Teszteljük a mesterséges intelligenciával támogatott fuvarmegbízás-importálást dokumentumokból

Egy olyan AI megbízásimportáló funkciót tesztelünk a LiteTMS-ben, amely beolvassa a fuvardokumentumot, előkészíti a strukturált megbízástervezetet, összeveti a munkaterületen már meglévő adatokkal, és pontosan megmutatja a szállítmányozónak, mi igényel még ellenőrzést a megbízás rögzítése előtt.

A cél egyszerű: ne kelljen a szállítmányozónak kézzel begépelnie azokat az adatokat, amelyek egy PDF-ben, szkennelt dokumentumban, office-fájlban vagy e-mailben már rendelkezésre állnak.

Két lehetőség az üres űrlapok elkerülésére

Az ismétlődő feladatokat a Matchcode-ok már most is lefedik. A szállítmányozó elmentheti a bevált megbízássablonokat, kód vagy név alapján megkeresheti azokat, és kiindulási pontként használhatja a következő hasonló fuvarhoz. A mentett sablon tartalmazhatja az útvonalat, a személyzetet, a dokumentumokat, a geofencing beállításokat és a pénzügyi adatokat is.

Az AI-importáló egy másik helyzetre kínál megoldást. A megbízás a rendszeren kívülről érkezik, formátumát pedig az ügyfél határozza meg, nem a LiteTMS. Ahelyett, hogy minden egyes megbízóhoz külön sablont kellene készíteni, a szállítmányozó egyszerűen feltölti a dokumentumot, a LiteTMS pedig beolvassa azt.

Ez két praktikus gyorsítótárat ad a megbízásrögzítő képernyőhöz. Használjon Matchcode-ot az ismétlődő munkákhoz, és használja az AI-t, ha a forrás egy olyan dokumentum, amelyet egyébként mezőről mezőre kellene másolnia valakinek.

Mit olvas be és készít elő a LiteTMS

A jelenlegi tesztelési folyamat PDF-eket, elterjedt képformátumokat, DOC és DOCX fájlokat, valamint EML formátumú e-maileket fogad el. A teljes forrásdokumentumot beolvassa, ahelyett hogy kijelölt szövegrészletek beillesztését kérné a felhasználótól.

Ebből az anyagból egy strukturált fuvarmegbízást készít elő. Attól függően, hogy mit tartalmaz a dokumentum, a tervezet a következőket foglalhatja magában:

1. Megbízó és külön fizető fél.
2. Fel- és lerakóhelyek, címek, dátumok, idősávok, referenciaszámok és elérhetőségek.
3. Áruleírás, tömeg, mennyiség, csomagolás, raklapszám, rakméter, térfogat, ADR-osztály és hőmérséklet.
4. Vontató és pótkocsi rendszáma, járművezető adatai, fuvardíj, pénznem, áfa és fizetési határidő.

A hiányzó információk üresen maradnak. Az adatkinyerési szabályok kifejezetten tiltják a modellnek, hogy adószámot, rendszámot, fuvardíjat vagy bármilyen más olyan értéket találjon ki, amely nem szerepel a forrásban.

Az ellenőrző képernyő: ahol a valódi munka zajlik

A fájl beolvasása csupán a munka első fele. A LiteTMS ezután összehasonlítja a kinyert adatokat a vállalat rendszerében már meglévő rekordokkal.

A partnerek adószám vagy cégnév alapján párosíthatók. A megállók valós címekkel és helyszínekkel kerülnek feloldásra. A járművek rendszámai a flottanyilvántartás alapján ellenőrizhetők. Az ellenőrző képernyő élesen megkülönbözteti a biztos egyezést a javaslattól és a párosítatlan tételtől.

Ennek a megkülönböztetésnek komoly súlya van. Az olyan rendszer, amely minden mezőt magabiztosan kitölt, drága hibákat rejthet el. A LiteTMS ezzel szemben átlátható munkaösszesítőt ad: mely dokumentumokat olvasta be, milyen adatokat nyert ki, mit párosított sikeresen, mi számít csupán javaslatnak, és mi az, ami még manuális döntést igényel.

