Eén transportopdracht door LiteTMS in 60 seconden

In deze video van één minuut volgt u één transportopdracht door LiteTMS. Het begint met een document in een e-mail, dat via de AI-import verandert in een conceptopdracht, en het eindigt met het financiële resultaat van de rit in ditzelfde systeem. Onderweg ziet u hoe de dichtstbijzijnde vrije vrachtwagen wordt toegewezen, een route inclusief geplande pauzes, een melding wanneer het voertuig buiten de routecorridor raakt, statusupdates van de chauffeur via LiteTMS Mobile en een Roemeens chatbericht dat de planner in het Pools leest.

De video is ingesproken en ondertiteld in het Pools. Hieronder lopen we door elke stap en verwijzen we naar het artikel dat de functie in detail behandelt, inclusief de voorwaarden.

Een document uit een e-mail wordt een conceptopdracht

Transportopdrachten komen zelden binnen als een netjes ingevuld formulier. Meestal gaat het om een PDF in de bijlage van een e-mail, een scan of een bericht dat iemand handmatig moet overtypen in het systeem. In LiteTMS opent u Opdracht toevoegen, kiest u Opdracht laden met AI en voegt u het document toe. Eén import kan tot acht bestanden bevatten: PDF's, afbeeldingen, DOC- en DOCX-bestanden of EML-berichten. LiteTMS leest alles uit en zet een conceptopdracht klaar (vanaf 0:09 in de video).

Vanaf 0:14 ziet u wat er daarna gebeurt. Bij elk veld is zichtbaar of de waarde gekoppeld kon worden aan een bestaand gegeven in uw systeem: de opdrachtgever, de locaties, de kentekens. Gegevens die niet in het document staan, worden leeg gelaten in plaats van gegokt. De opdracht wordt pas definitief aangemaakt nadat u het concept heeft gecontroleerd en bevestigd. De importfunctie werkt zolang de AI-functies voor uw bedrijf zijn ingeschakeld, en elke import wordt verrekend als AI-verbruik. Het complete verhaal leest u in ons artikel over opdrachten importeren uit documenten met AI.

De weekplanning van de vloot en de dichtstbijzijnde vrije wagen

De orderkalender toont elk voertuig op een eigen rij en elke opdracht als een balk op een tijdlijn, waardoor de hele week van het wagenpark op één scherm past. Een opdracht zonder toegewezen vrachtwagen wacht op de rij met niet-toegewezen ritten (vanaf 0:19).

Wanneer u deze opent, toont LiteTMS een overzicht van uw voertuigen. Voertuigen met een actuele GPS-positie worden gesorteerd op afstand, hemelsbreed naar het eerste laadadres van de opdracht, en bij elk voertuig ziet u direct of het beschikbaar is binnen het tijdvenster. U kiest zelf de vrachtwagen en wijst deze toe. Meer hierover leest u in onze artikelen over de orderkalender en het matchen van het dichtstbijzijnde voertuig.

Een route met pauzes en een melding bij afwijkingen

Bij het plannen van de route kan LiteTMS automatisch de pauzes en rusttijden van de chauffeur invoegen. De verwachte aankomsttijd (ETA) houdt dan rekening met zowel de rijtijd als deze verplichte stops (vanaf 0:25). Het blijft een schatting, want file of oponthoud bij het lossen kan de planning veranderen, maar de planning heeft hiermee een veel betere richtlijn dan enkel de kale rijtijd. Dit hebben we behandeld in het artikel over een realistischere ETA.

Vanaf 0:30 ziet u een corridor rondom de route verschijnen. Zodra het voertuig hierbuiten rijdt, ontvangen de ingestelde personen direct een melding. Keert de vrachtwagen weer terug op de route, dan wordt de afwijking gelogd in de ritactiviteit en worden de extra kilometers geregistreerd. Er geldt één voorwaarde: LiteTMS heeft hiervoor live posities nodig van gekoppelde boordcomputers of telematica. Meldingen via sms of e-mail worden verrekend zoals elk ander dergelijk bericht. Zo werkt route-geofencing.

De chauffeur, de chat en het financiële overzicht op dezelfde opdracht

De chauffeur meldt elke stap in de LiteTMS Mobile-app met één tik bij de stop (vanaf 0:37). Elke statuswijziging verschijnt direct in de opdracht als gebeurtenis met tijdstempel. Taken die aan een stop zijn gekoppeld, zoals foto's van de lading of de handtekening van de ontvanger, worden ter plaatse afgerond en zijn direct zichtbaar voor de planning. Bekijk statusupdates met één tik en taken op routestops.

Om 0:43 stuurt de chauffeur een bericht in het Roemeens, waarna de planner dit in het Pools leest. Chatberichten en spraakberichten kunnen automatisch worden vertaald naar de taal van de ontvanger (meer over vertalingen). Deze vertaling wordt verzorgd door AI en verrekend op basis van verbruik. Voor specifieke namen, bedragen en instructies blijft het overigens verstandig om ook het origineel even te controleren.

Vanaf 0:45 toont de order het vrachttarief, de kosten en het resultaat in één overzicht. Het resultaat wordt berekend op basis van de geregistreerde en geschatte kosten, dus het is precies zo compleet als de gegevens die bij de order zijn ingevoerd.

Wanneer u meer nodig hebt dan de standaardconfiguratie

De video sluit af met twee manieren om LiteTMS uit te breiden (vanaf 0:49). De eerste is de module marketplace: u schakelt een module in, probeert deze uit tijdens de beschikbare proefperiode en ziet de abonnementsprijs in het paneel.

De tweede optie is AI Builder. U beschrijft het gewenste tabblad in gewone bewoordingen, bijvoorbeeld een brandstofoverzicht met het voertuig, de datum, het aantal liters, het bedrag en een foto van het tankbonnetje. De builder stelt een lay-out samen die u controleert en aanpast voordat u deze opslaat. Een maatwerkmodule heeft een eigen prijs, en het genereren met AI wordt gefactureerd als AI-verbruik.

De video duurt een minuut, en een werkdag op kantoor verloopt zelden zo gestroomlijnd. Wilt u dezelfde stappen zien aan de hand van uw eigen soort opdrachten? Neem contact met ons op en houd een voorbeeldorder bij de hand. We lopen er dan samen doorheen.