TMS-Wechsel: Wie Registrierung und die ersten Tage in LiteTMS ablaufen

Der Wechsel zu LiteTMS beginnt nicht mit wochenlangen Implementierungsphasen. Ein Unternehmen registriert sich über ein kurzes Formular mit seiner Steuernummer, bestätigt E-Mail-Adresse und Telefonnummer mit einem einzigen Code, und LiteTMS richtet noch während der Registrierung ein eigenes System ein: eine eigene Datenbank unter einer eigenen Webadresse. Sie melden sich an und können direkt mit einem kleinen Teil der Flotte loslegen. Wie lange der vollständige Umzug des Unternehmens dauert, hängt von Ihren Daten und den gewünschten Schnittstellen ab.

Die Tonspur des Videos ist auf Polnisch.

Was das Registrierungsformular abfragt

Das Formular beginnt mit einem einzigen Feld: der Steuernummer des Unternehmens. Bei einem polnischen Unternehmen ist das die NIP. Sobald die Nummer vollständig und gültig ist, ruft das Formular das Unternehmen im öffentlichen Register ab und füllt den Firmennamen automatisch aus. Erst danach erscheinen die weiteren Felder: eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und eine Subdomain, also die Adresse, über die sich Ihr Team anmeldet. Das Formular zeigt Ihnen sofort, ob diese Adresse noch verfügbar ist.

Die Registrierung ist kostenlos und das Formular enthält keinen Zahlungsschritt. Nach dem Absenden erhalten Sie einen sechsstelligen Code per E-Mail und per SMS. Sie geben den Code aus einer der beiden Nachrichten ein und bestätigen damit beide Kontaktkanäle auf einmal.

Die Registrierung ist auf den polnischen, rumänischen, bulgarischen und kroatischen Seiten für Unternehmen mit Sitz in Polen, Rumänien, Bulgarien, Kroatien und der Republik Moldau freigeschaltet. Welche Nummer das jeweilige Länderformular verlangt, beschreibt der Artikel Welche Länder sich bei LiteTMS registrieren können und welche Kennnummer erforderlich ist. Unternehmen aus anderen Ländern können uns schreiben, damit wir das Onboarding individuell organisieren.

Was LiteTMS für Ihr Unternehmen einrichtet

Sobald der Code bestätigt ist, zeigt die Seite den Fortschritt in Echtzeit: Ihre Unternehmensdaten werden geprüft, Ihre Adresse wird reserviert, die Datenbank für Ihr Unternehmen wird angelegt, Module und Einstellungen werden eingerichtet und Ihre Zugangsdaten werden vorbereitet. Niemand macht das von Hand, und Sie müssen nicht auf einen freien Termin im Kalender eines Implementierungsteams warten.

Jedes Unternehmen erhält ein eigenständiges System. Das bedeutet zweierlei:

• Eine eigene Datenbank. Ihre Aufträge, Geschäftspartner, Fahrzeuge und Dokumente liegen in einer Datenbank, die Sie mit keinem anderen Unternehmen teilen.
• Eine eigene Adresse. Sie melden sich unter der unternehmenseigenen Adresse an, beispielsweise ihrunternehmen.litetms.eu. Wählen Sie diese Adresse mit Bedacht, da sie sich später nicht mehr ändern lässt.

Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail und per SMS: die Adresse Ihres Systems, Ihre E-Mail-Adresse und ein vorläufiges Passwort. Bei der ersten Anmeldung legen Sie Ihr eigenes Passwort fest.

Mit einem Teil der Flotte starten

Die häufigste Sorge vor einem Systemwechsel lautet: „Wir müssen sofort alles auf einmal umstellen.“ Das müssen Sie nicht. Es ist sinnvoller, wenn eine Person, Sie selbst oder jemand aus dem Büro, LiteTMS zunächst an einem kleinen Ausschnitt des tatsächlichen Tagesgeschäfts testet:

1. Legen Sie zwei Fahrzeuge an.
2. Legen Sie zwei Mitarbeiter an.
3. Erfassen Sie die ersten Aufträge, am besten typische Aufträge aus Ihrem Alltag.

Ein solcher Einstieg liegt komplett innerhalb der kostenlosen Freigrenzen. Am Veröffentlichungstag dieses Beitrags (12. November 2026) deckte die Standardpreisliste jeden Monat zwei Fahrzeuge, zwei Auflieger, zwei Mitarbeiter und zwei Systembenutzer ab; Aufträge und Geschäftspartner sind unbegrenzt und kostenfrei. Die jeweils aktuellen Limits finden Sie jederzeit auf der Seite Billing & Usage. Wenn Sie sehen, dass das System zu Ihren Arbeitsabläufen passt, fügen Sie weitere Lkw und Mitarbeiter hinzu.

