Overstappen naar een ander TMS: zo werken registratie en de eerste dagen in LiteTMS

Overstappen naar LiteTMS begint niet met wekenlange implementatietrajecten. Een bedrijf registreert zich met het btw-nummer via één kort formulier, bevestigt e-mailadres en telefoonnummer met één code, en LiteTMS maakt direct tijdens de registratie een afzonderlijk systeem aan: een eigen database, op een eigen webadres. U logt in en kunt meteen van start met een klein deel van het wagenpark. Hoe lang het duurt om het hele bedrijf over te zetten, hangt af van uw gegevens en de gewenste koppelingen.

De video is ingesproken in het Pools.

Welke gegevens het registratieformulier vraagt

Het formulier opent met één enkel veld: het btw-identificatienummer van het bedrijf. Voor een Pools bedrijf is dat het NIP-nummer. Zodra het nummer compleet en geldig is ingevoerd, zoekt het formulier het bedrijf op in het openbare handelsregister en vult het automatisch de bedrijfsnaam in. Pas daarna verschijnen de overige velden: een e-mailadres, een telefoonnummer en een subdomein, het adres waarop uw team straks inlogt. Het formulier geeft direct aan of dat adres nog beschikbaar is.

De registratie is gratis en het formulier bevat geen betaalstap. Na het verzenden ontvangt u één 6-cijferige code per e-mail en per sms. U voert de code uit een van beide berichten in en bevestigt daarmee direct beide contactgegevens.

Registreren is mogelijk via de Poolse, Roemeense, Bulgaarse en Kroatische pagina's voor bedrijven die zijn gevestigd in Polen, Roemenië, Bulgarije, Kroatië en Moldavië. Welk registratienummer per land vereist is, leest u in Welke landen zich kunnen registreren voor LiteTMS en welk nummer u nodig hebt. Bedrijven uit andere landen kunnen contact met ons opnemen, dan regelen we de onboarding persoonlijk.

Wat LiteTMS voor uw bedrijf aanmaakt

Zodra de code is bevestigd, toont de pagina de voortgang: uw bedrijfsgegevens worden geverifieerd, uw adres wordt gereserveerd, de database van uw bedrijf wordt aangemaakt, modules en instellingen worden geconfigureerd en uw inloggegevens worden klaargezet. Niemand hoeft dit handmatig te doen en u hoeft niet te wachten op een plek in de agenda van een consultant.

Elk bedrijf krijgt een afzonderlijk systeem. Dat betekent twee dingen:

• Een eigen database. Uw transportopdrachten, relaties, voertuigen en documenten staan in een database die u met geen enkel ander bedrijf deelt.
• Een eigen webadres. U logt in op het adres van uw eigen bedrijf, bijvoorbeeld uwbedrijf.litetms.eu. Kies dit zorgvuldig, want het kan achteraf niet meer worden gewijzigd.

De inloggegevens ontvangt u per e-mail en per sms: het adres van uw systeem, uw e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord. Bij de eerste keer inloggen stelt u een eigen wachtwoord in.

Begin met een deel van het wagenpark

De meest gehoorde zorg bij een nieuw systeem is: "we moeten alles in één keer overzetten". Dat hoeft niet. Het is veel logischer als één persoon, uzelf of iemand op kantoor, LiteTMS eerst uitprobeert met een klein stukje van de dagelijkse praktijk:

1. Voeg twee voertuigen toe.
2. Voeg twee medewerkers toe.
3. Voer uw eerste transportopdrachten in, bij voorkeur het type ritten dat u dagelijks rijdt.

Zo'n start valt volledig binnen de gratis limieten. Op de datum van publicatie van dit artikel (12 november 2026) omvatte de standaardtarievenlijst maandelijks twee motorwagens of trekkers, twee trailers, twee medewerkers en twee systeemgebruikers. Voor opdrachten en relaties geldt geen limiet en worden geen kosten berekend. De actuele limieten staan altijd op de pagina Verbruik en facturatie. Zodra u merkt dat het systeem aansluit op uw werkwijze, voegt u eenvoudig meer vrachtwagens en medewerkers toe.

Zolang de START-actie loopt, betaalt een nieuw geregistreerd bedrijf gedurende één volle maand vanaf de registratiedag niets voor gebruikers, medewerkers, trekkers en trailers. De actie kan op elk moment worden gepauzeerd of beëindigd voor nieuwe registraties.

