA de un Matchcode?

Un Matchcode parte de un patrón de orden ya guardado en LiteTMS y se adapta al trabajo recurrente. La importación de órdenes con IA parte de un documento externo y elabora un borrador a partir de la información que localiza en él.