Solange die START-Aktion läuft, zahlt ein neu registriertes Unternehmen ab dem Tag der Registrierung einen vollen Monat lang nichts für Benutzer, Mitarbeiter, Zugmaschinen und Auflieger. Die Aktion kann für Neuregistrierungen pausiert oder beendet werden.

Hilfefunktionen, die bereits integriert sind

Bei der ersten Anmeldung öffnet sich das Hilfefenster mit einem kurzen Video, das die Funktionsweise von LiteTMS erklärt. Darüber hinaus stehen Ihnen drei Hilfemöglichkeiten zur Verfügung, für die kein Telefonat nötig ist:

• Videos. Auf vielen Seiten und in vielen Modulen finden Sie neben dem Titel ein Video: eine Anleitung, die Sie Schritt für Schritt durch die Seite führt, oder ein kurzer Überblick über das Modul. Mehr dazu unter Videoanleitungen in LiteTMS: Play drücken und Funktionen direkt verstehen.
• Geführte Touren. Unter „Ich möchte das System kennenlernen“ startet der Assistent Touren, die Ihnen direkt auf dem Bildschirm zeigen, wo Sie klicken müssen, um ein Fahrzeug, einen Mitarbeiter, einen Auflieger oder einen Geschäftspartner anzulegen oder einen Auftrag zu starten.
• Der KI-Assistent. Die Chatblase unten rechts beantwortet Fragen zum System. Die Antworten werden durch KI generiert, prüfen Sie sie daher vor Ihren Entscheidungen. Die Nutzung von KI über das monatliche Limit hinaus wird wie andere Dienste abgerechnet.

Pflegen Sie Ihre Daten in Tabellen? Mitarbeiter, Fahrzeuge, Auflieger und Geschäftspartner lassen sich aus XLSX- oder CSV-Dateien importieren. Die Datenübernahme aus einem anderen TMS übernimmt unser Team auf Anfrage. Neue Unternehmen finden im Hilfefenster zudem eine Anfrage für kostenlose Unterstützung beim Onboarding.

Was es kostet und wo Sie es sehen

Sie sehen die anfallenden Kosten direkt im Admin-Panel auf der Seite Abrechnung & Nutzung: was in diesem Monat für die einzelnen Ressourcen erfasst wird, ob Sie innerhalb des Limits liegen, eine Schätzung für den gesamten Monat sowie den Transaktionsverlauf. Die Abrechnung richtet sich nach der tatsächlichen Nutzung: Sie zahlen für aktive Ressourcen oberhalb der Freikontingente (Benutzer, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Auflieger und Niederlassungen), für aktivierte Module und für kostenpflichtige Zusatzdienste bei deren Nutzung, etwa KI, SMS oder ausgewählte Kartendienste. Es gibt keine versteckten Gebühren: Jeder Tarif und Ihre aktuelle Nutzung sind im Panel einsehbar. Die Standardkonditionen sehen keine Mindestvertragslaufzeit vor.

Bevor Sie etwas hinzufügen, können Sie die Kosten für Ihr Unternehmen berechnen: Der Rechner „Was kostet LiteTMS Ihr Unternehmen?“ befindet sich auf derselben Seite unter dem Guthaben. Das Ergebnis ist eine Schätzung auf Basis Ihrer Angaben und kein verbindliches Angebot.

Was ist mit GPS

In den Einstellungen wählen Sie Ihren GPS-Anbieter aus der Liste aus und geben die vom Anbieter geforderten Zugangsdaten ein. LiteTMS prüft die Verbindung, und Sie wählen aus, welche Fahrzeuge und Fahrer importiert werden sollen.

Ist Ihr Anbieter nicht auf der Liste? Dafür gibt es die Option „Anderer GPS-Anbieter“. Wenn der Anbieter eine API bereitstellt, binden wir ihn kostenlos an.

Sobald die Verbindung steht, sehen Sie Ihre Lkw auf der Karte und in den Aufträgen: die aktuelle Position mit Zeitstempel, die Geschwindigkeit, den Fahrer und die voraussichtliche Ankunftszeit am Auftrag. Auch die Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers werden angezeigt, sofern der Anbieter sie überträgt. Die Details finden Sie unter Wo bist du gerade? Flottenkarte und Live-Flotte in LiteTMS.

Wie Sie heute starten

Halten Sie Ihre Steuernummer, eine E-Mail-Adresse sowie ein Mobiltelefon für den SMS-Empfang bereit und überlegen Sie sich die gewünschte Systemadresse für Ihr Unternehmen. Registrieren Sie sich dann auf der Seite in Ihrer Sprache (die polnische Version finden Sie hier), fügen Sie zwei Lkw hinzu und erfassen Sie einen Ihrer typischen Aufträge. Ein solcher Praxistest sagt mehr aus als eine einstündige Präsentation.