Un ordre de transport traité dans LiteTMS en 60 secondes

Cette vidéo d'une minute suit un ordre de transport à travers LiteTMS. Elle commence par un document reçu par e-mail, que l'importation IA transforme en brouillon d'ordre de transport, et se termine par le résultat financier de l'opération dans le même système. En cours de route, vous découvrez l'affectation du camion disponible le plus proche, un itinéraire intégrant les pauses planifiées, une alerte en cas de sortie du couloir d'acheminement, les statuts envoyés par le conducteur depuis LiteTMS Mobile et un message de chat en roumain lu en polonais par l'exploitant.

La vidéo est commentée et sous-titrée en polonais. Nous détaillons ci-dessous chaque étape en renvoyant vers l'article qui présente la fonctionnalité en détail, conditions comprises.

Un document reçu par e-mail devient un projet d'ordre de transport

Les ordres de transport arrivent rarement sous la forme d'un formulaire déjà rempli. Il s'agit le plus souvent d'un PDF joint à un e-mail, d'un scan ou d'un message que quelqu'un doit ressaisir dans le système. Dans LiteTMS, ouvrez Ajouter un ordre, choisissez Charger un ordre avec l'IA et ajoutez le document. Une seule importation accepte jusqu'à huit fichiers : PDF, images, fichiers DOC et DOCX ou courriels EML. LiteTMS analyse l'ensemble et prépare un brouillon d'ordre de transport (à partir de 0:09 dans la vidéo).

À partir de 0:14, vous visualisez l'étape suivante. Chaque champ indique si sa valeur a été associée à une fiche existante de votre base : le client, les lieux, les numéros d'immatriculation. Toute information absente du document reste vide plutôt que d'être devinée. L'ordre n'est créé qu'après vérification et confirmation du brouillon par vos soins. L'importation fonctionne lorsque les fonctionnalités d'IA sont activées pour votre entreprise, et chaque traitement est facturé à l'usage IA. Retrouvez tous les détails dans notre article sur l'importation d'ordres par IA à partir de documents.

Le planning de la flotte et le camion disponible le plus proche

Le planning des ordres attribue une ligne à chaque véhicule et une barre sur la frise chronologique à chaque ordre, ce qui permet de visualiser toute la semaine de la flotte sur un seul écran. Un ordre sans véhicule attribué reste en attente sur la ligne des ordres non affectés (à partir de 0:19).

Ouvrez-le et LiteTMS affiche la liste de vos véhicules. Ceux disposant d'une position GPS sont triés du plus proche au plus éloigné, selon la distance à vol d'oiseau estimée jusqu'au premier point de passage de l'ordre, et chacun indique s'il est disponible sur le créneau horaire prévu. Vous choisissez le camion et l'affectez vous-même. Pour en savoir plus, consultez nos articles sur le planning des ordres et la recherche du véhicule le plus proche.

Un itinéraire avec les pauses et une alerte en cas d'écart de trajectoire

Lors de la planification de l'itinéraire, LiteTMS peut intégrer les pauses et les temps de repos du conducteur. L'heure estimée d'arrivée (ETA) prend alors en compte ces arrêts en plus du temps de conduite (à partir de 0:25). Il s'agit toujours d'une estimation, car les conditions de circulation ou le déroulement des déchargements peuvent faire évoluer la journée, mais l'exploitation dispose d'une référence bien plus fiable que la simple addition des minutes de conduite. Nous détaillons ce sujet dans notre article sur un calcul d'ETA plus réaliste.

À partir de 0:30, vous voyez un couloir tracé autour du parcours. Dès que le véhicule en sort, les personnes désignées reçoivent une alerte. Lorsqu'il revient sur sa trajectoire, l'historique de l'ordre s'enrichit d'un événement indiquant les kilomètres supplémentaires enregistrés. Une condition s'impose : LiteTMS doit recevoir les positions transmises par la télématique connectée. Les alertes envoyées par SMS ou par e-mail sont facturées comme tout autre message de ce type. C'est ainsi que fonctionne le geofencing d'itinéraire.

Le conducteur, la messagerie et la rentabilité sur le même ordre

Le conducteur valide chaque étape dans l'application LiteTMS Mobile d'une simple pression à son arrivée au point d'arrêt (à partir de 0:37). Chaque statut s'inscrit sur l'ordre comme un événement horodaté. Les tâches associées à une étape, comme la prise de photos des marchandises ou la signature du destinataire, sont réalisées sur place, et l'exploitation les retrouve directement sur le dossier de l'ordre. Consultez nos articles sur les mises à jour de statut en un clic et les tâches aux points de passage.

À 0:43, le conducteur écrit en roumain et l'exploitant lit le message en polonais. Les messages écrits et les notes vocales de la messagerie peuvent être traduits dans la langue du destinataire (en savoir plus sur les traductions). La traduction est assurée par l'IA et facturée à l'usage. Pour les noms propres, les montants et les consignes particulières, il reste utile de vérifier le message original.

À partir de 0:45, l'ordre de transport affiche le tarif de fret, les coûts et le résultat sur une même vue. Le résultat est calculé à partir des coûts enregistrés et estimés : il dépend donc directement de l'exhaustivité des données saisies sur la commande.

Quand la configuration standard ne suffit plus

La vidéo se termine par deux manières d'étendre LiteTMS (à partir de 0:49). La première est la place de marché des modules : vous activez un module, vous l'essayez pendant la période d'essai disponible et vous visualisez le tarif de l'abonnement directement dans l'interface.

La seconde est l'AI Builder. Vous décrivez l'onglet souhaité avec des mots simples, par exemple un suivi du carburant avec le véhicule, la date, le litrage, le montant et une photo du ticket. L'outil prépare une interface que vous vérifiez et ajustez avant d'enregistrer. Un module personnalisé a sa propre tarification, et la génération par l'IA est facturée au titre de la consommation d'IA.

La vidéo dure une minute, et le quotidien à l'exploitation est rarement aussi linéaire. Si vous souhaitez voir ces mêmes étapes appliquées à vos propres transports, contactez-nous avec un exemple de commande. Nous le traiterons ensemble.