Már a LiteTMS része a dokumentumokból történő MI-alapú megbízásimport

Frissítés, 2026. szeptember 25.: Az MI-alapú megbízásimport tesztelési szakasza lezárult. A funkció elkészült, élesben működik a LiteTMS-ben, és a Megbízás hozzáadása képernyőn érhető el. Frissítettük ezt a cikket, hogy bemutassuk a funkció mai működését.

A LiteTMS-ben közvetlenül a fuvardokumentumból is létrehozhat megbízást. Feltölti a fájlt, a LiteTMS beolvassa, strukturált megbízástervezetet készít belőle, összeveti a munkakörnyezetben már meglévő adatokkal, és pontosan megmutatja, mi igényel még ellenőrzést a megbízás véglegesítése előtt.

A cél egyszerű: a fuvarszervezőnek ne kelljen olyan adatokat kézzel begépelnie, amelyek már ott vannak egy PDF-ben, szkennelt dokumentumban, irodai fájlban vagy e-mailben.

Kétféleképpen indulhat üres űrlap nélkül

A Matchcode nevű opcionális modul az ismétlődő feladatokat kezeli. A fuvarszervező elmentheti a bevált megbízássablonokat, kód vagy név alapján előkeresheti őket, és kiindulási pontként használhatja a következő hasonló munkához. A mentett sablon kiterjedhet az útvonalra, a járműszemélyzetre, a dokumentumokra, a geofencingre és a pénzügyi adatokra is.

Az MI-alapú importáló egy másik helyzetre ad megoldást. A megbízás a rendszeren kívülről érkezik, formátuma pedig az ügyfélé, nem a LiteTMS-é. Ahelyett, hogy minden egyes megbízóhoz külön sablont kellene készíteni, a fuvarszervező egyszerűen feltölti a dokumentumot, a LiteTMS pedig beolvassa.

Ez két praktikus gyorsítósávot kínál a megbízáslétrehozási képernyőn. Használjon Matchcode-ot, ha a munka ismétlődik. Használja az MI-t, ha a forrás egy olyan dokumentum, amelyet egyébként mezőről mezőre kellene kimásolni.

Mit olvas be és készít elő a LiteTMS

Egy importálási művelet akár nyolc fájlt is kezelhet: PDF-eket, JPEG-, PNG- és WebP-képeket, DOC- és DOCX-fájlokat, valamint EML formátumú e-maileket. A LiteTMS a teljes forrást beolvassa, ahelyett hogy a felhasználónak kellene kimásolt szövegrészleteket beillesztenie.

Ebből az anyagból egy strukturált fuvarmegbízást állít össze. Attól függően, hogy mit tartalmaz a dokumentum, a tervezet az alábbiakat foglalhatja magában:

1. A megbízó és az esetleges külön fizető fél.
2. Fel- és lerakóhelyek, címek, dátumok, idősávok, referenciaszámok és kapcsolattartói adatok.
3. Áruleírás, tömeg, mennyiség, csomagolás, raklapok, rakméter, térfogat, ADR-osztály és hőmérséklet.
4. Vontató- és pótkocsi-rendszámok, gépkocsivezető adatai, ár, pénznem, áfa és fizetési feltételek.

A hiányzó információ hiányzó is marad. Az adatkinyerési szabályok kifejezetten megtiltják a modellnek, hogy adószámot, rendszámot, árat vagy bármilyen más, a forrásban nem szereplő értéket találgasson.

Az ellenőrző képernyő: ahol a valódi munka zajlik

A fájl beolvasása csupán a feladat fele. A LiteTMS ezután összehasonlítja a kinyert adatokat a vállalatnál már meglévő nyilvántartásokkal.

A partnereket adószám vagy cégnév alapján párosítja. A megállókat valós földrajzi helyekhez rendeli. A rendszámokat összeveti a flottanyilvántartással. Az ellenőrző képernyő élesen megkülönbözteti a biztos egyezést a javaslattól és a párosítatlan tételektől.

Ez a különbségtétel kulcsfontosságú. Egy olyan rendszer, amely magabiztosan kitölt minden mezőt, költséges hibákat rejthet el. A LiteTMS ezzel szemben egyértelmű munkajelentést készít: mely dokumentumokat olvasta be, milyen adatokat nyert ki, mit sikerült párosítani, mi számít csupán javaslatnak, és mi igényel manuális döntést. A képernyő azt is világosan jelzi, hogy a tervezetet az MI hozta létre, ezért ellenőrizni kell a forrásdokumentumok alapján.

