Jedna přepravní objednávka v LiteTMS za 60 sekund

Toto minutové video sleduje cestu jedné objednávky systémem LiteTMS. Začíná dokumentem v e-mailu, ze kterého import pomocí AI vytvoří koncept objednávky, a končí finančním výsledkem přepravy ve stejném systému. Během této cesty uvidíte přiřazení nejbližšího volného vozidla, trasu s naplánovanými přestávkami, upozornění při opuštění koridoru trasy, aktualizace od řidiče z aplikace LiteTMS Mobile i zprávu v chatu v rumunštině, kterou si dispečer přečte v polštině.

Video má polský komentář i titulky. Níže si projdeme jednotlivé kroky a odkážeme na články, které dané funkce rozebírají podrobně, včetně podmínek jejich využití.

Z dokumentu v e-mailu se stane koncept objednávky

Objednávky málokdy přicházejí jako vyplněný formulář. Obvykle jde o PDF v příloze e-mailu, sken nebo zprávu, kterou musí někdo ručně přepsat do systému. V systému LiteTMS otevřete Přidat objednávku, zvolíte Načíst objednávku pomocí AI a přiložíte dokument. Jeden import zvládne až osm souborů: PDF, obrázky, soubory DOC a DOCX nebo zprávy EML. LiteTMS vše přečte a připraví koncept objednávky (ve videu od času 0:09).

Od času 0:14 uvidíte, co následuje. U každého pole je vidět, zda se jeho hodnota spárovala se záznamem ve vašem systému: se zákazníkem, místy nebo registračními značkami. Vše, co dokument neobsahuje, zůstane prázdné, systém si nic nedomýšlí. Objednávka se vytvoří až po vaší kontrole a potvrzení konceptu. Import funguje, pokud má vaše společnost aktivované funkce AI, a každý import se účtuje jako využití AI. Vše podstatné najdete v našem článku o importu objednávek z dokumentů pomocí AI.

Celý týden vozového parku a nejbližší volné vozidlo

V kalendáři objednávek má každé vozidlo svůj vlastní řádek a každá objednávka svůj pruh na časové ose, takže se celý týden vozového parku vejde na jednu obrazovku. Objednávka bez přiřazeného vozidla čeká v řádku nepřiřazených (od času 0:19).

Otevřete ji a LiteTMS zobrazí seznam vašich vozidel. Ta s dostupnou GPS polohou se seřadí od nejbližšího podle přibližné vzdálenosti vzdušnou čarou k první zastávce objednávky a u každého vidíte, zda je v daném časovém okně volné. Vozidlo si sami vyberete a přiřadíte. Více se dozvíte v našich článcích o kalendáři objednávek a vyhledávání nejbližších vozidel.

Trasa s přestávkami a upozornění při jejím opuštění

Při plánování trasy dokáže LiteTMS automaticky vložit bezpečnostní přestávky a doby odpočinku řidiče. Odhadovaný čas příjezdu (ETA) pak kromě samotné jízdy počítá i s těmito zastávkami (od času 0:25). Stále jde o odhad, protože provoz a vykládka mohou plány změnit, dispečink má ale mnohem přesnější vodítko než pouhý součet minut za volantem. Tématu jsme se věnovali v článku o realističtějším ETA.

Od času 0:30 vidíte koridor vyznačený kolem trasy. Jakmile vozidlo tento koridor opustí, vybrané osoby obdrží upozornění. Po návratu na trasu se do přehledu aktivit u objednávky zapíše záznam se započtenými kilometry navíc. Platí jedna podmínka: LiteTMS potřebuje údaje o poloze z připojené telematiky. Upozornění odesílaná přes SMS nebo e-mail se účtují jako běžné zprávy tohoto typu. Přesně tak funguje geofencing tras.

Řidič, chat a finance u jedné objednávky

Řidič hlásí každou fázi v aplikaci LiteTMS Mobile jediným klepnutím přímo na místě zastávky (od času 0:37). Každá změna stavu se v objednávce zaznamená jako událost s časovým razítkem. Úkoly přiřazené k zastávce, jako je vyfocení zboží nebo podpis příjemce, řidič vyřeší na místě a dispečink je ihned vidí u objednávky. Podívejte se na aktualizace stavu jedním klepnutím a úkoly na zastávkách trasy.

V čase 0:43 řidič píše rumunsky a dispečer čte zprávu v polštině. Zprávy v chatu i hlasové nahrávky lze překládat do jazyka příjemce (více o překladech). Překlad zajišťuje AI a účtuje se podle využití. U jmen, částek a pokynů se však vždy vyplatí nahlédnout i do originálu.

Od 0:45 se na objednávce zobrazuje přepravné, náklady a hospodářský výsledek v jednom přehledu. Výsledek se počítá ze zaevidovaných a odhadovaných nákladů, takže je přesně tak úplný, jak úplná jsou data zadaná k objednávce.

Když potřebujete víc než standardní nastavení

Video končí dvěma způsoby, jak LiteTMS rozšířit (od 0:49). Prvním je tržiště modulů: modul zapnete, vyzkoušíte během dostupného zkušebního období a přímo v panelu vidíte cenu předplatného.

Druhým je AI Builder. Běžnými slovy popíšete záložku, kterou potřebujete, například knihu pohonných hmot s vozidlem, datem, litry, částkou a fotografií účtenky. Nástroj připraví rozvržení, které si před uložením zkontrolujete a upravíte. Vlastní modul má vlastní cenu a generování pomocí AI se účtuje jako využití AI.

Video trvá minutu a běžný den v kanceláři málokdy probíhá tak hladce. Pokud chcete stejný postup vidět na zakázce, jaké běžně řešíte vy, kontaktujte nás a připravte si vzorovou objednávku. Projdeme si ji společně.

Časté dotazy

Vytvoří AI import objednávku sám od sebe?

Ne. Import připraví koncept a objednávka vznikne až poté, co zkontrolujete spárované údaje a koncept potvrdíte. Funkce je dostupná, pokud má společnost zapnuté funkce AI, a každý import se účtuje jako využití AI.

Jak LiteTMS pozná, které vozidlo je k přepravě nejblíže?

Z GPS pozic vozidel. Seznam ukazuje přibližnou vzdušnou vzdálenost k první zastávce objednávky a údaj, zda je vozidlo v daném časovém okně volné. Samotné přiřazení pak provádí uživatel.