Cambiare TMS: come funzionano la registrazione e i primi giorni con LiteTMS

Passare a LiteTMS non richiede settimane di implementazione. L'azienda si registra con la propria partita IVA tramite un breve modulo, conferma e-mail e telefono con un unico codice, e LiteTMS crea un sistema dedicato mentre la registrazione è ancora in corso: un database proprietario, al proprio indirizzo web. Basta accedere per iniziare a gestire una piccola parte della flotta. Il tempo necessario per trasferire l'intera azienda dipende dai dati a disposizione e dalle integrazioni richieste.

Il video è narrato in polacco.

Quali dati richiede il modulo di registrazione

Il modulo si apre con un solo campo: la partita IVA o il codice identificativo fiscale dell'azienda. Per un'azienda polacca si tratta del NIP; una volta inserito un codice valido e completo, il modulo cerca l'azienda nel registro pubblico e ne compila la ragione sociale. Solo a quel punto compaiono gli altri campi: un indirizzo e-mail, un numero di telefono e un sottodominio, ovvero l'indirizzo da cui il vostro team effettuerà l'accesso. Il modulo segnala immediatamente se quell'indirizzo è disponibile.

La registrazione è gratuita e il modulo non prevede alcun passaggio di pagamento. Dopo l'invio, riceverete un codice a 6 cifre via e-mail e via SMS. Inserendolo da uno dei due messaggi, confermerete entrambi i recapiti contemporaneamente.

La registrazione è attiva sulle pagine in polacco, rumeno, bulgaro e croato per le aziende registrate in Polonia, Romania, Bulgaria, Croazia e Moldavia. L'identificativo richiesto per ciascun Paese è descritto nell'articolo Quali Paesi possono registrarsi a LiteTMS e quale codice fiscale o partita IVA occorre. Le aziende di altri Paesi possono scriverci e organizzeremo l'onboarding di persona.

Che cosa crea LiteTMS per la vostra azienda

Una volta confermato il codice, la pagina mostra le operazioni in corso: verifica dei dati aziendali, prenotazione dell'indirizzo, creazione del database dedicato, configurazione di moduli e impostazioni, e generazione delle credenziali di accesso. Nessuno compie queste operazioni manualmente e non è necessario attendere una data libera nel calendario di un consulente.

Ogni azienda riceve un sistema separato. Ciò comporta due vantaggi fondamentali:

• Un database dedicato. Ordini, committenti, veicoli e documenti risiedono in un database non condiviso con nessun'altra azienda.
• Un indirizzo web dedicato. L'accesso avviene all'indirizzo specifico della vostra azienda, ad esempio vostraazienda.litetms.eu. Sceglietelo con attenzione, poiché non potrà essere modificato in seguito.

Le credenziali di accesso arrivano via e-mail e via SMS: l'indirizzo del vostro sistema, l'e-mail e una password temporanea. Al primo accesso imposterete una password personale.

Iniziare con una parte della flotta

Il timore più comune quando si adotta un nuovo sistema è: "dobbiamo trasferire tutto subito". Non è affatto così. Ha molto più senso che una sola persona, voi o un collaboratore dell'ufficio, testi LiteTMS su una piccola parte del lavoro quotidiano:

1. Aggiungete due veicoli.
2. Aggiungete due dipendenti.
3. Inserite i primi ordini di trasporto, preferibilmente della tipologia che gestite ogni giorno.

Un avvio di questo tipo rientra nei limiti gratuiti. Il giorno della pubblicazione di questo articolo (12 novembre 2026), il listino standard comprendeva ogni mese due veicoli, due semirimorchi, due dipendenti e due utenti del sistema, mentre ordini e committenti non hanno limiti né costi aggiuntivi. I limiti aggiornati sono sempre consultabili nella pagina Fatturazione e utilizzo. Quando avrete verificato che il sistema si adatta alle vostre modalità di lavoro, potrete aggiungere altri mezzi e collaboratori.

Fino a quando è attiva la promozione START, una nuova azienda registrata non paga nulla per utenti, dipendenti, veicoli e semirimorchi per un intero mese a partire dalla data di registrazione. La promozione può essere sospesa o chiusa per le nuove registrazioni.

