Tilausten tekoälytuonti asiakirjoista on nyt osa LiteTMS-järjestelmää

Päivitys 25. syyskuuta 2026: Tilausten tekoälytuonti on siirtynyt testauksesta tuotantoon. Se on toteutettu ja käytössä LiteTMS-järjestelmässä, ja löydät sen Lisää tilaus -näkymästä. Olemme päivittäneet tämän artikkelin kuvaamaan toimintoa sellaisena kuin se toimii tänään.

LiteTMS:ssä voit luoda tilauksen suoraan kuljetusasiakirjan pohjalta. Lataat tiedoston järjestelmään, LiteTMS lukee sen, muodostaa jäsennellyn tilausluonnoksen, vertaa sitä työtilassasi jo oleviin tietoihin ja näyttää tarkasti, mihin asioihin on vielä kiinnitettävä huomiota ennen tilauksen luomista.

Tavoite on yksinkertainen: huolitsijan ei tarvitse enää naputella käsin tietoja, jotka ovat jo valmiina PDF-tiedostossa, skannauksessa, toimistoasiakirjassa tai sähköpostissa.

Kaksi tapaa aloittaa ilman tyhjää lomaketta

Matchcode-koodit, jotka ovat valinnainen moduuli, huolehtivat toistuvista töistä. Huolitsija voi tallentaa toimivaksi todetun tilauspohjan, hakea sen koodilla tai nimellä ja käyttää sitä lähtökohtana seuraavalle vastaavalle toimeksiannolle. Reitti, miehistö, asiakirjat, geofencing-alueet ja taloustiedot voidaan sisällyttää tallennettuun pohjaan.

Tekoälytuonti ratkaisee toisenlaisen tilanteen. Tilaus tulee järjestelmän ulkopuolelta, ja sen asettelu on asiakkaan, ei LiteTMS:n mukainen. Sen sijaan, että jokaiselle lähettäjälle luotaisiin oma mallipohja, huolitsija lataa asiakirjan järjestelmään ja antaa LiteTMS:n lukea sen.

Näin tilauksen luontinäkymään saadaan kaksi käytännöllistä oikotietä. Käytä Matchcode-koodia, kun työ toistuu. Käytä tekoälyä silloin, kun lähteenä on asiakirja, josta tiedot pitäisi muuten kopioida kenttä kentältä.

Mitä LiteTMS lukee ja valmistelee

Yhdellä tuontikerralla voidaan käsitellä enintään kahdeksan tiedostoa: PDF-tiedostoja, JPEG-, PNG- ja WebP-kuvia, DOC- ja DOCX-tiedostoja sekä EML-sähköpostitiedostoja. LiteTMS lukee koko lähdeaineiston sen sijaan, että käyttäjän tarvitsisi liittää vain valittuja tekstikatkelmia.

Tästä aineistosta järjestelmä valmistelee yhden jäsennellyn kuljetustilauksen. Asiakirjan sisällöstä riippuen luonnos voi sisältää:

1. Tilaajan ja erillisen maksajan.
2. Lastaus- ja purkupaikat, osoitteet, päivämäärät, aikaikkunat, viitteet ja yhteystiedot.
3. Rahtikuvauksen, painon, määrän, pakkauksen, kuormalavat, lavametrit, tilavuuden, ADR-luokan ja lämpötilan.
4. Vetoauton ja perävaunun rekisteritunnukset, kuljettajan tiedot, hinnan, valuutan, arvonlisäveron ja maksuehdot.

Puuttuvat tiedot jätetään tyhjiksi. Tietojen poimintasäännöt kieltävät mallia nimenomaisesti arvailemasta Y-tunnusta, rekisterikilpeä, hintaa tai mitään muuta arvoa, jota ei löydy lähteestä.

Tarkistusnäkymässä tehdään varsinainen hyötytyö

Tiedoston lukeminen on vasta työn ensimmäinen puolisko. Sen jälkeen LiteTMS vertaa poimittuja tietoja yrityksen järjestelmässä jo oleviin tietoihin.

