Gestire un ordine di trasporto in LiteTMS in 60 secondi

Questo video di un minuto segue un singolo ordine di trasporto all'interno di LiteTMS. Inizia con un documento ricevuto via e-mail, che l'importazione basata su IA trasforma in una bozza d'ordine, e si conclude con il risultato economico dell'ordine nello stesso sistema. Lungo il percorso vedrà l'assegnazione del veicolo disponibile più vicino, un itinerario con le pause pianificate, un avviso quando il mezzo esce dal corridoio di percorso, gli aggiornamenti dell'autista dall'app LiteTMS Mobile e un messaggio in chat in rumeno letto dal disponente in polacco.

Le schermate sono a scopo illustrativo e i dati sono fittizi. L'ordine ORD-2026-00127 da Poznań a Rotterdam non esiste, così come non esistono la Nordvik Logistics o gli importi mostrati a video. L'interfaccia e i nomi dei pulsanti seguono il pannello LiteTMS in lingua polacca, che è anche la lingua della narrazione e dei sottotitoli. La voce narrante è una voce sintetica generata dall'IA, come specificato all'inizio e alla fine del video. Di seguito illustriamo ogni passaggio con i link agli articoli di approfondimento per ciascuna funzionalità, comprese le relative condizioni.

Un documento ricevuto via e-mail diventa una bozza d'ordine

Gli ordini arrivano raramente sotto forma di modulo già compilato. Di solito si tratta di un PDF allegato a un'e-mail, di una scansione o di un messaggio che qualcuno deve reinserire a sistema. In LiteTMS basta aprire Aggiungi ordine, selezionare Carica ordine con IA e inserire il documento. Una singola importazione supporta fino a otto file: PDF, immagini, file DOC e DOCX o messaggi EML. LiteTMS legge l'intero contenuto e prepara una bozza d'ordine (dal minuto 0:09 nel video).

A partire da 0:14 si vede cosa accade dopo. Ogni campo mostra se il valore è stato associato a un record già presente nel pannello: il cliente, i luoghi, i numeri di targa. Tutto ciò che non è presente nel documento viene lasciato vuoto anziché essere ipotizzato. L'ordine viene creato solo dopo aver controllato e confermato la bozza. L'importazione funziona quando le funzioni di IA sono abilitate per l'azienda, e ogni operazione viene fatturata come consumo di IA. Tutti i dettagli sono disponibili nel nostro articolo sull'importazione degli ordini con IA da documenti.

La settimana della flotta e il veicolo disponibile più vicino

Il calendario ordini assegna a ciascun veicolo una riga dedicata e a ciascun ordine una barra sulla linea temporale, permettendo di visualizzare l'intera settimana della flotta su un'unica schermata. Gli ordini senza mezzo assegnato restano in attesa nella riga dei non assegnati (dal minuto 0:19).

Aprendo l'ordine, LiteTMS mostra l'elenco dei veicoli. Quelli con posizione GPS sono ordinati a partire dal più vicino, in base alla distanza approssimativa in linea d'aria dalla prima sosta dell'ordine, e per ciascuno viene indicato se è disponibile nella finestra temporale. Non resta che scegliere il mezzo e assegnarlo. Per saperne di più, consulti i nostri articoli sul calendario ordini e sull'abbinamento del veicolo più vicino.

Un percorso con le pause e un avviso se il mezzo devia

In fase di pianificazione del percorso, LiteTMS può inserire le pause e i periodi di riposo del conducente; l'orario di arrivo stimato (ETA) calcola quindi sia le soste sia i tempi di guida (dal minuto 0:25). Si tratta pur sempre di una stima, poiché il traffico e le operazioni di scarico possono variare nel corso della giornata, ma l'ufficio dispone di un riferimento molto più accurato rispetto alla semplice somma dei minuti di guida. Abbiamo approfondito questo aspetto nell'articolo su un ETA più realistico.

A partire da 0:30 si vede un corridoio tracciato attorno al percorso. Quando il veicolo ne esce, i destinatari selezionati ricevono una notifica. Al suo rientro nel corridoio, nelle attività dell'ordine compare una registrazione con il conteggio dei chilometri supplementari. È necessaria una condizione: LiteTMS deve ricevere le posizioni dalla telematica di bordo collegata. Gli avvisi inviati via SMS o e-mail vengono fatturati come qualsiasi altro messaggio di questo tipo. È così che funziona il geofencing di percorso.

L'autista, la chat e i dati economici nello stesso ordine

L'autista aggiorna ogni fase nell'app LiteTMS Mobile con un semplice tocco alla sosta (dal minuto 0:37). Ciascun cambio di stato viene registrato sull'ordine come evento con il rispettivo orario. Le attività collegate a una sosta, come le foto della merce o la firma del destinatario, vengono completate sul posto e l'ufficio le ritrova direttamente sull'ordine. Per saperne di più, consulti gli articoli sugli aggiornamenti di stato con un tocco e sulle attività alle tappe del percorso.

A 0:43 l'autista scrive in rumeno e il disponente legge il messaggio in polacco. I messaggi di chat e le note vocali possono essere tradotti nella lingua di chi legge (maggiori informazioni sulle traduzioni). La traduzione viene eseguita dall'IA e fatturata a consumo. Per nomi propri, importi e istruzioni vale sempre la pena dare un'occhiata al testo originale.

A partire da 0:45 l'ordine mostra la tariffa di trasporto, i costi e il risultato economico in un'unica schermata. Il risultato viene calcolato sulla base dei costi registrati e stimati, quindi è completo solo nella misura in cui sono completi i dati inseriti nell'ordine.

Quando serve qualcosa in più rispetto alla configurazione standard

Il video si conclude presentando due modalità per estendere LiteTMS (da 0:49). La prima è il marketplace dei moduli: si attiva un modulo, lo si prova durante il periodo di prova disponibile e si visualizza il prezzo dell'abbonamento direttamente nel pannello.

La seconda è AI Builder. Descrivete la scheda di cui avete bisogno con parole semplici, ad esempio un registro carburante con veicolo, data, litri, importo e foto dello scontrino. Il generatore prepara un layout che potete verificare e modificare prima di salvare. Un modulo personalizzato ha un prezzo dedicato, e la generazione con l'IA viene fatturata a consumo.

Il video dura un minuto, ma una giornata in ufficio è raramente così lineare. Se desiderate vedere questi stessi passaggi su un ordine simile ai vostri, contattateci portando un ordine di esempio. Lo esamineremo insieme.

Domande frequenti

Le schermate mostrate nel video appartengono al vero pannello di LiteTMS?

Si tratta di schermate illustrative create appositamente per il video. Riprendono l'aspetto grafico e le diciture del pannello di LiteTMS, ma l'ordine, le aziende e gli importi sono dati di esempio. Ciascuna funzione mostrata dispone di un articolo dedicato su questo blog.

L'importazione con IA crea l'ordine in completa autonomia?

No. L'importazione prepara una bozza, e l'ordine viene creato solo dopo aver verificato le corrispondenze e confermato la bozza. La funzione è operativa quando le funzionalità IA sono abilitate per l'azienda, e ogni importazione viene fatturata a consumo.

In che modo LiteTMS individua il camion più vicino all'ordine?

Attraverso le posizioni GPS dei veicoli. L'elenco mostra la distanza approssimativa in linea d'aria rispetto alla prima tappa dell'ordine e segnala se il mezzo è libero nella finestra oraria richiesta; l'assegnazione finale spetta poi all'operatore.

Di chi è la voce narrante nel video?

Di una voce sintetica generata dall'IA. Il video lo specifica chiaramente all'inizio e alla fine.