Ingebouwde ondersteuning

Bij de eerste keer inloggen opent het helpscherm met een korte video die laat zien hoe LiteTMS werkt. Daarnaast zijn er drie vormen van ondersteuning waar geen telefoontje voor nodig is:

• Video's. Op veel pagina's en in veel modules staat er een video naast de titel: een handleiding die u stap voor stap door de pagina leidt, of een kort overzicht van een module. Meer hierover leest u in Videohandleidingen in LiteTMS: klik op play en ontdek hoe een tabblad werkt.
• Interactieve rondleidingen. Onder "Ik wil het systeem verkennen" start de assistent rondleidingen die op het scherm tonen waar u moet klikken om een voertuig, medewerker, oplegger of relatie toe te voegen, of om een order aan te maken.
• De AI-assistent. Het chatvenster rechtsonder beantwoordt vragen over het systeem. De antwoorden worden gegenereerd door AI, dus controleer ze voordat u beslissingen neemt. AI-gebruik boven de maandelijkse limiet wordt net als andere diensten gefactureerd.

Houdt u uw gegevens bij in spreadsheets? Medewerkers, voertuigen, opleggers en relaties kunnen worden geïmporteerd vanuit XLSX- of CSV-bestanden. Het overzetten van gegevens uit een ander TMS verzorgt ons team op aanvraag. Nieuwe bedrijven vinden in het helpscherm bovendien een optie om gratis hulp bij de onboarding aan te vragen.

Wat het kost en waar u het ziet

In het beheerpaneel, op de pagina Billing & Usage, ziet u de kosten direct oplopen: wat er deze maand voor elke resource wordt meegeteld, of u binnen de limiet valt, een schatting voor de hele maand en de transactiegeschiedenis. De facturatie volgt uw verbruik: u betaalt voor actieve resources boven de gratis limieten (gebruikers, medewerkers, voertuigen, opleggers en vestigingen), voor modules die u inschakelt en voor betaalde diensten wanneer u ze gebruikt, zoals AI, sms-berichten of bepaalde kaartdiensten. Er zijn geen verborgen kosten: elk tarief en uw actuele verbruik staan overzichtelijk in het paneel. De standaardvoorwaarden kennen geen minimale contractsduur.

Nog voordat u iets toevoegt, kunt u de kosten voor uw bedrijf berekenen: de calculator "Wat kost LiteTMS voor uw bedrijf?" staat op dezelfde pagina, onder het saldo. De uitkomst is een schatting op basis van uw eigen aannames, geen bindende offerte.

Hoe zit het met GPS

In de instellingen kiest u uw GPS-leverancier uit de lijst en vult u de toegangsgegevens in die de leverancier vraagt. LiteTMS controleert de verbinding, waarna u selecteert welke voertuigen en chauffeurs u wilt importeren.

Staat uw leverancier er niet tussen? Daarvoor is de optie "Andere GPS-leverancier". Als de leverancier een API aanbiedt, koppelen we deze kosteloos.

Zodra de koppeling actief is, ziet u uw vrachtwagens op de kaart en in de orders: de recentste positie met tijdstip, de snelheid, de chauffeur en de verwachte aankomsttijd bij de order. Ook de rij- en rusttijden van de chauffeur worden getoond, mits de leverancier deze doorgeeft. Alle details leest u in Waar ben je? De wagenparkkaart en Live wagenpark in LiteTMS.

Waar u vandaag kunt beginnen

Houd uw btw-nummer, een e-mailadres en een telefoon die sms-berichten kan ontvangen bij de hand, en bedenk alvast een adres voor uw bedrijf. Meld u vervolgens aan op de pagina in uw taal (de Poolse versie vindt u hier), voeg twee vrachtwagens toe en voer een van uw typische transportorders in. Zo'n praktijktest vertelt u meer dan een presentatie van een uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de overstap naar LiteTMS?

Het systeem wordt tijdens de registratie automatisch aangemaakt, zodat u direct kunt inloggen en aan de slag kunt. Hoe lang de volledige overstap duurt, hangt af van de hoeveelheid gegevens die u overzet en de gewenste koppelingen. Daarom loont het om te beginnen met twee vrachtwagens en een paar orders.

Is registreren bij LiteTMS gratis en heb ik een creditcard nodig?

Registreren is gratis en het formulier bevat geen betaalstap. Voor orders en relaties geldt geen limiet en betaalt u niets. Voor resources boven de gratis limieten, ingeschakelde modules en betaalde diensten betaalt u de tarieven die in het paneel staan vermeld.

Moet ik mijn hele wagenpark in één keer overzetten?

Nee. U kunt beginnen met twee voertuigen, twee medewerkers en uw eerste orders. Op de publicatiedatum van dit artikel vallen die binnen de gratis limieten van de standaardtarieven. Extra vrachtwagens en personeel voegt u toe wanneer u maar wilt.

Krijgt mijn bedrijf een eigen database?

Ja. Elk bedrijf krijgt binnen LiteTMS een afzonderlijk systeem met een eigen database en een eigen inlogadres. Dit adres kan later niet meer worden gewijzigd.

Wat als mijn GPS-leverancier niet in de lijst staat?

Kies "Andere GPS-leverancier" en vul de bijbehorende gegevens in. Als de leverancier een API aanbiedt, koppelen we deze kosteloos.