Ein Transportauftrag durch LiteTMS in 60 Sekunden

Dieses einminütige Video begleitet einen einzelnen Auftrag durch LiteTMS. Es beginnt mit einem Dokument im E-Mail-Anhang, aus dem der KI-Import einen Auftragsentwurf erstellt, und endet mit dem Finanzergebnis des Auftrags im selben System. Unterwegs sehen Sie die Zuweisung des nächsten freien Lkw, eine Route mit eingeplanten Pausen, eine Warnmeldung beim Verlassen des Routenkorridors, Statusmeldungen des Fahrers aus LiteTMS Mobile und eine rumänische Chat-Nachricht, die der Disponent auf Polnisch liest.

Das Video ist auf Polnisch vertont und untertitelt. Im Folgenden gehen wir die einzelnen Schritte durch und verlinken jeweils auf den Artikel, der die jeweilige Funktion samt Voraussetzungen ausführlich beschreibt.

Aus einem Dokument per E-Mail wird ein Auftragsentwurf

Aufträge treffen selten als ausgefülltes Formular ein. Meist handelt es sich um ein PDF im E-Mail-Anhang, einen Scan oder eine Nachricht, die jemand manuell ins System übertragen muss. In LiteTMS öffnen Sie „Auftrag anlegen“, wählen „Auftrag mit KI laden“ und fügen das Dokument hinzu. Ein Import verarbeitet bis zu acht Dateien: PDFs, Bilddateien, DOC- und DOCX-Dateien oder EML-Nachrichten. LiteTMS liest alles aus und bereitet einen Auftragsentwurf vor (ab 0:09 im Video).

Ab 0:14 sehen Sie, wie es weitergeht. Jedes Feld zeigt an, ob der Wert mit einem bestehenden Datensatz in Ihrem Panel abgeglichen werden konnte: Auftraggeber, Orte, Kennzeichen. Angaben, die das Dokument nicht enthält, bleiben leer, statt geraten zu werden. Der Auftrag wird erst angelegt, nachdem Sie den Entwurf geprüft und bestätigt haben. Der Import funktioniert, solange KI-Funktionen für Ihr Unternehmen aktiviert sind, und jeder Import wird als KI-Nutzung abgerechnet. Alle Einzelheiten finden Sie in unserem Artikel über den KI-Auftragsimport aus Dokumenten.

Die Woche der Flotte und der nächste freie Lkw

Im Auftragskalender erhält jedes Fahrzeug eine eigene Zeile und jeder Auftrag einen Balken auf einer Zeitleiste, sodass die gesamte Woche der Flotte auf einen Bildschirm passt. Ein Auftrag ohne zugewiesenen Lkw verbleibt in der Zeile für nicht zugewiesene Aufträge (ab 0:19).

Wenn Sie ihn öffnen, listet LiteTMS Ihre Fahrzeuge auf. Fahrzeuge mit einer GPS-Position werden nach der ungefähren Luftlinienentfernung zum ersten Stopp des Auftrags sortiert, die nächstgelegenen zuerst, und für jedes Fahrzeug wird angezeigt, ob es im Zeitfenster verfügbar ist. Sie wählen den Lkw aus und weisen ihn selbst zu. Mehr dazu finden Sie in unseren Artikeln über den Auftragskalender und die Suche nach dem nächstgelegenen Fahrzeug.

Eine Route mit Pausen und ein Alarm beim Verlassen des Korridors

Bei der Routenplanung kann LiteTMS die Pausen und Ruhezeiten des Fahrers einplanen. Die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) berücksichtigt dann sowohl diese Stopps als auch die reine Fahrzeit (ab 0:25). Es bleibt eine Schätzung, da Verkehr und Entladung den Tagesablauf verändern können, doch das Büro erhält einen verlässlicheren Anhaltspunkt als die reine Summe der Fahrminuten. Details dazu haben wir im Artikel über eine realistischere ETA beschrieben.

Ab 0:30 sehen Sie einen Korridor, der um die Route gelegt wird. Weicht das Fahrzeug davon ab, erhalten die ausgewählten Personen eine Warnmeldung. Kehrt es auf die Route zurück, wird in der Auftragshistorie ein Eintrag mit den gezählten Mehrkilometern angelegt. Einzige Voraussetzung: LiteTMS benötigt Positionsdaten aus der angebundenen Telematik. Warnungen per SMS oder E-Mail werden wie jede andere Nachricht dieser Art abgerechnet. So funktioniert das Geofencing von Routen.

Fahrer, Chat und Finanzen am selben Auftrag

Der Fahrer meldet jede Etappe in der LiteTMS Mobile App mit einem Fingertipp am jeweiligen Stopp (ab 0:37). Jeder Status wird als Ereignis mit Zeitangabe direkt im Auftrag hinterlegt. Aufgaben, die einem Stopp zugeordnet sind, wie Fotos der Ware oder die Unterschrift des Empfängers, werden vor Ort erledigt, und das Büro findet sie am Auftrag. Siehe Statusmeldungen mit einem Fingertipp und Aufgaben an Routenstopps.

Bei 0:43 schreibt der Fahrer auf Rumänisch und der Disponent liest die Nachricht auf Polnisch. Chat-Nachrichten und Sprachnotizen können in die Sprache des Lesers übersetzt werden (mehr zu Übersetzungen). Die Übersetzung erfolgt durch KI und wird nach Verbrauch abgerechnet. Bei Namen, Beträgen und Anweisungen lohnt sich dennoch ein Blick auf das Original.

Ab 0:45 zeigt der Auftrag die Frachtrate, die Kosten und das Ergebnis in einer Übersicht. Das Ergebnis wird aus den erfassten und geschätzten Kosten berechnet, ist also nur so vollständig wie die im Auftrag eingegebenen Daten.

Wenn Sie mehr als das Standard-Setup benötigen

Das Video schließt mit zwei Möglichkeiten ab, LiteTMS zu erweitern (ab 0:49). Die erste ist der Modul-Marktplatz: Sie aktivieren ein Modul, testen es während der verfügbaren Testphase und sehen den Abopreis direkt im Panel.

Die zweite Möglichkeit ist der AI Builder. Sie beschreiben die benötigte Registerkarte in einfachen Worten, zum Beispiel ein Tankbuch mit Fahrzeug, Datum, Litern, Betrag und einem Foto des Belegs. Der Builder erstellt ein Layout, das Sie vor dem Speichern prüfen und anpassen. Ein individuelles Modul hat seinen eigenen Preis, und die Erstellung per KI wird über die KI-Nutzung abgerechnet.

Das Video dauert eine Minute, und ein Arbeitstag im Büro läuft selten so geordnet ab. Wenn Sie dieselben Schritte an einem Auftrag wie Ihrem sehen möchten, kontaktieren Sie uns und bringen Sie einen Beispielauftrag mit. Wir gehen das gemeinsam durch.