Yksi kuljetustilaus LiteTMS:n läpi 60 sekunnissa

Tämä minuutin mittainen video seuraa yksittäisen kuljetustilauksen kulkua LiteTMS-järjestelmässä. Se alkaa sähköpostin liiteasiakirjasta, jonka tekoälytuonti muuntaa tilausluonnokseksi, ja päättyy tilauksen taloudelliseen tulokseen samassa järjestelmässä. Matkan varrella näet lähimmän vapaan ajoneuvon osoittamisen, reitin suunniteltuine taukoineen, hälytyksen auton poiketessa reittikäytävältä, kuljettajan tilapäivitykset LiteTMS Mobile -sovelluksesta sekä romaniankielisen chat-viestin, jonka ajojärjestelijä lukee puolaksi.

Videon kerronta ja tekstitys ovat puolaksi. Alla käymme läpi jokaisen vaiheen ja linkitämme artikkeliin, jossa toimintoa ja sen käyttöehtoja käsitellään yksityiskohtaisesti.

Sähköpostin asiakirjasta tilausluonnokseksi

Tilaukset saapuvat harvoin valmiiksi täytettyinä lomakkeina. Yleensä kyseessä on sähköpostin PDF-liite, skannaus tai viesti, joka jonkun on näpyteltävä käsin järjestelmään. LiteTMS-järjestelmässä avaat kohdan Lisää tilaus, valitset Lataa tilaus tekoälyllä ja lisäät asiakirjan. Yhdellä tuonnilla voi ladata jopa kahdeksan tiedostoa: PDF-tiedostoja, kuvia, DOC- ja DOCX-tiedostoja tai EML-sähköpostiviestejä. LiteTMS lukee kaiken ja valmistelee tilausluonnoksen (videolla kohdasta 0:09 alkaen).

Kohdasta 0:14 näet, mitä tapahtuu seuraavaksi. Jokainen kenttä näyttää, yhdistettiinkö sen arvo järjestelmäsi tietoihin: asiakkaaseen, paikkoihin tai rekisterinumeroihin. Kaikki tiedot, joita asiakirja ei sisällä, jätetään tyhjiksi arvailemisen sijaan. Tilaus luodaan vasta, kun olet tarkistanut luonnoksen ja vahvistanut sen. Tuonti toimii, kun tekoälytoiminnot ovat yrityksellesi käytössä, ja jokainen tuonti laskutetaan tekoälyn käytön mukaan. Lue lisää artikkelistamme Tilausten tekoälytuonti asiakirjoista.

Kaluston viikko ja lähin vapaa kuorma-auto

Tilauskalenterissa jokainen ajoneuvo saa oman rivinsä ja jokainen tilaus oman palkkinsa aikajanalla, joten koko kaluston viikko mahtuu yhdelle näytölle. Tilaus, jolle ei ole osoitettu ajoneuvoa, odottaa kohdistamattomien rivillä (kohdasta 0:19 alkaen).

Avaa se, ja LiteTMS listaa ajoneuvosi. Ajoneuvot, joilla on GPS-sijainti, järjestetään lähin ensin -periaatteella likimääräisen linnuntie-etäisyyden mukaan tilauksen ensimmäiseen pysähdyspaikkaan, ja jokaisesta näkyy, onko se vapaana kyseisessä aikaikkunassa. Valitset auton ja osoitat sen tilaukseen itse. Lue lisää artikkeleistamme tilauskalenteri ja lähimmän ajoneuvon haku.

Reitti taukoineen ja hälytys auton poiketessa siltä

Kun suunnittelet reittiä, LiteTMS voi lisätä kuljettajan ajo- ja lepoaikojen mukaiset tauot sekä lepojaksot. Arvioitu saapumisaika (ETA) huomioi tällöin nämä pysähdykset ajoajan lisäksi (kohdasta 0:25 alkaen). Kyse on edelleen arviosta, sillä liikenne ja purkutyöt voivat muuttaa päivän kulkua, mutta ajojärjestely saa huomattavasti pelkkien ajominuuttien summaa tarkemman vertailukohdan. Käsittelimme aihetta artikkelissa realistisempi ETA.