A szállítmányozó kiválaszthat egy másik javasolt partnert, megkeresheti a helyes címet, módosíthatja a kinyert rakomány- vagy pénzügyi adatokat, és eldöntheti, hogy hozzárendeli-e a felismert járművet. A megbízás véglegesítése és létrehozása a szokásos LiteTMS megbízáskészítőn keresztül csak az ellenőrzés jóváhagyása után történik meg.

Mit tesztelünk jelenleg

A feldolgozási folyamat már működik a LiteTMS-ben, és a végső tesztelésnél tart, mielőtt a megbízásrögzítés alapértelmezett részévé válna. A fuvarozó és szállítmányozó cégektől érkező dokumentumok rendkívül változatosak: egy tiszta, digitálisan generált PDF, egy lefotózott oldal, egy e-mail-lánc vagy egy kézírásos jegyzetekkel teli szkennelt lap mind más-más kihívást jelent.

Nem csupán az adatkinyerés pontosságát ellenőrizzük. Azt is teszteljük, hogy a párosítási összesítő kellően egyértelmű-e, a bizonytalan javaslatok egyértelmű jelölést kapnak-e, és hogy a szállítmányozó gyorsabban tudja-e javítani a kivételeket, mint amennyi idő alatt a megbízást teljesen elölről begépelné.

A funkciót fokozatosan vezetjük be, és egyre többféle dokumentumelrendezésen ellenőrizzük. Így még a teljes bevezetés előtt lehetőségünk nyílik a párosítási összesítő és a manuális javítási folyamat tökéletesítésére.

Miért alakítja át ez a szállítmányozók munkanapját

A kézi adatbevitel kétszeresen rabolja a figyelmet. A szállítmányozó először elolvassa a dokumentumot, majd újra elolvassa, miközben a neveket, címeket, dátumokat, referenciaszámokat, rakományadatokat és fuvardíjakat bemásolja a TMS-be. A munka érdemi, nehezebb része pedig csak a gépelés befejezése után kezdődik.

Az AI megbízásimportálás ezt a fókuszt a kivételekre irányítja. A dokumentumból tervezet lesz, a vállalati adatok lehetőség szerint párosításra kerülnek, a szállítmányozónak pedig csak néhány döntést kell áttekintenie. A Matchcode-ok ugyanezt teszik az ismétlődő munkák esetében a másik oldalról megközelítve: az üres űrlap helyett egy bevált belső sablonnal indul a munka.

Számunkra ez a valódi hatékonyságnövekedés. Kevesebb másolás, több idő a szállítmányozás szakmai döntéseire.

Az AI-importáló az utolsó tesztelési fázisban jár, és hamarosan a normál megbízásrögzítési folyamat részévé válik. Hozzon létre egy LiteTMS munkakörnyezetet, és kövesse a fejlesztéseket a blogon.

Gyakran ismételt kérdések

Képes a LiteTMS PDF-ből vagy e-mailből megbízást létrehozni?

A jelenleg tesztelt AI-importáló képes beolvasni a PDF-eket, képfájlokat, office-dokumentumokat és EML e-mail-fájlokat, majd ezekből strukturált megbízástervezetet készít. A felhasználó átnézi és jóváhagyja ezt a tervezetet, mielőtt a LiteTMS létrehozná a megbízást.

Létrehozhatja az AI a megbízást a szállítmányozó ellenőrzése nélkül?

Nem. A LiteTMS először megjeleníti a kinyert adatokat, a megtalált egyezéseket, a javaslatokat és a feloldatlan tételeket. A szállítmányozó elvégzi a szükséges javításokat, és kifejezetten jóváhagyja a megbízást.

Mi történik, ha a LiteTMS nem tud párosítani egy partnert vagy címet?

Az ellenőrző felület nem tekinti biztosnak a bizonytalan eredményt, hanem javaslatként vagy párosítatlanként jelöli meg a tételt. A felhasználó választhat másik javasolt partnert, megkeresheti a megfelelő rekordot, vagy manuálisan megadhatja a hiányzó adatokat.

Miben különbözik az AI megbízásimportálás a Matchcode-tól?

A Matchcode egy korábban elmentett LiteTMS megbízássablonból indul ki, és a rendszeresen ismétlődő fuvarokhoz ideális. Az AI megbízásimportálás egy külső dokumentumból indul ki, és az abban talált információk alapján állítja össze a tervezetet.