Changer de TMS : inscription et premiers jours dans LiteTMS

Passer à LiteTMS ne commence pas par des semaines d'intégration. Une entreprise s'inscrit avec son numéro fiscal sur un court formulaire, confirme son e-mail et son téléphone à l'aide d'un code unique, et LiteTMS crée pour elle un système dédié pendant que l'inscription se poursuit : une base de données propre, à sa propre adresse. Vous vous connectez et pouvez démarrer avec une petite partie de la flotte. Le temps nécessaire pour migrer toute l'entreprise dépend de vos données et des intégrations dont vous avez besoin.

La vidéo est commentée en polonais.

Ce que demande le formulaire d'inscription

Le formulaire s'ouvre sur un champ unique : l'identifiant fiscal de l'entreprise. Pour une société polonaise, il s'agit du NIP ; dès que le numéro est complet et valide, le formulaire recherche l'entreprise dans le registre public et renseigne son nom. C'est seulement alors que les autres champs apparaissent : une adresse e-mail, un numéro de téléphone et un sous-domaine, qui correspond à l'adresse à laquelle votre équipe se connectera. Le formulaire vous indique immédiatement si cette adresse est disponible.

L'inscription est gratuite et le formulaire ne comporte aucune étape de paiement. Après validation, un code à 6 chiffres vous est envoyé par e-mail et par SMS. Il vous suffit de le saisir depuis l'un ou l'autre message pour confirmer simultanément vos deux coordonnées.

L'inscription est ouverte sur les pages polonaise, roumaine, bulgare et croate pour les entreprises enregistrées en Pologne, en Roumanie, en Bulgarie, en Croatie et en Moldavie. Le numéro requis selon le pays est détaillé dans l'article Quels pays peuvent s'inscrire à LiteTMS et quel identifiant est requis. Les entreprises établies dans d'autres pays peuvent nous écrire et nous organiserons leur intégration sur mesure.

Ce que LiteTMS crée pour votre entreprise

Une fois le code confirmé, la page affiche l'avancement : les informations de votre entreprise sont vérifiées, votre adresse est réservée, la base de données de votre entreprise est créée, les modules et paramètres sont configurés et vos identifiants de connexion sont préparés. Aucune intervention manuelle n'est requise et vous n'avez pas à attendre un créneau dans le planning d'intégration d'un prestataire.

Chaque entreprise bénéficie d'un système dédié. Cela implique deux choses :

• Sa propre base de données. Vos ordres de transport, partenaires, véhicules et documents se trouvent dans une base de données que vous ne partagez avec aucune autre entreprise.
• Sa propre adresse. Vous vous connectez à l'adresse de votre entreprise, par exemple votreentreprise.litetms.eu. Choisissez-la soigneusement, car elle ne pourra plus être modifiée par la suite.

Les identifiants de connexion arrivent par e-mail et par SMS : l'adresse de votre système, votre e-mail et un mot de passe temporaire. Lors de votre première connexion, vous définissez votre propre mot de passe.

Commencer avec une partie de la flotte

L'inquiétude la plus fréquente face à un nouveau système est : « nous devons tout basculer d'un coup ». Ce n'est pas le cas. Il est bien plus judicieux qu'une seule personne, vous ou un collaborateur de l'exploitation, teste d'abord LiteTMS sur un petit échantillon de travail réel :

1. Ajoutez deux véhicules.
2. Ajoutez deux salariés.
3. Saisissez vos premiers ordres de transport, idéalement le type de missions que vous gérez au quotidien.

Un tel démarrage entre parfaitement dans les limites gratuites. Au jour de publication de cet article (12 novembre 2026), la grille tarifaire standard incluait chaque mois deux véhicules, deux remorques, deux salariés et deux utilisateurs du système, tandis que les ordres de transport et les partenaires ne font l'objet d'aucune limite ni d'aucun frais. Les limites actuelles sont toujours consultables sur la page Facturation et utilisation. Lorsque vous constatez que le système correspond à vos méthodes de travail, vous ajoutez d'autres camions et d'autres collaborateurs.