Sopijapuolet voidaan yhdistää Y-tunnuksen tai yrityksen nimen perusteella. Pysähdyspaikat sovitetaan todellisiin sijainteihin. Ajoneuvojen rekisteritunnukset tarkistetaan kalustorekisteristä. Tarkistusnäkymä erottaa varman osuman, ehdotuksen ja täysin kohdistamattoman tiedon toisistaan.

Tämä ero on merkittävä. Järjestelmä, joka täyttää jokaisen kentän liian itsevarmasti, voi piilottaa kalliita virheitä. LiteTMS luo sen sijaan selkeän työyhteenvedon: mitkä asiakirjat luettiin, mitä tietoja poimittiin, mitkä tiedot yhdistettiin, mikä on vain ehdotus ja mikä vaatii vielä manuaalista päätöstä. Näkymässä ilmoitetaan myös selkeästi, että luonnos on tekoälyn luoma ja että se tulisi tarkistaa alkuperäisiä asiakirjoja vasten.

Huolitsija voi valita toisen ehdotetun sopijapuolen, etsiä oikean sijainnin, korjata poimittuja rahti- tai taloustietoja ja päättää, kiinnitetäänkö tilaukseen tunnistettu ajoneuvo. Vasta tämän tarkistuksen jälkeen käyttäjä vahvistaa ja luo tilauksen tavanomaisen LiteTMS:n tilauksenkirjaustoiminnon kautta.

Miksi ihminen vahvistaa jokaisen tilauksen edelleen

Kuljetusalan yrityksiltä tulevat asiakirjat vaihtelevat valtavasti. Selkeä sähköinen PDF, valokuvattu sivu, sähköpostiketju ja käsin kirjoitettuja merkintöjä sisältävä skannaus aiheuttavat kukin erilaisia haasteita. Siksi tarkistusvaihe on kiinteä osa prosessia: epävarmat ehdotukset merkitään ehdotuksiksi, yhdistämättömät kohdat pysyvät näkyvissä, eikä mikään muutu tilaukseksi ennen kuin ihminen vahvistaa sen.

Mistä toiminto löytyy

Voit tuoda tilauksen valitsemalla Lisää tilaus. Lataa tilaus tekoälyllä -kortti sijaitsee Matchcodes-kortin vieressä: pudota tiedostot siihen, valitse Analysoi asiakirjat ja käy tiedot läpi tarkistusnäkymässä. Kaikki tilauksia luomaan pystyvät käyttäjät voivat käyttää toimintoa, kunhan tekoälyominaisuudet on kytketty yritykselle päälle. Asiakirjan lukeminen käyttää tekoälyä, joten jokainen tuonti kerryttää tekoälyn käyttöä laskutuspaneelissa ilmoitetun hinnoittelun mukaisesti.

Miksi tämä muuttaa huolitsijan työpäivää

Manuaalinen tietojen syöttö vie huomiota kahdesti. Ensin huolitsija lukee asiakirjan. Sitten hän lukee sen uudelleen kopioidessaan nimiä, osoitteita, päivämääriä, viitteitä, rahtitietoja ja hintoja TMS-järjestelmään. Työn vaativin osuus alkaa vasta sen jälkeen, kun näpyttely on saatu valmiiksi.

Tilausten tekoälytuonti siirtää huomion poikkeuksiin. Asiakirjasta luodaan luonnos, yritystiedot yhdistetään aina kun mahdollista, ja huolitsija käy läpi vain lyhyen listan vahvistettavia asioita. Matchcode-toiminto tekee saman toistuvalle työlle toisesta suunnasta: aloitat tyhjän lomakkeen sijaan valmiiksi luodusta sisäisestä mallista.

Tästä tehostamisessa on kyse. Vähemmän kopiointia. Enemmän aikaa huolinnan niille osa-alueille, jotka vaativat asiantuntijan arviointia.

Haluatko nähdä toiminnon omilla asiakirjoillasi? Ota meihin yhteyttä ja ota mukaan äskettäin saapunut kuljetustilaus. Luemme sen yhdessä LiteTMS-järjestelmään ja katsomme, mitä tarkistusnäkymä nostaa esiin.