L'assistenza già integrata nel sistema

Al primo accesso, la finestra di supporto mostra un breve video che illustra il funzionamento di LiteTMS. Dopodiché, sono disponibili tre modalità di assistenza senza bisogno di telefonare:

• Video. In molte pagine e in molti moduli è disponibile un video accanto al titolo: una guida passo passo alla schermata o una breve panoramica del modulo. Maggiori dettagli in Guide video in LiteTMS: premi play e scopri come funziona ogni scheda.
• Tour guidati. Nella sezione "Voglio esplorare il sistema", l'assistente avvia visite guidate a schermo che mostrano dove cliccare per inserire un veicolo, un dipendente, un semirimorchio o un'anagrafica, oppure per aprire un ordine.
• L'assistente IA. Il fumetto della chat nell'angolo in basso a destra risponde alle domande sul sistema. Le risposte sono generate dall'intelligenza artificiale, quindi è opportuno verificarle prima di prendere decisioni. L'uso dell'IA oltre la soglia mensile viene fatturato come gli altri servizi.

Gestite i vostri dati su fogli di calcolo? Dipendenti, veicoli, semirimorchi e anagrafiche possono essere importati da file XLSX o CSV. Il trasferimento dei dati da un altro TMS è gestito direttamente dal nostro team. Nella finestra di aiuto, le nuove aziende trovano anche la richiesta di supporto gratuito per l'onboarding.

Quanto costa e dove controllare i costi

Potete verificare i costi man mano che maturano nel pannello di amministrazione, alla pagina Fatturazione e utilizzo: il conteggio mensile per ciascuna risorsa, il rispetto delle soglie gratuite, una stima per l'intero mese e lo storico delle transazioni. La fatturazione è a consumo: pagate le risorse attive oltre i limiti gratuiti (utenti, dipendenti, veicoli, semirimorchi e filiali), i moduli attivati e i servizi a pagamento quando li utilizzate, come l'IA, gli SMS o specifici servizi cartografici. Non ci sono costi nascosti: tutte le tariffe e i consumi effettivi sono consultabili nel pannello. Le condizioni standard non prevedono alcun vincolo di durata minima.

Prima di inserire qualsiasi dato potete calcolare la spesa per la vostra azienda: il calcolatore "Quanto costerà LiteTMS alla tua azienda?" si trova nella stessa pagina, sotto il saldo. Il risultato ottenuto è una stima basata sui parametri inseriti, non una proposta contrattuale.

E per quanto riguarda il GPS?

Nelle impostazioni basta selezionare il proprio fornitore GPS dall'elenco e inserire i dati di accesso richiesti. LiteTMS verifica la connessione e vi permette di scegliere quali veicoli e autisti importare.

Il vostro fornitore non compare nell'elenco? È disponibile l'opzione "Altro fornitore GPS". Se il fornitore mette a disposizione delle API, ci occuperemo dell'integrazione gratuitamente.

Una volta effettuato il collegamento, i camion saranno visibili sulla mappa e all'interno degli ordini: l'ultima posizione registrata con l'orario, la velocità, l'autista e l'orario di arrivo stimato sull'ordine. Vengono visualizzati anche i tempi di guida dell'autista, se il fornitore li trasmette. Tutti i dettagli sono disponibili in Dove ti trovi? Mappa della flotta e Flotta live in LiteTMS.

Da dove iniziare oggi

Tenete a portata di mano la partita IVA, un indirizzo e-mail e un telefono abilitato alla ricezione di SMS, e scegliete il dominio per la vostra azienda. Registratevi poi nella pagina della vostra lingua (quella in polacco si trova qui), inserite due camion e create uno dei vostri ordini tipo. Una prova pratica vale più di un'ora di presentazione.

Domande frequenti

Quanto tempo occorre per passare a LiteTMS?

L'istanza del sistema viene creata automaticamente durante la registrazione, quindi potete accedere e iniziare immediatamente. I tempi per la migrazione completa dipendono dalla quantità di dati da trasferire e dalle integrazioni necessarie: per questo conviene partire con due camion e pochi ordini.

La registrazione a LiteTMS è gratuita? Serve la carta di credito?

La registrazione è gratuita e il modulo non richiede alcun pagamento. Ordini e anagrafiche sono illimitati e gratuiti; per le risorse oltre le soglie gratuite, i moduli abilitati e i servizi a pagamento si applicano le tariffe indicate nel pannello.

È necessario trasferire subito l'intera flotta?

No. Potete inserire due veicoli, due dipendenti e i vostri primi ordini, che alla data di pubblicazione di questo articolo rientrano nelle soglie gratuite del listino standard. Potrete aggiungere altri camion e collaboratori in qualsiasi momento.

La mia azienda avrà un database dedicato?

Sì. Ogni azienda dispone in LiteTMS di un'istanza separata con un proprio database e un indirizzo di accesso dedicato. L'indirizzo non potrà essere modificato in seguito.

Cosa succede se il mio fornitore GPS non è presente nell'elenco?

Selezionate "Altro fornitore GPS" e inseritene i dati. Se il fornitore mette a disposizione delle API, effettueremo il collegamento gratuitamente.