A fuvarszervező kiválaszthat egy másik javasolt partnert, megkeresheti a helyes címet, módosíthatja a kinyert rakomány- vagy pénzügyi adatokat, és eldöntheti, hogy hozzárendeli-e a felismert járművet. A felhasználó csak ezen áttekintés után hagyja jóvá és hozza létre a megbízást a megszokott LiteTMS megbízásrögzítőben.

Miért hagyja jóvá minden megbízást továbbra is ember

A fuvarozó és speditőr cégektől érkező dokumentumok rendkívül változatosak. Egy digitálisan generált tiszta PDF, egy lefotózott oldal, egy e-mail-lánc és egy kézzel írt megjegyzéseket tartalmazó szkennelt lap mind más kihívást jelent. Ezért épült be a folyamatba az ellenőrzési lépés: a bizonytalan javaslatok javaslatként jelennek meg, a párosítatlan tételek láthatóak maradnak, és semmiből sem lesz megbízás, amíg azt egy munkatárs jóvá nem hagyja.

Hol található a funkció

Megbízás importálásához válassza a Megbízás hozzáadása lehetőséget. A Megbízás betöltése MI-vel kártya a Matchcode-ok mellett található: húzza rá a fájlokat, válassza a Dokumentumok elemzése gombot, majd menjen végig az ellenőrző képernyőn. Bárki használhatja, aki rendelkezik megbízás-létrehozási jogosultsággal, amennyiben a cégnél be vannak kapcsolva az MI-funkciók. A dokumentumok beolvasása mesterséges intelligenciát használ, így minden importálás MI-használatnak számít a számlázási felületen feltüntetett díjszabás szerint.

Miért változtatja meg a fuvarszervezők munkanapját

A kézi adatbevitel kétszeresen rabolja a figyelmet. A fuvarszervező először elolvassa a dokumentumot. Majd újra elolvassa, miközben neveket, címeket, dátumokat, referenciaszámokat, rakományadatokat és fuvardíjakat másol be a TMS-be. A munka érdemi része pedig csak a gépelés befejezése után kezdődik.

Az AI-alapú megbízásimport ezt a figyelmet a kivételekre irányítja. A dokumentumból tervezet készül, a partneradatokat a rendszer ahol lehetséges, automatikusan párosítja, a fuvarszervezőnek pedig csak néhány döntést kell áttekintenie. A Matchcode-ok ugyanezt teszik a visszatérő feladatoknál, csak a másik irányból: üres űrlap helyett egy bevált belső sablonból indulnak ki.

Ez az a hatékonyságnövekedés, amire törekszünk. Kevesebb másolás, több idő a szállítmányozás valódi szakmai döntéseire.

Szeretné látni a saját dokumentumaival a gyakorlatban? Lépjen kapcsolatba velünk, és hozzon magával egy nemrég kapott fuvarmegbízást. Együtt beolvassuk a LiteTMS-be, és átnézzük, mit emel ki az ellenőrző képernyő.

Gyakori kérdések

Képes a LiteTMS PDF-ből vagy e-mailből megbízást létrehozni?

Igen. Az AI-importáló beolvassa a PDF-eket, képfájlokat, DOC- és DOCX-fájlokat, valamint az EML formátumú e-maileket - importálásonként legfeljebb nyolcat -, és egyetlen strukturált megbízástervezetet készít. A felhasználó átnézi és jóváhagyja ezt a tervezetet, mielőtt a LiteTMS létrehozná a megbízást.

Létrehozza az AI a megbízást fuvarszervezői ellenőrzés nélkül?

Nem. A LiteTMS először megjeleníti a kinyert adatokat, a párosításokat, a javaslatokat és a feloldatlan tételeket. A fuvarszervező elvégzi a szükséges javításokat, és kifejezetten jóváhagyja a megbízást.

Mi történik, ha a LiteTMS nem tud párosítani egy partnert vagy címet?

Az ellenőrzés során a rendszer javasolt vagy párosítatlan jelöléssel látja el a tételt, ahelyett, hogy biztosnak tüntetné fel az eredményt. A felhasználó választhat egy másik javaslatot, megkeresheti a helyes rekordot, vagy manuálisan megadhatja a hiányzó adatokat.

Külön díjköteles az AI-alapú megbízásimport?

A dokumentumok beolvasása mesterséges intelligenciát használ, így minden importálás AI-használatnak minősül, és a számlázási felületen megadott díj szerint kerül elszámolásra. Maga a létrehozott megbízás után nem számítunk fel tételenkénti díjat.

Miben különbözik az AI-alapú megbízásimport a Matchcode-tól?

A Matchcode egy korábban elmentett LiteTMS megbízássablonból indul ki, és a visszatérő munkákhoz ideális. Az AI-alapú megbízásimport egy külső dokumentumból indul ki, és az ott talált adatok alapján készít tervezetet.