Tant que la promotion START est active, une entreprise nouvellement inscrite ne paie rien pour les utilisateurs, les salariés, les véhicules et les remorques pendant un mois complet à compter de la date d'inscription. Cette offre promotionnelle peut être suspendue ou prendre fin pour les nouvelles inscriptions.

Une aide déjà intégrée

Dès la première connexion, la fenêtre d'aide s'ouvre sur une courte vidéo montrant le fonctionnement de LiteTMS. Par la suite, trois types d'assistance sont disponibles sans avoir à téléphoner :

• Vidéos. Sur de nombreuses pages et dans plusieurs modules, une vidéo est disponible à côté du titre : un guide qui détaille la page étape par étape ou une courte présentation du module. Pour en savoir plus, consultez Guides vidéo dans LiteTMS : lancez la lecture et découvrez le fonctionnement d'un onglet.
• Visites guidées. Sous « Je souhaite découvrir le système », l'assistant lance des parcours interactifs qui vous indiquent à l'écran où cliquer pour ajouter un véhicule, un salarié, une remorque ou un partenaire, ou encore pour créer un ordre de transport.
• L'assistant IA. La bulle de discussion en bas à droite répond à vos questions sur le système. Ses réponses étant générées par une intelligence artificielle, vérifiez-les avant de prendre une décision. L'utilisation de l'IA au-delà du forfait mensuel est facturée comme les autres services payants.

Vous gérez vos données dans des feuilles de calcul ? Les salariés, véhicules, remorques et partenaires peuvent être importés à partir de fichiers XLSX ou CSV. La migration des données depuis un autre TMS est prise en charge par notre équipe. Les nouvelles entreprises peuvent également demander gratuitement une aide à l'intégration directement depuis la fenêtre d'aide.

Ce que cela coûte et où le consulter

Vous suivez vos coûts au fur et à mesure dans le panneau d'administration, sur la page Billing & Usage : le décompte mensuel pour chaque ressource, votre position par rapport aux limites gratuites, une estimation pour le mois complet et l'historique des transactions. La facturation est basée sur l'usage réel : vous payez pour les ressources actives au-delà des quotas gratuits (utilisateurs, salariés, véhicules, remorques et agences), pour les modules que vous activez et pour les services payants à l'utilisation, comme l'IA, les SMS ou certains services cartographiques. Il n'y a aucun frais caché : chaque tarif et votre consommation actuelle sont affichés dans le panneau. Les conditions générales ne prévoient aucun engagement de durée minimale.

Avant d'ajouter le moindre élément, vous pouvez évaluer le coût pour votre entreprise : le calculateur « Quel sera le coût de LiteTMS pour votre entreprise ? » se trouve sur la même page, sous le solde. Le résultat obtenu est une estimation basée sur vos paramètres, et non une offre contractuelle.

Qu'en est-il du GPS

Dans les paramètres, vous sélectionnez votre fournisseur GPS dans la liste et saisissez les identifiants requis par celui-ci. LiteTMS vérifie la connexion, puis vous choisissez les véhicules et les conducteurs à importer.

Votre fournisseur ne figure pas dans la liste ? Une option existe pour cela : « Other GPS provider ». Si votre opérateur propose une API, nous assurerons l'intégration sans frais.

Une fois la connexion établie, vous visualisez vos camions sur la carte et au sein des ordres de transport : la dernière position horodatée, la vitesse, le conducteur et l'heure estimée d'arrivée sur la mission. Les temps de conduite s'affichent également si le fournisseur les transmet. Retrouvez tous les détails dans Où êtes-vous ? Carte de la flotte et flotte en direct dans LiteTMS.

Par où commencer dès aujourd'hui

Munissez-vous de votre numéro d'identification fiscale, d'une adresse e-mail et d'un téléphone capable de recevoir des SMS, puis choisissez l'adresse web de votre entreprise. Inscrivez-vous ensuite sur la page correspondant à votre langue (la version polonaise se trouve ici), ajoutez deux camions et saisissez un ordre de transport type. Un tel test vous en apprendra bien plus qu'une présentation d'une heure.