Gestire un ordine di trasporto in LiteTMS in 60 secondi

Questo video di un minuto segue un singolo ordine attraverso LiteTMS. Inizia con un documento allegato a un'e-mail, che l'importazione basata su IA trasforma in una bozza d'ordine, e si conclude con il risultato economico dell'ordine all'interno dello stesso sistema. Nel percorso vedrete l'assegnazione del camion libero più vicino, un itinerario con le pause pianificate, un avviso quando il veicolo esce dal corridoio di percorso, gli aggiornamenti dell'autista tramite LiteTMS Mobile e un messaggio in chat in rumeno letto dal disponente in polacco.

Il video ha voce narrante e sottotitoli in polacco. Di seguito analizziamo ogni singolo passaggio, con i collegamenti agli articoli che descrivono le varie funzioni nel dettaglio, comprese le relative condizioni.

Un documento via e-mail diventa una bozza d'ordine

Gli ordini arrivano raramente sotto forma di modulo già compilato. Di solito si tratta di un PDF allegato a un'e-mail, di una scansione o di un messaggio che qualcuno deve ricopiare a mano nel sistema. In LiteTMS aprite Add Order, selezionate Load order with AI e aggiungete il documento. Una singola importazione supporta fino a otto file: PDF, immagini, file DOC e DOCX o messaggi EML. LiteTMS legge l'intero contenuto e prepara una bozza d'ordine (dal minuto 0:09 nel video).

A partire da 0:14 si vede cosa accade dopo. Ogni campo indica se il rispettivo valore è stato associato a un'anagrafica nel vostro gestionale: il cliente, i luoghi, le targhe. Tutto ciò che non compare nel documento viene lasciato vuoto anziché ipotizzato. L'ordine viene creato soltanto dopo aver controllato e confermato la bozza. L'importazione funziona quando le funzionalità IA sono attive per la vostra azienda, e ogni importazione viene fatturata come consumo IA. Trovate tutti i dettagli nel nostro articolo sull'importazione degli ordini con IA da documenti.

La settimana della flotta e il mezzo libero più vicino

Il calendario degli ordini assegna a ciascun veicolo una riga dedicata e a ogni ordine una barra sulla cronologia, consentendo di visualizzare l'intera settimana della flotta su un'unica schermata. Gli ordini senza mezzo assegnato restano in attesa nella riga dei non assegnati (dal minuto 0:19).

Basta aprirlo e LiteTMS mostrerà l'elenco dei vostri veicoli. Quelli dotati di posizione GPS sono ordinati partendo dal più vicino, in base alla distanza approssimativa in linea d'aria dalla prima tappa dell'ordine, indicando per ciascuno se è disponibile nella finestra temporale richiesta. Sarete voi a scegliere il camion e ad assegnarlo. Maggiori dettagli nei nostri articoli sul calendario degli ordini e sull'assegnazione del veicolo più vicino.

Un percorso con le pause e un avviso in caso di deviazione

Durante la pianificazione del percorso, LiteTMS può inserire le pause e i periodi di riposo del conducente; l'orario di arrivo stimato (ETA) calcola quindi sia queste soste sia il tempo di guida effettivo (dal minuto 0:25). Trattandosi di una stima, il traffico o le operazioni di scarico possono sempre variare la giornata, ma l'ufficio ottiene un riferimento molto più attendibile della semplice somma dei minuti di guida. Ne abbiamo parlato nell'articolo su un ETA più realistico.

A partire da 0:30 si vede un corridoio tracciato attorno al percorso. Quando il veicolo ne esce, i destinatari selezionati ricevono un avviso. Al suo rientro, nel riepilogo delle attività dell'ordine compare una voce con il conteggio dei chilometri supplementari percorsi. C'è una sola condizione: LiteTMS deve ricevere le posizioni dalla telematica di bordo collegata. Gli avvisi inviati via SMS o e-mail vengono fatturati come qualsiasi altro messaggio di questo tipo. È così che funziona il geofencing di percorso.

Conducente, chat e dati economici sullo stesso ordine

L'autista comunica ogni avanzamento nell'app LiteTMS Mobile con un semplice tocco alla fermata (dal minuto 0:37). Ciascuno stato viene registrato sull'ordine come evento con data e ora. Le attività associate a una tappa, come le foto della merce o la firma del destinatario, vengono eseguite sul posto e l'ufficio le ritrova subito sull'ordine. Si vedano gli articoli sugli aggiornamenti di stato con un tocco e sulle attività alle tappe del percorso.

A 0:43 l'autista scrive in rumeno e il disponente legge il messaggio in polacco. I messaggi in chat e le note vocali possono essere tradotti nella lingua di chi legge (maggiori informazioni sulle traduzioni). La traduzione viene eseguita dall'IA e fatturata a consumo. Nel caso di nomi, importi o istruzioni operative, vale comunque la pena dare un'occhiata al testo originale.

Dal minuto 0:45 l'ordine mostra la tariffa di trasporto, i costi e il risultato in un'unica schermata. Il risultato viene calcolato a partire dai costi registrati e stimati, pertanto è completo solo nella misura in cui lo sono i dati inseriti nell'ordine.

Quando la configurazione standard non basta

Il video si conclude mostrando due modi per estendere LiteTMS (dal minuto 0:49). Il primo è il marketplace dei moduli: attivate un modulo, lo provate durante il periodo di prova disponibile e visualizzate il costo dell'abbonamento direttamente nel pannello.

Il secondo è AI Builder. Descrivete la scheda di cui avete bisogno con parole semplici, ad esempio un registro carburante con veicolo, data, litri, importo e foto della ricevuta. Il builder prepara un layout che potete verificare e modificare prima di salvarlo. Un modulo personalizzato ha una propria tariffa, mentre la generazione con AI viene conteggiata come consumo AI.

Il video dura un minuto, ma una giornata in ufficio è raramente così lineare. Se volete vedere questi stessi passaggi su un ordine reale come i vostri, contattateci con un ordine di esempio. Lo esamineremo insieme.