Jedna prepravná objednávka v LiteTMS za 60 sekúnd

Toto minútové video sleduje cestu jednej objednávky systémom LiteTMS. Všetko sa začína dokumentom v e-maile, z ktorého import pomocou AI vytvorí koncept objednávky, a končí finančným výsledkom zákazky v tom istom systéme. Po ceste uvidíte priradenie najbližšieho voľného vozidla, trasu s naplánovanými prestávkami, upozornenie pri opustení koridoru trasy, aktualizácie od vodiča z aplikácie LiteTMS Mobile a správu v čete v rumunčine, ktorú si dispečer prečíta v poľštine.

Video má poľský komentár aj titulky. Nižšie prejdeme jednotlivé kroky a odkážeme na články, ktoré sa danej funkcii venujú podrobne, vrátane podmienok jej využívania.

Dokument z e-mailu sa zmení na koncept objednávky

Objednávky málokedy prichádzajú ako vyplnený formulár. Zvyčajne ide o PDF prílohu e-mailu, sken alebo správu, ktorú musí niekto ručne prepísať do systému. V LiteTMS otvoríte Pridať objednávku, zvolíte Načítať objednávku pomocou AI a vložíte dokument. V rámci jedného importu môžete nahrať až osem súborov: PDF, obrázky, súbory DOC a DOCX alebo e-mailové správy vo formáte EML. LiteTMS z nich prečíta všetky údaje a pripraví koncept objednávky (vo videu od 0:09).

Od času 0:14 vidíte, čo nasleduje. Pri každom poli sa zobrazuje, či sa jeho hodnota zhoduje so záznamom vo vašom systéme: so zákazníkom, miestami nakládky a vykládky alebo evidenčnými číslami vozidiel (EČV). Všetko, čo dokument neobsahuje, zostane prázdne namiesto toho, aby si systém údaje vymýšľal. Objednávka vznikne až po tom, čo koncept skontrolujete a potvrdíte. Import funguje, pokiaľ máte pre svoju firmu zapnuté funkcie AI, a každý import sa účtuje podľa využitia umelej inteligencie. Podrobnosti nájdete v našom článku o importe objednávok z dokumentov pomocou AI.

Týždeň flotily a najbližšie voľné vozidlo

V kalendári objednávok má každé vozidlo svoj vlastný riadok a každá objednávka pruh na časovej osi, vďaka čomu sa celý týždeň flotily zmestí na jednu obrazovku. Objednávka bez prideleného vozidla čaká v riadku nepriradených objednávok (od 0:19).

Keď ju otvoríte, LiteTMS zobrazí zoznam vašich vozidiel. Tie s dostupnou GPS polohou zoradí od najbližšieho podľa približnej vzdušnej vzdialenosti k prvej zastávke objednávky, pričom pri každom vidíte, či je v danom časovom okne voľné. Vozidlo si sami vyberiete a priradíte. Viac sa dozviete v našich článkoch o kalendári objednávok a priraďovaní najbližšieho vozidla.

Trasa s prestávkami a upozornenie pri jej opustení

Pri plánovaní trasy dokáže LiteTMS automaticky vložiť bezpečnostné prestávky a doby odpočinku vodiča, pričom predpokladaný čas príchodu (ETA) zohľadňuje tieto zastávky rovnako ako samotnú jazdu (od 0:25). Stále ide o odhad, keďže dopravná situácia a vykládka môžu priebeh dňa zmeniť, dispečing však získa oveľa spoľahlivejší údaj než len prostý súčet minút jazdy. Téme sme sa venovali v článku o realistickejšom ETA.

Od času 0:30 vidíte koridor vytvorený okolo trasy. Ak ho vozidlo opustí, vybrané osoby dostanú upozornenie. Po návrate na trasu sa v prehľade aktivít objednávky zaznamená záznam s vypočítanými kilometrami navyše. Platí jedna podmienka: LiteTMS potrebuje údaje o polohe z pripojenej telematiky. Upozornenia odosielané formou SMS alebo e-mailu sa účtujú ako každá iná správa tohto typu. Presne tak funguje geofencing trasy.

Vodič, čet a financie pri tej istej objednávke

Vodič v aplikácii LiteTMS Mobile potvrdzuje jednotlivé etapy jedným ťuknutím priamo na zastávke (od 0:37). Každý stav sa v objednávke zaznamená ako udalosť s presným časom. Úlohy priradené k zastávke, napríklad fotografie tovaru alebo podpis príjemcu, sa vybavia priamo na mieste a dispečing ich nájde priamo pri objednávke. Pozrite si články o aktualizáciách stavu jedným ťuknutím a úlohách na zastávkach trasy.

V čase 0:43 vodič píše po rumunsky a dispečer si správu prečíta v poľštine. Správy v čete a hlasové správy sa dajú preložiť do jazyka príjemcu (viac o prekladoch). Preklad zabezpečuje AI a je účtovaný podľa spotreby. Pri menách, čiastkach a pokynoch sa však vždy oplatí pozrieť aj na originál.

Od času 0:45 objednávka zobrazuje prepravné, náklady a výsledok v jednom prehľade. Výsledok sa počíta zo zaevidovaných a odhadovaných nákladov, takže je úplný len natoľko, nakoľko sú úplné údaje zadané v objednávke.

Keď potrebujete viac než štandardné nastavenie

Video končí dvoma spôsobmi rozšírenia LiteTMS (od času 0:49). Prvým je trhovisko modulov: modul zapnete, vyskúšate počas dostupného skúšobného obdobia a v paneli vidíte cenu predplatného.

Druhým je AI Builder. Bežnými slovami popíšete záložku, ktorú potrebujete, napríklad evidenciu tankovania s vozidlom, dátumom, litrami, sumou a fotografiou dokladu. Nástroj pripraví rozvrhnutie, ktoré pred uložením skontrolujete a upravíte. Vlastný modul má vlastnú cenu a generovanie pomocou AI sa účtuje ako využitie AI.

Video trvá minútu a bežný deň v kancelárii je málokedy taký priamočiary. Ak chcete vidieť rovnaké kroky na objednávke, aké riešite vy, kontaktujte nás a pripravte si vzorovú objednávku. Prejdeme si to spoločne.

Často kladené otázky

Vytvorí import cez AI objednávku sám?

Nie. Import pripraví koncept a objednávka sa vytvorí až po tom, čo skontrolujete priradené údaje a koncept potvrdíte. Funguje to vtedy, keď má firma zapnuté funkcie AI, a každý import sa účtuje ako využitie AI.

Ako LiteTMS vie, ktoré vozidlo je k objednávke najbližšie?

Podľa GPS polohy vozidiel. Zoznam zobrazuje približnú vzdušnú vzdialenosť k prvej zastávke objednávky a to, či je vozidlo v danom časovom okne voľné. Priradenie potom vykoná používateľ.