Una orden de transporte en LiteTMS en 60 segundos

Este vídeo de un minuto sigue una orden de transporte a lo largo de LiteTMS. Comienza con un documento adjunto a un correo electrónico, que la importación con IA convierte en un borrador de orden, y termina con el resultado económico de la orden dentro del mismo sistema. Durante el proceso verá cómo se asigna el camión libre más cercano, una ruta con pausas planificadas, una alerta cuando el camión se desvía del corredor de la ruta, las actualizaciones del conductor desde LiteTMS Mobile y un mensaje de chat en rumano que el gestor de tráfico lee en polaco.

El vídeo está locutado y subtitulado en polaco. A continuación explicamos cada paso y enlazamos al artículo que analiza la funcionalidad al detalle, condiciones incluidas.

Un documento recibido por correo electrónico se convierte en borrador de orden

Las órdenes rara vez llegan en un formulario estructurado. Lo habitual es que sean un PDF adjunto a un correo electrónico, un documento escaneado o un mensaje que alguien debe transcribir manualmente en el sistema. En LiteTMS basta con abrir Añadir orden, seleccionar Cargar orden con IA y adjuntar el documento. Una única importación admite hasta ocho archivos: PDF, imágenes, archivos DOC y DOCX o mensajes EML. LiteTMS procesa toda la información y prepara un borrador de la orden (a partir del minuto 0:09 en el vídeo).

A partir del 0:14 se muestra el paso siguiente. Cada campo indica si su valor coincide con un registro de su panel: el cliente, las ubicaciones, las matrículas. Todo dato que no figure en el documento se deja vacío en lugar de inventarlo. La orden se crea únicamente tras revisar el borrador y confirmarlo. La importación funciona mientras las funciones de IA estén activadas para su empresa, y cada importación se factura como consumo de IA. Puede consultar todos los detalles en nuestro artículo sobre la importación de órdenes con IA a partir de documentos.

La semana de la flota y el camión disponible más cercano

El calendario de órdenes asigna a cada vehículo su propia fila y a cada orden una barra en la línea de tiempo, de modo que toda la semana de la flota cabe en una sola pantalla. Las órdenes sin camión asignado esperan en la fila de no asignadas (a partir del 0:19).

Al abrirla, LiteTMS muestra una lista con sus vehículos. Aquellos que disponen de posición GPS aparecen ordenados de menor a mayor distancia en línea recta hasta la primera parada de la orden, y cada uno indica si está libre en esa franja horaria. Usted selecciona el camión y lo asigna manualmente. Encontrará más información en nuestros artículos sobre el calendario de órdenes y la asignación del vehículo más cercano.

Una ruta con pausas y una alerta si el camión se desvía

Al planificar la ruta, LiteTMS puede incorporar las pausas y los descansos del conductor, por lo que la hora estimada de llegada (ETA) tiene en cuenta tanto estas paradas como el tiempo de conducción (a partir del 0:25). Sigue siendo una estimación, ya que el tráfico y las descargas pueden alterar la jornada, pero la oficina obtiene una referencia mucho más precisa que la simple suma de los minutos al volante. Tratamos este tema en el artículo sobre una ETA más realista.

A partir del 0:30 se observa un corredor delimitado alrededor del trayecto. Si el vehículo se sale de él, los usuarios designados reciben una alerta. Al regresar a la ruta prevista, en el historial de la orden queda registrado un evento con el cómputo de los kilómetros adicionales. Hay una condición: LiteTMS necesita recibir las posiciones del sistema telemático conectado. Las alertas enviadas por SMS o correo electrónico se facturan como cualquier otro mensaje de ese tipo. Así es como funciona el geofencing de rutas.

El conductor, el chat y las finanzas en la misma orden

El conductor notifica cada etapa en la aplicación LiteTMS Mobile con un solo toque al llegar a la parada (a partir del 0:37). Cada cambio de estado queda registrado en la orden como un evento con su hora exacta. Las tareas asociadas a una parada, como fotografías de la mercancía o la firma del receptor, se completan in situ y el personal de oficina las tiene disponibles de inmediato en la orden. Consulte las actualizaciones de estado con un solo toque y las tareas en las paradas de la ruta.

En el 0:43, el conductor escribe en rumano y el gestor de tráfico lee el mensaje en polaco. Tanto los mensajes de chat como las notas de voz pueden traducirse al idioma del destinatario (más información sobre las traducciones). La traducción la realiza la IA y se factura por consumo. En el caso de nombres propios, importes o instrucciones concretas, siempre conviene revisar el original.

A partir del minuto 0:45, la orden muestra el porte, los costes y el resultado en una sola vista. El resultado se calcula a partir de los costes registrados y estimados, por lo que solo es tan completo como los datos introducidos en la orden.

Cuando necesita más que la configuración estándar

El vídeo concluye con dos formas de ampliar LiteTMS (a partir del minuto 0:49). La primera es el catálogo de módulos: usted activa un módulo, lo prueba durante el periodo de prueba disponible y consulta el precio de suscripción en el panel.

La segunda es AI Builder. Usted describe la pestaña que necesita con palabras sencillas, por ejemplo un registro de combustible con el vehículo, la fecha, los litros, el importe y una foto del tique. El generador prepara un diseño que usted revisa y ajusta antes de guardarlo. Un módulo personalizado tiene su propio precio, y la generación con IA se factura como consumo de IA.

El vídeo dura un minuto, y el día a día en la oficina rara vez es tan ordenado. Si desea ver estos mismos pasos con una orden como las suyas, póngase en contacto con nosotros y facilítenos una orden de ejemplo. La revisaremos juntos.

Preguntas frecuentes

¿La importación con IA crea la orden por sí sola?

No. La importación prepara un borrador, y la orden solo se crea una vez que usted revisa las coincidencias y confirma el borrador. Funciona mientras las funciones de IA estén activadas para la empresa, y cada importación se factura como consumo de IA.

¿Cómo sabe LiteTMS qué camión está más cerca de la orden?

A partir de las posiciones GPS de los vehículos. La lista muestra la distancia aproximada en línea recta hasta la primera parada de la orden y si el vehículo está libre en esa franja horaria, y el usuario realiza la asignación.