Kohdasta 0:30 alkaen näet reitin ympärille piirretyn käytävän. Kun ajoneuvo poikkeaa siltä, valitsemasi henkilöt saavat hälytyksen. Kun se palaa reitille, tilauksen tapahtumiin kirjautuu merkintä ja ylimääräiset kilometrit lasketaan. Tähän on yksi ehto: LiteTMS tarvitsee sijaintitiedot liitetystä telematiikkajärjestelmästä. Tekstiviestillä tai sähköpostilla lähetettävät hälytykset laskutetaan kuten muutkin vastaavat viestit. Näin reittikäytävien aluerajaus eli geofencing toimii.

Kuljettaja, chat ja taloustiedot samalla tilauksella

Kuljettaja kuittaa kunkin vaiheen LiteTMS Mobile -sovelluksessa yhdellä napautuksella pysähdyspaikalla (kohdasta 0:37 alkaen). Jokainen tilapäivitys tallentuu tilaukselle aikaleimattuna tapahtumana. Pysähdykseen liitetyt tehtävät, kuten valokuvat rahdista tai vastaanottajan allekirjoitus, hoidetaan paikan päällä, ja toimisto näkee ne suoraan tilaukselta. Katso tilapäivitykset yhdellä napautuksella ja tehtävät reitin pysähdyspaikoilla.

Kohdassa 0:43 kuljettaja kirjoittaa romaniaksi ja ajojärjestelijä lukee viestin puolaksi. Chat-viestit ja ääniviestit voidaan kääntää lukijan omalle kielelle (lue lisää käännöksistä). Käännöksen tekee tekoäly, ja se laskutetaan käytön mukaan. Nimien, summien ja ohjeiden kohdalla kannattaa vilkaista myös alkuperäistä tekstiä.

Kohdasta 0:45 alkaen tilauksessa näkyvät rahtihinta, kustannukset ja tulos yhdellä silmäyksellä. Tulos lasketaan kirjattujen ja arvioitujen kustannusten perusteella, joten se on vain niin kattava kuin tilaukselle syötetyt tiedot.

Kun tarvitset vakiomäärityksiä enemmän

Video päättyy kahteen tapaan laajentaa LiteTMS-järjestelmää (kohdasta 0:49 alkaen). Ensimmäinen on moduulien markkinapaikka: kytket moduulin päälle, kokeilet sitä tarjolla olevan kokeilujakson aikana ja näet tilaushinnan suoraan paneelista.

Toinen vaihtoehto on AI Builder. Kuvailet tarvitsemasi välilehden omin sanoin, esimerkiksi polttoainepäiväkirjaksi, johon kirjataan ajoneuvo, päivämäärä, litramäärä, summa ja kuva kuitista. Työkalu valmistelee näkymän, jonka voit tarkistaa ja jota voit muokata ennen tallennusta. Mukautetulla moduulilla on oma hintansa, ja tekoälyllä luominen laskutetaan AI-käytön mukaan.

Video kestää minuutin, mutta päivä toimistolla on harvoin yhtä suoraviivainen. Jos haluat nähdä samat työvaiheet omaa tilauskantaasi vastaavalla esimerkillä, ota meihin yhteyttä ja ota mukaan esimerkkitilaus. Käymme sen läpi yhdessä.

Usein kysytyt kysymykset

Luoko tekoälytuonti tilauksen automaattisesti?

Ei. Tuonti luo luonnoksen, ja tilaus luodaan vasta, kun olet tarkistanut tiedot ja vahvistanut luonnoksen. Toiminto on käytettävissä silloin, kun yritykselle on kytketty päälle tekoälyominaisuudet, ja jokainen tuonti laskutetaan AI-käytön mukaan.

Mistä LiteTMS tietää, mikä kuorma-auto on lähimpänä tilausta?

Ajoneuvojen GPS-sijaintien perusteella. Luettelossa näkyy arvioitu linnuntie-etäisyys tilauksen ensimmäiseen pysähdyspaikkaan sekä tieto siitä, onko ajoneuvo vapaana kyseisessä aikaikkunassa, ja käyttäjä tekee määrityksen.